Copyright: Aide Ciel Compta
Citation: Aide Ciel Compta version 8


Sommaire de l'aide
Sommaire
• Nouveautés de la version 8 et supérieures

Destination Euro

L'assistant Euro'pass

• Présentation générale

Naviguer dans Ciel Compta

Environnement

• Mise en place de votre dossier

Vue d'ensemble

Le Plan Comptable

Les Journaux

Les codes budgétaires et analytiques

Les devises

Les chéquiers

Les Relevés d'Identité Bancaire

• La saisie des écritures

Vue d'ensemble

La Saisie Standard

La Saisie au Kilomètre

Les saisies guidées

La saisie en euros

La liste des écritures

Mémoriser des écritures répétitives en modèles

Tenue d'une comptabilité simplifiée

• Suivi et traitements

Vue d'ensemble

La validation du brouillard

Le lettrage

Le rapprochement bancaire

La contrepassation

Les réimputations

Bascule euro

• Les éditions

Vue d'ensemble

Les éditions programmées

La déclaration de TVA

• Opérations de fin d'année

Vue d'ensemble

La clôture de l'exercice

La réouverture

Clôture d'une comptabilité multidevises

Le Bilan-Compte de Résultat

Les Soldes Intermédiaires de Gestion

• Utilitaires et opérations annexes

Sauvegarde

Restauration

Exporter les écritures comptables vers Ciel Pilote pour Windows

Sauvegarde des modèles de Plan Comptable

Représentation graphique

Relation Expert

Gérer les utilisateurs

Ressources et informationsSpécificités d'utilisation en version réseau

• Le générateur de documents

Vue d'ensemble

Imprimer un état


Spécificités d'utilisation en version réseau
Spécificités d’utilisation en version réseau

L'objectif de l'utilisation d'une application en réseau consiste à partager les données et les ressources (imprimantes, disques, etc.) entre différents postes et utilisateurs.

L’utilisation de Ciel Compta version réseau ne présente aucune difficulté majeure. Il convient cependant, de retenir les notions de poste serveur et de poste client.

Le poste serveur

Le programme et les fichiers de données sont installés sur un seul disque dur, celui du poste principal, appelé poste serveur.
C’est en général l’ordinateur qui dispose du disque dur le plus rapide, d’une grande capacité de stockage et du microprocesseur le plus puissant.
Le premier démarrage de l’application doit se faire à partir du poste serveur.

 Dans le cas où l'installation doit être effectuée sur un serveur dédié (NovellTM, UnixTM, NT, etc.), consultez votre administrateur système ou votre installateur réseau. L'installation dépend, en effet, des particularités de votre serveur.

Les postes clients

Ils représentent les stations de travail sur lesquelles une copie de l’application, installée sur le poste serveur, a été effectuée.

Configurer les postes clients dans l'environnement Windows NT4

Avant d'effectuer la procédure de connexion, vous devez vérifier que l'option Contrôle total est bien attribuée à chacun des utilisateurs travaillant à partir des postes clients. Pour ce faire :

-	à partir de l'explorateur Windows NT4 du poste client, placez le curseur sur le répertoire où est partagée l'application.

-	Cliquez sur le bouton droit de la souris puis sélectionnez la commande Partage.

-	Dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur l'onglet Partage. Le poste client est partagé (l'option Partager en tant que est cochée).

-	Cliquez sur le bouton [Permission].

-	Vérifiez que le type d'accès sélectionné est bien Contrôle total.

Droits d’accès aux différentes commandes

En tant que maître

Si le MAITRE est connecté, aucun autre utilisateur ne peut se connecter.

Inversement, si un ou plusieurs utilisateurs sont connectés, le MAITRE ne peut pas se connecter.

Le MAITRE peut accéder à toutes les commandes de l’application.

 Il est important de bien vérifier qu’aucun autre utilisateur ne soit connecté lorsque vous utilisez les commandes Sauvegarde ou Restauration.

En tant qu’utilisateur non-maître

Plusieurs utilisateurs peuvent se connecter en simultané. Un utilisateur peut accéder à toutes les fonctions, SAUF :

•	Suppression, duplication et modification d’un dossier,

•	Paramétrage de l’exercice,

•	Clôture de l’exercice,

•	Validation globale du brouillard,

•	Réindexation des fichiers,

•	Purge des fichiers,

•	L’intégralité des importations (menu UTILITAIRES, commande Importations et commande Relation expert – Import).

•	Sauvegarde et restauration

•	Exporter le plan comptable comme modèle


Saisie Dépenses/recettes
La tenue d'une comptabilité simplifiée

Si vous tenez une comptabilité simplifiée sous forme de dépenses/recettes, vous ne comptabilisez pas les factures clients et fournisseurs mais uniquement leur règlement. Votre comptabilité doit simplement vous permettre de connaître vos dépenses et recettes, ainsi que la position de votre banque ou caisse.

  Ce qu'il faut paramétrer

Au menu SAISIES, sélectionnez la commande Préférences, Préférences comptables du menu Dossier puis Options de saisie.

-	Activez l'option Saisie simplifiée des règlements de dépenses/recettes en double-cliquant sur la case d'option située à gauche.

-	Cliquez sur [Valider] pour enregistrer et quitter le paramétrage des préférences comptables.

Au menu SAISIES, les options Recette et Dépense se substituent aux options Encaissement et Paiement.

  Enregistrez une dépense

EXEMPLE

Vous enregistrez un paiement par chèque à l'EDF :

-	Choisissez le code journal de banque (BQ) sur la zone Journal.

-	Saisissez le compte de charges sur la zone Dépense.

-	Sur la zone Libellé, notez Electricité.

-	Renseignez les zones suivantes (date, echéance, montant).

  Enregistrez une recette

L'écriture consiste à affecter un montant à un compte de recette et au compte de banque concerné, si le règlement est déposé en banque, ou au compte de caisse s'il s'agit d'espèces.

EXEMPLE

Vous enregistrez un encaissement par chèque des ETS Durand.

-	Choisissez le code Journal de Banque (BQ) sur la zone Journal.

-	Sélectionnez le compte de produits sur la zone Recette.

-	Sur la zone Libellé, notez ETS Durand.

-	Renseignez les zones suivantes (date, echéance, montant).


Bascule euro
Basculez à l'Euro votre comptabilité

  Voir aussi

Les principes de la bascule

La bascule de la comptabilité est l'opération qui consiste à passer d'une devise locale (monnaie de tenue de la comptabilité) à une autre. Dans le contexte actuel, il s'agit de passer du franc à l'euro.

Au 1er janvier 2002, aucune écriture comptable ne peut plus être enregistrée en franc. La bascule comptable doit donc être réalisée au plus tard le 31 décembre 2001 à minuit.
Ciel Compta vous permet de réaliser cette opération. Le choix de la date de la bascule dépend, bien entendu, de la situation de chaque entreprise, d'autant plus que le basculement de la comptabilité est une opération irréversible. La bascule euro peut être réalisée :

•	soit en début ou en fin d'exercice,

•	soit en cours d'exercice.

Dans tous les cas, pendant toute la durée de la période transitoire qui s'étend du 01.01.1999 au 31.12.2001, il vous est toujours possible de saisir des écritures en francs, même après bascule, à l'aide de l'assistant Franc disponible dans le menu SAISIES.

Caractéristiques des méthodes de bascule

Trois méthodes de basculement ont été mises au point pour répondre aux différents types d'application existants sur le marché, qu'il s'agisse d'un exercice calendaire (du 01.01.2001 au 31.12.2001) ou d'un exercice décalé (du 15.04.2000 au 14.04.2001).

 La rétropolation - Conversion en euros des écritures antérieures et postérieures à la date de bascule

Elle est effectuée automatiquement par Ciel Compta.

Les autres méthodes suivent une logique comptable qu'il est nécessaire de mettre en place manuellement dans l'application. Bien que Ciel Compta applique la rétropolation, elles vous sont également présentées afin de mieux comprendre les implications du basculement en euros de votre comptabilité.

 Report des écritures de l'exercice N à la date de bascule

Cette méthode s'adresse plus particulièrement aux petites entreprises gérant peu d'écritures à l'année. Dans ce cas, il n'est pas indispensable, en effet, de passer par la commande BASCULE EURO pour réaliser l'opération.

 Ouverture d'un second dossier à la date de bascule

La bascule effectuée dans Ciel Compta ne nécessite pas l'utilisation de cette méthode.

Pour des informations plus précises, vous pouvez consulter les sites Internet des administrations fiscales comme http://www.finances.gouv.fr ainsi que le site Ciel http://www.ciel.tm.fr

 Recommandations à observer avant bascule

Quelques points sont à vérifier avant de procéder au basculement comme la sauvegarde des données du dossier ou encore la validation de toutes les écritures.

 La bascule euro dans Ciel Compta

La commande Bascule euro du menu TRAITEMENTS met en pratique les principes de la rétropolation. Elle est également accessible dans l'assistant euro.

 Les résultats post-bascule


Résultats post-bascule
Les résultats post-bascule

Les écritures

La liste des mouvements/écritures fait apparaître les montants convertis en euros sur les colonnes Débit et Crédit. Le Franc étant considéré à présent comme une devise, la correspondance des montants en francs est affichée sur les colonnes Dev. D et Dev. C.

Vous disposez des commandes Saisies en franc et Assistant franc (menu SAISIES) qui vous permettent d'enregistrer occasionnellement les opérations en francs, au même titre qu'une devise, pendant toute la période transitoire jusqu'au 31 décembre 2001.

Les éditions

Tous les états sont édités automatiquement et uniquement en euros.

Toutefois, il est possible d'obtenir l'édition des mouvements saisis en francs uniquement. Pour cela, vous devez :

-	cocher l'option Pour la devise située dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états.

-	Cliquer sur le triangle de sélection et choisir la devise FRANCS (code FR par défaut).

Pour obtenir uniquement l'édition des mouvements saisis en euros, vous devez :

-	cocher l'option Pour la devise située dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états.

-	Laisser la zone vide.


Voir aussi

L'euro dans Ciel Compta - Vue d'ensemble


Bascule euro : rétropolation
La rétropolation : conversion en euros des écritures antérieures et postérieures à la date de bascule

  Voir aussi

Vous décidez d'effectuer la bascule de votre comptabilité en cours d'exercice, les écritures du début d'exercice ayant été saisies en francs.

Toutes les écritures enregistrées en francs depuis le début de l'exercice sont converties automatiquement en euros. L'effet "rétroactif" du principe implique de clôturer l'exercice précédent avant d'effectuer la bascule. Après la bascule, les écritures sont comptabilisées en euros. Ciel Compta effectue la bascule sur ce principe.

Exemples : bascule pratiquée sur un exercice calendaire

Cas de figure 1 :

-	L'exercice débute le 01.01.2000.

-	Vous clôturez l'exercice le 31.12.2000.

-	La bascule est réalisée quatre mois après la date de clôture, le 15.04.2001.

-	Les opérations enregistrées sur l'exercice N (écritures saisies du 01.01.2001 au 15.04.2001) sont automatiquement converties en euros par rétropolation.

-	La date d'effet de la bascule correspond donc au premier jour de l'exercice N, dans notre exemple, le 01.01.2001.

Cas de figure 2 :

-	L'exercice débute le 01.01.2000.

-	La bascule est réalisée le 15.04.2001, sans avoir préalablement clôturé l'exercice au 31.12.2000.

L'exercice n'ayant pas été clôturé au 31.12.2000, sont converties en euros les écritures comprises entre le 01.01.2000 et le 15.04.2001.
Dans ce cas, la date d'effet réelle de la bascule sera le 01.01.2000 et non le 01.01.2001 (date théorique de début de l'exercice N si la clôture avait été réalisée au 31.12.2000).
Pour que la date d'effet de la bascule soit effectivement prise en compte en début d'exercice, dans notre exemple, le 01.01.2001, il faut obligatoirement clôturer l'exercice précédent avant de procéder à la bascule.


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Bascule euro : report des écritures sur l'exercice N
Report des écritures de l'exercice N à la date de bascule

  Voir aussi

Cette méthode consiste à clôturer l'exercice précédent, saisi en francs, avant de passer à l'exercice suivant sur lequel tout enregistrement comptable s'effectuera en euros.

Application comptable

-	Mettre en attente les factures émises en euros (c'est-à-dire, ne pas les saisir),

-	procéder à la clôture de l'exercice dont les écritures ont été saisies en francs,

-	à la réouverture du nouvel exercice, annuler les Reports à Nouveau en francs soit par une contrepassation, soit par une purge,

-	ressaisir les écritures de Reports à Nouveau après les avoir converties en euros,

-	enregistrer les factures en euros mises volontairement en attente.

Ce principe s'avère être le plus simple. Cependant, il ne peut être appliqué que dans le cas de délais de clôture rapprochés, ceci afin d'éviter un trop grand retard dans l'enregistrement des écritures comptables sur le nouvel exercice.


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Bascule euro : ouverture d'un second dossier
Ouverture d'un second dossier à la date de bascule

  Voir aussi

Le principe fait appel à l'utilisation de deux dossiers afin de permettre le basculement comptable en cours d'exercice, quel que soit le moment.

Application comptable

Création de deux dossiers :

•	Dossier 1 : enregistrer les écritures du nouvel exercice tant que la clôture de l'exercice précédent n'a pas été effectuée.

•	Dossier 2 : à la date de réalisation de la bascule, les totaux des mouvements au débit et au crédit des comptes sont convertis et repris en tant que soldes d'ouverture en euros. Les écritures de ce dossier sont exclusivement enregistrées en euros.
Aucune écriture ne sera plus enregistrée dans le dossier 1.


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Bascule euro : ouverture d'un second dossier
Recommandations à observer avant bascule

  Voir aussi

Nous vous conseillons vivement d'effectuer et de contrôler les points suivants avant de lancer l'opération de conversion en euros de votre comptabilité.

Sauvegardez les données de votre dossier

Avant de basculer votre comptabilité, il est impératif de sauvegarder le dossier sur disquette.

Contrôlez l'existence d'écritures en grille de saisie

En effet, si des écritures subsistent dans les grilles de saisie, vous ne pourrez pas effectuer le basculement. Pour rappel, ces écritures dites lockées, sont identifiables dans la liste des écritures, à la colonne Val., par la lettre L.

Validez les écritures

Les écritures qui subsistent encore au brouillard et en simulation doivent être validées.
Vérifiez également qu'il n'existe plus d'écritures antérieures au 01.01.1999. Si tel est le cas, procédez à une clôture.

Vérifiez l'équilibre des lettrages

En effet, si des écritures lettrées non équilibrées sont détectées par le programme, il est impossible de réaliser la bascule. Pour contrôler leur existence, vous disposez de l'état préparamétré ETAT DU LETTRAGE FORCE dans le générateur d'états au menu EDITIONS, commande Générateur d'états.

Editez les déclarations de TVA

Après basculement, vous n'aurez plus aucun moyen d'obtenir les déclarations de TVA en francs. Il est donc préférable de les imprimer au menu EDITIONS, commande Déclaration de TVA, Standard ou Assistant.

Editez Bilan, Compte de Résultat

Réindexez vos fichiers (menu UTILITAIRES)

La réindexation régénère les index des fichiers et permet ainsi d'optimiser le temps de traitement de la bascule.


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Bascule euro : ouverture d'un second dossier
La bascule euro dans Ciel Compta

  Accès	  Voir aussi

La commande Bascule euro du menu TRAITEMENTS met en pratique les principes de la rétropolation. Elle est également accessible dans l'assistant euro.

Avant de parvenir aux étapes de la bascule, vous disposez des étapes d'information et de préparation à l'Euro :

 1ère étape : s'informer

 2e étape : se préparer

Un assistant vous guide dans la réalisation de la conversion. Des indications vous sont données à chaque étape :

 Saisie du mot de passe

 Phase de vérification pré-bascule

 Date de bascule

 Sauvegarde

 Impressions

 Options

 Validation définitive de la bascule


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Bascule euro

<Alt> <T> - <B>


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Saisir le mot de passe dans la bascule euro
Bascule euro : utilisateur et mot de passe

La commande Bascule euro est accessible uniquement en mode MAITRE.
Il s'agit de l'utilisateur, livré avec l'application, pour lequel aucune restriction n'est possible.

Dans le cas d'une première installation

Si vous êtes référencé en tant que premier utilisateur, aucun mot de passe n'est affecté, par défaut, à l'utilisateur MAITRE. Vous accédez alors directement à la commande Bascule euro.
Dans le cas où un mot de passe a été attribué à l'utilisateur MAITRE, il vous est demandé de le saisir avant d'accéder à la Bascule euro.

Dans le cas d'une mise à jour

Dans les versions précédentes de l'application, le mot de passe VALID était attribué par défaut à l'utilisateur MAITRE. Ciel Compta prend en compte cette particularité et vous invite à saisir ce mot de passe avant d'accéder à la Bascule euro, s'il le détecte dans une version précédente.

Notez

Si vous aviez supprimé ce mot de passe VALID affecté à l'utilisateur MAITRE, vous n'avez pas à le saisir pour obtenir la commande Bascule euro.


Vérification pré-bascule euro
Phase de vérification pré-bascule

Le programme procède aux contrôles suivants :

•	toutes les écritures doivent être validées,

•	les dates d'écritures ne doivent pas être antérieures au 01.01.1999,

•	les lettrages doivent être équilibrés.

Si lors de la vérification, un de ces trois points n'est pas respecté, le programme vous le signale. Vous ne pourrez pas lancer la bascule tant que les modifications nécessaires n'auront pas été effectuées.

Si tel est le cas, cliquez sur [Fermer] avant de procéder aux traitements qui s'imposent, par exemple, validation du brouillard, clôture des écritures antérieures au 01.01.1999.

Les écritures ayant pu être saisies en francs à une date égale ou supérieure au 01.01.2002 (avec une version antérieure de Ciel Compta), sont détectées automatiquement. Vous pouvez, dans ce cas :

•	abandonner la procédure en cours et prendre contact avec votre expert-comptable,

•	ou continuer le traitement. Les écritures en francs saisies après le 31.12.2001 sont alors converties en euros.


Cas particulier

Si vous gérez le multidevise dans votre dossier en francs, il se peut que les contre-valeurs euros de certaines écritures saisies en devises ne soient pas calculées et n'apparaissent donc pas sur les colonnes D. Eur et C. eur dans la liste des écritures.

Dans ce cas, la Bascule ne peut être réalisée. Un message vous invite à quitter l'opération de bascule en cours pour ouvrir la commande Ressources/Informations, Réparation du menu ? de Ciel Compta.

Une fois la commande Réparation sélectionnée, cliquez sur [OK]. Le programme détecte l'anomalie.
S'affiche un message décrivant le problème. Vous pouvez alors :

Soit lancer, à nouveau, le calcul des valeurs de toutes les écritures en euros. Dans ce cas, cliquez sur [Euro],

Soit supprimer toutes les écritures passées en devises et ne garder que celles saisies en francs. Pour cela, cliquez sur [Franc].


Date de réalisation de la bascule
Bascule euro : date de bascule

  Voir aussi

Vous devez renseigner la date de réalisation de la bascule sur la zone Date de la bascule. Par défaut, c'est la date du jour qui vous est proposée.

Exemple

Vous décidez de réaliser la bascule en euros de votre comptabilité le 01.06.2001. L'exercice ayant débuté depuis le 01.01.2001, la bascule se réalise :

•	avec un effet rétroactif sur les 6 premiers mois d'activité (du 01.01.2001 au 01.06.2001),

•	sur les écritures postérieures à la date de réalisation de la bascule (dans notre exemple, au delà du 01.06.2001).

A titre indicatif, les zones Date de début et Date de fin indiquent la première et la dernière date d'écriture comprise dans le dossier.

Si vous souhaitez obtenir plus de précisions quant au basculement de la comptabilité, la partie Sites Internet vous invite à vous rendre sur une sélection de sites dédiés euro.

-	Pour choisir l'un des sites proposés, cliquez sur la flèche de sélection située en fin de zone.

-	Lancez ensuite le navigateur Internet sur l'adresse sélectionnée en appuyant sur la touche [F3].


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité


Sauvegarde dossier avant bascule euro
Bascule euro : sauvegarde

  Voir aussi

-	Si vous n'avez pas encore effectué la sauvegarde de vos données, cliquez sur le bouton [Sauvegarder], insérez la première disquette dans le lecteur puis confirmez par [Ok] dans la fenêtre Sauvegarde.


Impressions à effectuer à la bascule euro
Bascule euro : impressions

  Voir aussi

Dans un souci de contrôle, il est préférable de procéder à l'impression des états et éditions diverses souhaités (bilans, comptes de résultats, balances, grands-livres, journaux, etc.) ceci avant et après la réalisation de la bascule.

Si ce n'est déjà fait, procédez à la sélection des éditions en cliquant sur le bouton [Paramétrage des éditions].

La zone à cocher Impression des éditions de contrôle actives avant la bascule permet d'obtenir les états reprenant la situation comptable en francs antérieure à la bascule.

Si vous souhaitez éditer les états résultant de la conversion en euros, c'est-à-dire suite à la bascule, cochez la zone Impression des éditions de contrôle actives après la bascule.

Après avoir basculé votre comptabilité en euros, vous ne pourrez plus obtenir l'édition des déclarations de TVA en francs. Pour cette raison, il est vivement recommandé de cocher la zone Impression des déclarations de TVA sur tout l'exercice.


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité

Programmer l'impression de plusieurs états


Options de contrôle de la bascule euros
Bascule euro : options

  Voir aussi

A ce stade, le programme procède à la conversion en euros de votre comptabilité. Cette phase du traitement n'a pas encore pour conséquence de valider définitivement la bascule. Elle permet, en outre, d'obtenir une simulation de la situation comptable que vous obtiendrez après bascule.

Les options, proposées avant de lancer le traitement, sont cochées par défaut.

Visualisation des mouvements et écritures

Cette option est conseillée car elle prévisualise l'ensemble des écritures du dossier après conversion. Vous obtenez ainsi un affichage de la liste des mouvements et écritures en euros. Ce fichier peut être édité en cliquant sur le bouton [Imprimer].

Si vous ne souhaitez pas éditer ce fichier, cliquez directement sur le bouton [Quitter].

Rapport de bascule euro

Est édité automatiquement un rapport signalant les modifications des écritures comme les écarts de conversion.

Notez

Les écritures de régularisation, générées automatiquement, sont enregistrées par défaut au compte 668800 Ecart de conversion, paramétré au menu DOSSIER, commande Modifier, Euro.

Ce rapport étant au format HTML, vous pouvez le visualiser avec tout navigateur Internet (Internet Explorer®, Netscape®).

Conservation des comptes soldés

Si vous souhaitez conserver les comptes soldés correspondant aux écritures non lettrées, laissez cette zone cochée.

Convertir les modèles francs en euros

Cette option permet de convertir en euros, lors de la bascule, tous les modèles d'écritures existants en francs.
Si vous décochez l'option, les modèles d'écritures ne sont pas conservés, et donc supprimés lors de la bascule.

Envoyer un e-mail à mon expert-comptable

Cochez cette zone si vous voulez prévenir automatiquement, par e-mail, votre expert-comptable, que vous venez de basculer à l'Euro. Après avoir confirmé la bascule, s'ouvre un message contenant le rapport de bascule, prêt à être expédié à votre expert-comptable.


Voir aussi

Basculez en euros votre comptabilité

Imprimer une liste


Validation de la bascule euro
Validation définitive de la bascule

L'étape de confirmation est décisive.

Après avoir cliqué sur le bouton [Oui] du message "Confirmez-vous la bascule ?", vous ne pourrez plus revenir en arrière.

Si vous avez coché l'option Envoyer un e-mail à mon expert-compable, un message s'affiche contenant le rapport de bascule, prêt à être envoyé à votre expert.


Bases : vue d'ensemble
Les bases : vue d'ensemble

Que vous ayez ou non récupéré un plan comptable ou certaines données d’un autre dossier, lors de la création de votre dossier, vous devez préalablement contrôler l’ensemble des données de base afin de les adapter à vos besoins.

Vous passez ainsi en revue les éléments suivants :

Plan comptable

Journaux

Budgétaire/analytique

Chéquiers

Devises

R.I.B.

 Ce qui est commun aux bases

Les procédures pour créer, modifier, supprimer et rechercher les éléments sont effectuées de manière similaire d'une base à l’autre, à l’aide des boutons présents dans la fenêtre :

Créer un élément

Modifier un élément

Supprimer un élément

Rechercher un élément

L'impression des listes

Les listes correspondent aux éléments des fichiers des bases plan comptable, journaux, budgets, chéquiers, devises et RIB.
Pour imprimer une liste, vous devez donc, dans un premier temps, activer la commande correspondante puis cliquer sur le bouton [Imprimer].

Vous devez, dans un second temps, sélectionner les éléments que vous souhaitez prendre en compte à l'impression.


Imprimer une liste

  Voir aussi

Pour imprimer une liste d'éléments du menu BASES, vous devez :

-	activer la commande correspondante (exemple : menu BASES, commande Journaux),

-	cliquez sur le bouton [Imprimer].

 Imprimer la liste par défaut

Avant d'imprimer la liste, vous devez déterminer quelles informations seront éditées et comment. Cette disposition vous permet d'imprimer des listes personnalisées répondant à vos besoins.

Sélection des zones

-	Activez l'onglet Champs.

-	La colonne de gauche regroupe la liste des zones contenues dans la fiche de la base concernée. Pour concevoir votre édition, il suffit d'intégrer les zones, dans l'ordre d'affichage, en sélectionnant un des éléments de la colonne de gauche et en appuyant sur le bouton [Ajouter] ou en double-cliquant sur l'élément concerné.

Définir les propriétés

Après avoir sélectionné les zones à prendre en compte dans l'édition, vous avez la possibilité de définir leurs caractéristiques.

-	Dans la colonne de droite, placez le curseur sur le titre de la zone.

-	Cliquez sur le bouton [Propriétés].

Les données Nom et Type vous renseignent sur le nom de la zone définie dans le programme et le type : N pour numérique, C pour caractère. Vous ne pouvez pas modifier ces zones.
Dans la zone Longueur est indiqué, par défaut, le nombre maximum de caractères défini pour la zone concernée. Vous pouvez modifier cette valeur si vous souhaitez obtenir une largeur plus ou moins importante de la colonne.
La zone Nombre de décimales est exclusivement réservée aux zones de type numérique. Elle permet de déterminer le nombre maximum de chiffres autorisés après la virgule.
Dans la zone Description, la dénomination utilisée dans le logiciel pour la zone concernée est indiquée par défaut. Pour les besoins de votre édition, vous pouvez indiquer un autre nom que celui repris par défaut. Celui-ci apparaît en titre de colonne.

-	Sauvegardez le paramétrage des propriétés en cliquant sur [Ok].

 Imprimer une liste avec critères avancés

En plus d'une simple sélection des données, il est possible de redéfinir les pages de l'édition en posant des ruptures, notamment au niveau des comptes.

-	Après sélection des zones, cliquez sur l'onglet Avancée.

-	Sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez définir les critères.

Pour les données de type numérique, vous pouvez définir une totalisation.
Par exemple, s'il s'agit du plan comptable, les sommes sont globalisées compte par compte.

Les ruptures permettent de regrouper les éléments. Par exemple, par racine, pour les comptes. Ainsi, si vous cochez Rupture sur, indiquez le nombre maximum de caractères que comportera la colonne.

-	Cochez éventuellement les zones En-tête de rupture et Pied de rupture. Ces zones situent la rupture.

Si votre fichier comporte de nombreux éléments et que l'édition a été définie avec des ruptures, cochez la zone Construction d'un index temporaire avec les ruptures.

Onglet Paramètres

Sur la zone Titre de l'état est affiché, par défaut, le nom du fichier tel qu'il est nommé dans le programme. Si vous ne voulez pas conserver le titre proposé par défaut, supprimez-le puis saisissez-en un autre.

Si vous saisissez un nom sur la zone Edité par, celui-ci figurera au bas de la dernière page de l'impression.

 Sauvegarder la sélection

Avant de visualiser votre édition, vous pouvez sauvegarder le profil de paramétrage des critères avancés que vous venez d'effectuer.

-	Cliquez sur le bouton [Sauver].

-	Saisissez le nom de la sauvegarde du paramétrage effectué et cliquez sur [Ok].

Par la suite, pour obtenir de nouveau un des paramétrages ainsi sauvegardés, il vous suffit de cliquer alors sur le triangle de sélection situé au bas de la fenêtre Données, onglet Données.


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble


Rechercher un élément

Lorsque vous cliquez sur le bouton [Rechercher], le curseur est positionné sur une fenêtre, prêt à saisir le numéro de compte sur lequel va s'effectuer la recherche

Vous pouvez utiliser également les touches de raccourci au clavier, tapez simultanément sur <Ctrl>et <R>.

Notez

En même temps que vous notez l'information, vous remarquez que les renseignements s'affichent dans la fenêtre du plan Comptable.


Modifier un élément d'une fiche

-	Vous pouvez modifier un compte, soit en cliquant sur la zone concernée (Compte, Intitulé, Création, etc.) soit à partir du bouton [Modifier].

Vous pouvez utiliser également les touches de raccourci au clavier : tapez simultanément sur <Ctrl> et <M>.

•	Dans le premier cas, dès que vous changez un caractère, supprimez une information ou cliquez sur le reste des zones, les boutons [OK] et [Esc] apparaissent en bas à droite de la fenêtre. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications ou sur [Esc] pour abandonner.

•	Dans le second cas, lorsque vous cliquez sur [Modifier], les boutons [OK] et [Esc] se positionnent de la même façon et le curseur se place automatiquement sur la première zone.

Notez

Les autres boutons restent inutilisables tant que les boutons [OK] et [Esc] sont actifs.


Supprimer un élément d'une fiche

-	Dès que vous cliquez sur [Supprimer], le programme vous demande de confirmer la suppression de l'élément sélectionné.

Vous pouvez utiliser les touches de raccourci au clavier : tapez simultanément sur <Ctrl> et <S>.

Notez qu'il est impossible de supprimer un compte qui a été mouvementé.

Notez

Dès lors qu'un compte n'est pas utilisé sur l'exercice en cours, vous pouvez le supprimer. Prenez garde toutefois à la suppression des comptes comportant un solde sur N-1. En effet, les éditions faisant référence aux données de N-1 seront erronées.
Les autres boutons restent inutilisables tant que les boutons [OK] et [Esc] sont actifs.


Créer un élément

-	Dès que vous cliquez sur [Nouveau], les boutons [OK] et [Esc] apparaissent. Le curseur se positionne sur  la première zone, vous êtes prêt à saisir les informations.

Vous pouvez utiliser également les touches de raccourci au clavier : tapez simultanément sur <Ctrl> et <N>.

-	Cliquez sur [OK] pour enregistrer la création ou sur [Esc] pour abandonner.

Notez

Les autres boutons restent inutilisables tant que les boutons [OK] et [Esc] sont actifs.


 Plan Comptable

  Accès	  Voir aussi

Ciel Compta pour Windows est livré avec un plan comptable conforme au Nouveau Plan Comptable 82 contenant environ 130 comptes. Vous pouvez les modifier ou les supprimer tant qu'aucune écriture n'est enregistrée sur ces comptes. Vous pouvez aussi en créer de nouveaux.
Le plan comptable d'un dossier peut être réutilisé pour d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable.

Un compte peut comprendre jusqu'à 11 caractères alphanumériques. Le premier caractère indique la classe. Les deux suivants indiquent la sous-classe.

-	Saisissez l'intitulé sur un maximum de 30 caractères.

Onglet Options

Onglet Tiers

Onglet Graphiques

Onglet Cumuls

Onglet Soldes validés

Onglet TVA

Onglet Options

La zone Lettrable permet de déclarer ou non si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs).

Lors de la création d'un compte de trésorerie, vous avez la possibilité de cocher l'option En devises. En choisissant cette option, vous destinez le compte concerné à n'enregistrer que des écritures en devises.

Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie.

Exemple

Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur.

En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND.
Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le programme, comme la règlementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable.

Les zones Quantité, Echéance et N° de pointage regroupent des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones.

La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de la classe 6 ou de la classe 7.

Cochez, de préférence, l'option Echéances pour les comptes clients et les comptes fournisseurs, à condition de vouloir gérer un échéancier. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur).

L'option N° de pointage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer, au compte courant, un code budgétaire, cochez alors la zone Ventilation et renseignez le code.
Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (menu DOSSIER, commande Préférences, Préférences comptables), vous serez obligé d'affecter un code budgétaire et analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures.

Dans le cadre de la création d'un compte de banque (racine 51), une zone supplémentaire intitulée Identité bancaire s'active. Celle-ci permet de mettre en relation directe le compte comptable de banque avec l'identité de la banque. Si vous effectuez vos Rapprochements Bancaires avec Ciel Compta pour Windows, vous devez obligatoirement associer, à vos comptes bancaires, le R.I.B. adéquat.

Notez

Vous pouvez également associer un compte de banque à partir de la base des R.I.B.

Onglet Tiers

L'onglet Tiers apparaît dès lors que vous saisissez un compte client.
Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs.

Ciel Compta met à votre disposition une fonction Internet à la recherche d'adresses. Vous y accédez en cliquant sur le bouton @Recherche d'adresse

Dans la partie Informations bancaires, saisissez le nom de la banque puis indiquez le mode de paiement associé, par défaut, au compte tiers ; sélectionnez-le parmi la liste des modes prédéfinis (carte bancaire CBA, chèques CHQ, etc.) en cliquant sur le triangle de sélection.

La zone Echéance ne concerne que les modes de paiements nécessitant une précision supplémentaire sur l'échéance ; le code de l'échéance obéit à une syntaxe bien précise sur 7 caractères maximum. Pour faciliter l'attribution de ce code, cliquez sur le triangle de sélection.
L'échéance s'exprime en nombre de jours.

Exemple

Une échéance à 30 jours fin de mois le 10 signifie que le règlement sera pris en compte à partir de la fin du mois, 30 jours après, à la date du 10 du mois suivant :

après avoir coché Echéance, sélectionnez le nombre de jours : 30 jours signifie que le règlement ne prendra effet que dans 30 jours.

Cochez la zone Fin de mois le et indiquez 10 pour que le décompte des 30 jours ne débute qu'à la fin du mois en cours et le 10 du mois suivant.

Vérifiez si le calcul de l'échéance convient, en entrant à titre d'exemple une date dans la partie Exemple.
Si on applique la formule de l'exemple au 15/04, l'échéance du règlement sera le 15/06.

Validez le paramétrage de l'échéance par [Ok] afin de revenir sur la fenêtre Comptes.

La zone Encours autorisé vous permet de définir l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi sortir l'état des encours clients (menu EDITIONS, commande ENCOURS CLIENTS).
La zone TVA sur les débits n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. En effet, même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré en paramétrage dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Cochez alors cette zone. Lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.

Les zones Hors rayon et Sur rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation :

•	Sur rayon englobe les clients qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire.

•	Hors rayon pour les clients se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire.

Ce paramétrage est nécessaire dans le cas où vous devez utiliser plusieurs taux de TVA pour l'enregistrement d'une facture.

Si vous utilisez une messagerie électronique (par exemple Microsoft Exchange®, Microsoft Outlook®), vous pouvez envoyer un message directement par la fiche tiers pour le destinataire que vous aurez désigné dans la zone e.Mail.

Notez

Vérifiez que votre messagerie électronique est active avant toute utilisation de l'option e.Mail dans la fiche Tiers.

-	Saisissez le nom du destinataire dans la zone e.Mail puis cliquez sur le bouton flèche pour  lancer votre messagerie.

Vous pouvez accéder directement à la boîte aux lettres électronique ou au site internet d'un tiers.

Notez

Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, par exemple Internet Explorer®, Netscape®.

-	Saisissez l'adresse ou le site internet du client ou fournisseur dans la zone Internet (exemple :  HTTP://www.xxx.xxx.fr s'il s'agit d'un site ou xxx@xxx.fr s'il s'agit d'une adresse e-mail.

-	Pour lancer le navigateur et consulter directement le site du tiers concerné, cliquez sur le bouton flèche situé en fin de zone ou appuyez sur la touche <F3>.

Onglet Graphiques

La visualisation graphique montre l'évolution du compte. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.

Onglet Cumuls

Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures, à la fois en simulation, en brouillard et validées. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.

Onglet Soldes validés

Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Le programme vous indique les valeurs pour les années N-1, N et N+1.

Onglet TVA

L'onglet TVA apparaît à la saisie d'un compte de TVA. Cette option permet de déterminer le Type de TVA et le Taux à appliquer au compte.

-	Cochez l'un des choix proposés (collectée, à récupérer, en attente collectée, en attente déductible, sur immobilisation ou encore sans TVA).


Accès

menu BASES - commande Plan Comptable

<Alt> <B> - <P>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Télécharger un modèle de plan comptable via Internet

Enregistrement des modèles de Plan Comptable

Editer partiellement le plan comptable

Imprimer les listes


Rechercher les coordonnées d'un tiers via Internet
Rechercher automatiquement les coordonnées d'un tiers

  Accès

Ciel Compta met à votre disposition une fonction Internet relative à la recherche d'adresses.
Elle vous permet ainsi de mettre à jour les données relatives aux coordonnées de vos tiers, par simple téléchargement, sans connexion directe au site (pas de lancement de votre navigateur Internet).
Ces informations sont récupérées automatiquement dans la fiche tiers.

Lancer une recherche

-	A partir de l'onglet Tiers du compte client ou fournisseur, saisissez le (ou les) élément(s) en votre possession aux zones concernées. Par exemple, si vous recherchez les coordonnées complètes d'une entreprise, mais que vous n'en connaissez que la raison sociale, saisissez alors uniquement celle-ci à la zone Nom.

-	Cliquez sur le bouton [@Recherche d'adresse].

-	S'affiche la fenêtre Confirmation de la recherche afin de vérifier le (ou les) indicateur(s) que vous venez de renseigner dans la fiche Tiers.
Si vous constatez une erreur dans la saisie, vous pouvez directement la corriger à partir de cette fenêtre avant de confirmer la recherche en cliquant sur [OK].

Notez

Le N° Coface est attribué automatiquement lors de la recherche via le serveur Interface.
Il n'est pas repris dans la fiche tiers mais peut être utilisé ultérieurement  lors d'une nouvelle recherche dans le cadre d'une mise à jour périodique des coordonnées du tiers.

Si la recherche abouti à un résultat multiple suivant votre demande, s'affiche la liste des différentes sociétés ou organismes correspondant aux critères demandés.

-	Sélectionnez alors la société concernée. Le détail des coordonnées s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre.

-	Cliquez sur [OK] pour confirmer la reprise des éléments manquants et le remplacement de ceux existants dans la fiche tiers.


Accès

menu BASES - commande Plan Comptable, onglet Tiers

<Alt> <B> - <P>


Editer partiellement le plan comptable
Editer le Plan Comptable partiellement

Il est possible d'éditer partiellement le plan comptable en paramétrant une série de comptes.

-	Cliquez sur le triangle de sélection du bouton [Imprimer] et sélectionnez l'option Partiel.

Notez

Par défaut, le type défini est Partiel mais pouvez également sélectionner Complet pour imprimer le plan comptable dans son intégralité.

-	Indiquez l'intervalle de comptes que vous voulez obtenir à l'édition aux zones Du et au de la partie Comptes.

Dans un dossier géré en francs, il est possible de convertir les cumuls et les soldes des comptes en euros, indépendamment de la monnaie utilisée, en cochant la zone Editer en euros.

-	Choisissez ensuite le mode d'impression de votre choix, Aperçu, Imprimer ou Fichier.


Codes budgétaires et analytiques
Les codes budgétaires analytiques

  Accès	  Voir aussi

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez renseigner cette base.
Dans le plan comptable, chaque compte peut être associé directement à un code budgétaire.
A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, que vous l'imputerez donc à un compte de comptabilité générale, vous pourrez également l'affecter à un code analytique ou budgétaire.

Enregistrer les codes analytiques et budgétaires

-	Renseignez le code qui peut être alphanumérique puis indiquez l’Intitulé.

Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones Budgété exercice et Budgété global qui indiquent respectivement les prévisions établies pour ce code analytique budgétaire sur l’exercice en cours et sur plusieurs exercices.

-	Enregistrez la création du code en cliquant sur [Valider].

Définir les budgets mensuels et prévisionnels

Définir les ventilations analytiques


Budgets mensuels et prévisionnels
Définir les budgets mensuels et prévisionnels

  Accès	  Voir aussi

Cet onglet permet de définir le budget mensuel prévisionnel du code budgétaire en cours.
Ainsi, il est possible de comparer à tout moment, le total des montants réalisés affectés à un code, avec les montants budgétés.

-	Dans la fenêtre Liste des budgets, effectuez un double-clic sur la ligne correspondant au code analytique budgétaire à modifier.

-	Cliquez sur l'onglet Mensualisation.

-	Pour entrer le mois, l'année et le montant, cliquez sur le bouton [Nouveau]. Le mois et l'année en cours s'affichent automatiquement.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.

Notez

Les budgets peuvent être établis sur plusieurs années.

Le total de ce que vous avez budgété apparaît sur les zones Budgété exercice et Budgété global.
Ensuite, au fur et à mesure des saisies, vous pouvez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés.


Accès

menu BASES - commande Budgets

<Alt> <B> - <B>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Le Plan Comptable

Editions budgétaires/analytique


Ventilations analytiques
Définir les ventilations analytiques

  Accès	  Voir aussi

Un des principaux objectifs d'une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée :

•	Par fonction économique : production, administration, direction

•	Par moyen d'exploitation : magasins, usines

•	Par activité d'exploitation : familles de produits, stades d'élaboration de produit

•	Par responsabilité : directeur commercial, directeur technique

Prenons l'exemple d'une entreprise dont les charges de fonctionnement sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration.
La répartition peut être la suivante :

•	20% à l'administration

•	35% au service après-vente

•	45% au service commercial

-	Après avoir créé les codes analytiques et leur intitulé, cliquez sur l'onglet Répartition.

-	Recherchez la section analytique sur laquelle vous voulez répartir le budget.

Entrez les trois départements concernés par cette répartition :

-	Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour saisir le premier code,

-	indiquez ensuite le pourcentage de répartition,

-	faites de même pour les deux autres départements.


Accès

menu BASES - commande Budgets

<Alt> <B> - <B>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Le Plan Comptable

Editions budgétaires/analytique


Accès

menu BASES - commande Budgets

<Alt> <B> - <B>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Le Plan Comptable

Editions budgétaires/analytique


Journaux
Les journaux

  Accès	  Voir aussi

Les différentes opérations comptables doivent être saisies selon leur type, dans des journaux bien distincts. Le programme vous propose, par défaut, six journaux :

•	AN journal des A Nouveaux

•	BQ journal de banque

•	HA journal des achats

•	VT journal de ventes

•	OD journal des opérations diverses

•	SA journal des salaires

Vous avez la possibilité de multiplier les types de journaux ; créer plusieurs journaux d'achat : HA1 pour achats de marchandises, HA2 pour achats divers, etc.

Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires.

Le Compte de contrepartie est utilisé en saisie de lignes d'écritures ou en saisie au kilomètre pour solder automatiquement la pièce sur la dernière ligne de saisie.

Exemple 1

Pour le journal de banque, entrez 512000.

Lors de la saisie des écritures de ce journal, vous pouvez saisir tout d'abord les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie] : le solde est affecté au compte 512000.

Exemple 2

Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445710.

En saisie d'écritures (non guidée), entrez le compte de ventes puis le compte clients ; en cliquant sur le bouton Contrepartie, le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. Le compte de contrepartie peut donc vous faire gagner un temps appréciable lors de la saisie des écritures.

-	Sélectionnez le type de journal :

•	Achats

•	Ventes

•	O. Diverses

•	Trésorerie

-	Si vous voulez incrémenter automatiquement un N° de pièce sur le journal, renseignez la zone Gestion automatique des N° de pièce ; indiquez le prochain numéro de pièce à utiliser sur la zone correspondante. Si vous ne voulez pas d'incrémentation automatique, laissez cette zone à 0.

-	Le bouton [Calculatrice] permet de rechercher le prochain N° de pièce disponible.

-	Cochez la case Test des doublons si vous souhaitez que le logiciel effectue un contrôle lors de la saisie du N° de pièce. Un message vous informe alors que ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal.


Accès

menu BASES - commande Journaux

<Alt> <B> - <J>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Journaux : édition


Chéquiers
Les chéquiers

  Accès	  Voir aussi

Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l’aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer les numéros de chèques de chacun des chéquiers en cours d’utilisation.

Normalement, un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques bancaire et par conséquent à chaque journal de banque.

Déclarer un nouveau chéquier

-	Dans la zone Chéquier, saisissez son code.

-	Si vous avez l’habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code.

-	Indiquez ensuite le code du Journal auquel est associé le chéquier.

-	Renseignez respectivement les zones Premier et Dernier par le numéro du premier chèque et par celui du dernier. Ces informations ne pourront pas être modifiées ultérieurement.

-	Validez la création par le bouton [Valider].

-	Vous constatez alors que la colonne Libres est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques ainsi déclarés.

Contrôler l’imputation des numéros de chèques

Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l’imputation des chèques, les numéros affectés passeront automatiquement dans la colonne Utilisés.

Le montant de l’écriture auquel sera imputé le chèque sera également rappelé pour contrôle.

Notez

Si vous avez déclaré plusieurs chéquiers, vous pouvez les consulter en utilisant les flèches droite ou gauche, présentées au bas de la fenêtre.

Annulation d’un chèque

Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, par exemple si vous avez fait une erreur en le libellant, vous pouvez l’extraire de la liste des numéros Libres ou Utilisés afin qu’il ne soit pas proposé en saisie.

Pour ce faire :

-	Dans la liste des chèques Libres ou Utilisés, cliquez sur le numéro de celui que vous devez annuler et conservez le bouton gauche de la souris enfoncé,

-	faites glisser la souris dans la colonne Annulés et relâchez le bouton gauche.

-	Validez la modification en cliquant sur [Valider].


Accès

menu BASES - commande Chéquiers

<Alt> <B> - <C>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble


Devises
Les devises

  Accès	  Voir aussi

Lorsque vous activez la commande pour la première fois (dans un dossier géré en francs), deux devises au moins sont créées :

•	la devise locale, définie dans les paramètres du dossier et correspondant généralement au Franc,

•	l’Euro, monnaie Européenne, dont vous avez saisi le taux fixé définitivement au 1er janvier 1999.

Si vous avez opté pour une gestion du multidevises, vous devez créer celles que vous utilisez, préalablement aux opérations de saisie.

Création d’une devise

-	Dans la fenêtre descriptive, cliquez sur le bouton [Créer].

-	Saisissez tout d’abord le Code de la devise, sur trois caractères au maximum, ainsi que son Intitulé.

-	Vous saisissez ensuite le dernier Taux connu de la devise.

Depuis le 1er janvier 1999, le taux des devises a été fixé par rapport à l’Euro et non plus par rapport au Franc, indépendamment du fait que vous teniez votre comptabilité en francs ou en euros.

Sur la zone Dernière modification, définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé.

Notez

Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie, lors de la création de la devise.

-	Si la devise utilisée correspond à celle d’un pays faisant partie de l’Union Monétaire Européenne, cochez l’option Devise in. Cette information est utilisée pour déterminer les méthodes de calcul de conversion.

-	Confirmez la création du code en cliquant sur le bouton [Valider].

L’historique des taux de la devise

Au fur et à mesure de l’enregistrement de vos écritures en devises, vous allez être amené à modifier le taux de change, à la date à laquelle il est fixé.

Cette modification peut être réalisée lors de la saisie de l’écriture ou encore en enregistrant préalablement les différents taux, directement sur l’onglet Historique, disponible pour chacune des devises créées.

Visualisation graphique du taux de la devise

En cliquant sur l'onglet Graphique, vous obtenez la représentation graphique de l'évolution du taux de la devise durant l'exercice.


Accès

menu BASES - commande Devises

<Alt> <B> - <D>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Clôture / Réouverture dans le cadre d'une comptabilité multidevises


RIB
Les Relevés d'Identité Bancaire

  Accès	  Voir aussi

Vous devez impérativement déclarer les relevés d’identité bancaire et toutes les données s’y rapportant si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires, en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier.

Pour chaque compte bancaire, dont vous voulez récupérer les écritures, saisissez les informations suivantes :

-	Le R.I.B. proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé R.I.B.

Ces informations ne pourront pas être modifiées une fois le R.I.B. créé.

-	Les différentes zones présentées dans l’onglet Caractéristiques, vous permettent de renseigner les informations concernant le dernier rapprochement bancaire effectué manuellement.
Vous saisissez ainsi la Date du solde, date à laquelle a été effectué le rapprochement, le montant du Solde pointé et celui du Solde non pointé.

Par défaut, Ciel Compta pour Windows propose AAA comme Prochain Code de rapprochement à utiliser, soit le code qui sera imputé automatiquement aux écritures que vous aurez rapprochées.

Notez

Ces zones doivent être renseignées à la création du relevé d’identité bancaire.
Par la suite, vous n’y accéderez plus car elles seront automatiquement mouvementées, au fur et à mesure des rapprochements que vous effectuerez.

Exemple

Une fois le premier rapprochement bancaire effectué, le Solde Pointé et le Solde non pointé seront recalculés d’après les montants des écritures rapprochées. De la même manière, le code passera de AAA à AAZ, par exemple, selon le nombre d’écritures rapprochées.

-	A ce stade, il est également impératif d’affecter le compte bancaire au R.I.B. que vous créez. Il s’agit du compte dont vous voulez rapprocher les écritures avec celles enregistrées par votre banque.

Notez

Cette opération peut être réalisée également, au niveau de chaque compte de banque, dans la base Plan Comptable.

-	Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Comptes]. Sélectionnez le numéro de compte nécessaire et cliquez sur le bouton [Ajouter un lien]. Cliquez ensuite sur le bouton [Quitter] pour revenir à la fenêtre R.I.B.

-	Dans l’onglet Coordonnées, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Ces informations sont données à titre indicatif.

-	Dans l’onglet Connexion, vous devez saisir le nom du fichier fourni par votre banque qui contient les écritures qu'elle a enregistrées ainsi que le nom du répertoire (ou du disque) où il est stocké.

Selon la méthode utilisée pour récupérer les extraits de compte, vous renseignerez une des trois zones présentées :

•	Nom et répertoire du fichier d’extrait de compte :
Le fichier est fourni sur une disquette à partir de laquelle vous pouvez récupérer directement vos écritures. Vous pouvez aussi copier au préalable le fichier dans le répertoire dont vous indiquerez alors le nom à cette zone.

•	Nom et répertoire du fichier de connexion ETEBAC :
Dans ce cas, vous disposez de Ciel Communication bancaire pour Windows, utilisant le protocole Etebac3, pour vous connecter, via un modem, au serveur télématique de votre banque, en vue de télécharger vos extraits de compte.

•	Adresse de connexion à Internet :
De plus en plus de banques offrent maintenant la possibilité de récupérer les extraits e compte via le réseau Internet. Il s’agit alors d’indiquer l’adresse Internet de votre agence bancaire.


Accès

menu BASES - commande RIB

<Alt> <B> - <R>


Voir aussi

Les bases : vue d'ensemble

Bordereau de remise en banque

Le rapprochement bancaire


Modèles de plan comptable
Sauvegarde des modèles de plan comptable

  Accès	  Voir aussi

Cette commande permet de sauvegarder le plan comptable du dossier, dans le but de le réutiliser dans d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable.

-	Nommez le plan comptable sur la zone Nom du modèle.

Simultanément, il est possible de récupérer, de manière sélective ou générale, les fichier des R.I.B., les codes budgétaires et analytiques ainsi que la table des taux de T.V.A (compte TVA avec désignation du type).

-	Sélectionnez celui (ou ceux) que vous souhaitez ajouter à la copie du plan comptable.

-	Pour procéder à l'enregistrement, cliquez sur [OK]. Le plan sauvegardé apparaît dans la Liste des utilisateurs déjà présents.
Les enregistrements du plan comptable, en tant que modèles, sont illimités. Vous pouvez les supprimer par le bouton [Effacer].

Choix d'un modèle lors de la création d'un dossier

Lors de l'étape 4 de l'assistant de création, vous devez définir à partir de quel plan comptable vous choisissez de travailler.

Si des modèles de plan comptable ont été sauvegardés, c'est à ce niveau que vous les retrouvez.

-	Dans la partie Modèle, cliquez sur le bouton flèche pour ouvrir la liste des modèles.

-	Sélectionnez le plan comptable que vous souhaitez utiliser.

-	Poursuivez le paramétrage puis passez à l'étape suivante par le bouton [Suivant].

La sélection du plan comptable est irréversible. Une fois la création de la société validée, il est impossible de revenir sur votre choix.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Exporter le plan comptable comme modèle

<Alt> <U> - <U>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Naviguer dans Ciel Compta

Pour obtenir de l'aide, cliquez dans le schéma, sur les zones concernées, dès l'apparition de


Création et mise en place d'un dossier

  Voir aussi

Choisir la méthode de création d'un dossier

C'est avec la commande Nouveau que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous ouvrez l’application.

Certaines informations doivent obligatoirement être définies à la création du dossier et ne pourront pas être modifiées ultérieurement :

Le répertoire dans lequel sera créé votre dossier

Il s'agit du répertoire créé sur votre disque dur et dans lequel seront copiés les fichiers correspondant à votre dossier. Ciel Compta vous propose un répertoire. S'il n'existe pas, il sera créé automatiquement.

La devise de référence dans laquelle vous tenez votre comptabilité : Franc ou Euro

Jusqu'au 31 décembre 2001, si vous tenez votre comptabilité en franc, il vous est possible de saisir des écritures en euros, à l'aide d'un assistant dédié, et inversement, si la comptabilité est tenue en euros, vous pourrez encore enregistrer des écritures en francs.

A partir du 1er janvier 2002, votre dossier doit être tenu en Euros. Plus aucune écriture ne peut être saisie en francs ni en devise in (devise utilisée correspondant à celle d'un pays faisant partie de l'Union Monétaire Européenne).

Gérer les différents utilisateurs

Outre l'utilisateur déclaré MAITRE, vous pouvez créer plusieurs autres utilisateurs pour lesquels vous définirez un mot de passe, des droits d'accès aux dossiers, des droits d'accès aux fonctions de ces dossiers sous forme de profils.

Récupérer des données d’une autre application

Vous avez la possibilité d'importer des données provenant des applications suivantes :

•	de Ciel Compta pour Dos

•	de Sybel Start Compta

•	de Saari Pratique Compta pour Dos

•	de Saari Pratique Compta pour Windows

Ouvrir le dossier

Lorsque vous validez la création d’un dossier, ce dernier est automatiquement ouvert.

Par la suite, pour ouvrir un dossier, activez la commande Ouvrir du menu DOSSIER.


Choisir la méthode de création d'un dossier

  Voir aussi

Lorsque vous demandez la création d'un dossier, par la commande Nouveau ou au démarrage de l'application, choisissez tout d'abord la méthode de création du dossier.

Deux options sont à votre disposition :

Mode de création rapide

Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (monnaie de tenue de votre comptabilité, dates d’exercices, raison sociale) sont à renseigner.

Notez

Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les élements tels que le régime fiscal et le régime de TVA, correspondent bien à votre situation comptable. Pour ce faire, vous sélectionnerez la commande Modifier du menu Dossier et cliquerez sur les icones concernés.

Mode assistant avec paramétrages détaillés

Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que les coordonnées, l'établissement, le numéro de SIRET, le code APE, etc.

Cochée par défaut, l'option Utilisation des informations de référencement permet de récupérer les informations que vous avez déjà eu à saisir lors de votre référencement.

Au cas où les renseignements du dossier que vous allez créer sont différentes de celles saisies lors du référencement, décochez l'option.

Notez

Pour obtenir des informations détaillées concernant le référencement, reportez-vous au manuel d'installation et de prise en main, § Référencez-vous auprès de notre service Référencement. Ce manuel vous est fourni avec votre logiciel.

-	Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur [OK].


Voir aussi

Enregistrement des modèles de Plan Comptable

Dupliquer un dossier

Modifier les paramètres du dossier en cours

Supprimer un dossier


Créer un dossier en mode rapide

Notez

Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les élements tels que le régime fiscal et le régime de TVA, correspondent bien à votre situation comptable. Pour ce faire, vous sélectionnerez la commande Modifier du menu Dossier et cliquerez sur les icones concernés.

A la création du dossier, vous avez choisi de cocher l'option Mode de création rapide. S'affiche alors une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les différentes zones.

-	Saisissez, tout d'abord, la Raison sociale de votre entreprise. Elle est récupérée comme nom de Répertoire.

Le nom du Répertoire dans lequel les fichiers, correspondant à votre dossier, seront créés, est proposé par défaut mais vous pouvez le modifier.

Notez

Ce répertoire sera automatiquement créé, sur votre disque dur, lorsque vous validerez la création du dossier.

Si les dates du premier exercice comptable, proposées par défaut, ne correspondent pas à celles de votre société, modifiez-les aux zones Du et au. Vous disposez du Calendrier que vous ouvrez en cliquant sur le triangle de sélection présenté en fin de zone.

Un exercice correspond généralement à l’année civile (du 01/01 au 31/12) mais il peut démarrer à n’importe quel moment dans l’année et être compris entre 12 et 24 mois.

Du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001

La Monnaie de tenue de votre comptabilité, dans laquelle vous effectuez vos écritures, peut être l'Euro ou le Franc. Par défaut, la zone Je souhaite tenir ma comptabilité en Francs est activée.

Mais, si la plupart de vos écritures sont effectuées en Euros, vous devez alors cocher la zone Je souhaite tenir ma comptabilité en Euros.

A partir du 1er janvier 2002

La création d'un dossier en francs est interdite. Tout nouveau dossier doit donc obligatoirement être créé en euros. Par défaut, la case Je souhaite tenir ma comptabilité en Euros est cochée.

La possibilité de créer un dossier en francs est autorisée uniquement dans le cas où vous utilisez Ciel Compta en dehors de la Communauté Européenne.
Dans ce cas, il faut, après création de votre dossier en francs, cocher impérativement l'option de saisie Utilisation du franc après le 01/01/2002 (hors CEE), via la commande PRÉFÉRENCES, PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER.

Notez

Si vous n'entrez pas dans cette catégorie et que vous créez néanmoins votre dossier en franc, vous sortez du cadre législatif qui interdit catégoriquement la tenue des comptabilités en francs à partir du 1er janvier 2002.

A ce stade, vous pouvez toujours passer en mode de création assistant avec paramétrages détaillés en cliquant sur le bouton [Mode avancé].

-	Une fois toutes les zones renseignées, validez la création de votre dossier en cliquant sur le bouton [OK].

-	Par la suite, vous compléterez les informations définies à la création du dossier par la commande Modifier du menu DOSSIER.


Dupliquer un dossier

  Accès	  Voir aussi

Une autre manière de créer un dossier consiste à récupérer le paramétrage du dossier courant.

Les bases (Plan Comptable, journaux, codes budgétaires, chéquiers, devises, codes TVA et RIB) ainsi que les états du générateur sont dupliqués.

Vous ne pouvez activer cette fonction qu'après avoir fermé toutes les fenêtres de l'application.

-	Saisissez les cordonnées de votre nouveau dossier, comme vous le faites lors d'une création.

-	Pour récupérer également les écritures, cochez la zone Dupliquer avec écritures ;

à cette condition, les soldes seront également recopiés.

-	Appuyez sur [OK].

-	Confirmez la duplication à l'aide du bouton [Oui].


Accès

menu DOSSIER - commande Dupliquer

<Alt> <D> - <D>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Modifier un dossier
 Modifier les paramètres du dossier en cours

  Accès	  Voir aussi

La plupart des renseignements généraux saisis lors de la création d'un dossier peuvent être modifiés à l'exception des paramètres suivants :

•	Le répertoire du dossier,

•	le paramétrage de la monnaie,

•	le nombre de décimales,

•	le nombre de décimales pour les devises,

•	le Plan Comptable,

•	le code et l'intitulé de l'euro.

Notez

L'accès aux différents paramètres s'obtient en cliquant sur les icones situées dans la colonne de gauche.


Accès

menu DOSSIER - commande Modifier

<Alt> <D> - <M>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


 Supprimer un dossier

  Accès	  Voir aussi

Lorsque vous n’utilisez plus un dossier vous pouvez le supprimer afin de libérer de l’espace sur votre disque dur.

-	Ouvrez le dossier que vous allez supprimer à l'aide de la commande Ouvrir du menu Dossier.

-	Activez ensuite la commande Supprimer du menu DOSSIER,

-	Validez par [OK].

-	Compte tenu de l’effet irréversible de l’opération, confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [OK].
L’effet est immédiat, le nom du dossier supprimé ne s'affiche plus dans la barre de titres, seules les commandes Ouvrir et Nouveau sont disponibles.

Notez

Par mesure de sécurité, il est possible d'interdire l'utilisation de la commande Supprimer du menu Dossier en passant par la gestion des utilisateurs.


Accès

menu DOSSIER - commande Supprimer

<Alt> <D> - <S>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Les paramètres dossier
Créer un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés

  Accès	  Voir aussi

Si vous n'optez pas pour une création rapide de votre dossier, vous avez donc coché l'option Mode assistant avec Paramétrages détaillés, vous devez alors définir l'ensemble des paramètres du dossier, à travers 10 étapes :

Coordonnées de la société

Paramétrage de la monnaie

Paramétrage des décimales

Dates d'exercice

Paramétrage des comptes

Racines de compte et d'édition

Valeurs par défaut

Fiscalité

Paramétrage de la déclaration de TVA

Euro


Création d'un dossier : coordonnées
Création d'un dossier : coordonnées de la société

  Voir aussi

-	Si vous avez opté, lors du choix du mode de création de votre dossier, pour l'Utilisation des informations de référencement, vous n'avez pas à renseigner les zones destinées aux coordonnées de la société. Celles-ci sont reprises automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale, adresse, téléphone, etc.).

La zone Répertoire permet d'indiquer le nom de celui sur lequel sera créé le dossier. Si vous ne saisissez rien sur cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que vous définissez ensuite sont repris, par défaut, comme nom de répertoire.

Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous un format ASCII (extension TXT).

Exemple

Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère récupère les écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne d'écriture en facilitera l'identification et la provenance.

Notez

Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code. Il vous suffit alors d'indiquer un nouveau Code société dans la zone prévue à cet effet.

Vous pouvez saisir l'adresse e-mail de votre entreprise ou de la personne chargée de la tenue de votre comptabilité.
Ce renseignement peut être particulièrement utile dans le cadre d'une comptabilité multidossiers où des échanges externes sont parfois nécessaires.

-	Pour ce faire, vous devez tout d'abord saisir l'adresse électronique à la zone e.Mail, sous la forme xxx@xxx.fr.

-	Ensuite, cliquez sur le bouton flèche, présenté en fin de zone, ou sur la touche <F3> ou <F4>, pour lancer votre messagerie électronique.

De la même manière, si votre société dispose d'un site internet, vous pouvez y accéder directement à partir de cette fenêtre.

-	Saisissez tout d'abord l'adresse du site Internet de votre société sous la forme http://www.xxx.xxx.fr.

-	Ensuite, pour consulter le site, cliquez sur le bouton flèche, présenté en fin de zone, ou appuyez sur la touche <F3> ou <F4>.

Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : paramétrage de la monnaie

  Voir aussi

A ce stade, il vous est demandé de déterminer la monnaie de référence, le franc ou l'euro, dans laquelle vous souhaitez tenir la comptabilité du dossier. La monnaie locale désignée sera rappelée dans la barre de tâches de l'application sous la forme d'une icone représentée par un drapeau.

Du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001

Si votre comptabilité est principalement basée sur une saisie des écritures en francs, choisissez l'option Je souhaite tenir ma comptabilité en francs. Par défaut, le nom de la devise locale proposée est FRANCS.

Notez

Le choix de la monnaie franc est irrévocable. Pour saisir occasionnellement des écritures en euros, utilisez les commandes du menu Saisies en euros. L'option Editer en euros, disponible pour l'ensemble des états de Ciel Compta, vous permet d'obtenir des montants en euros.

Si vous décidez de saisir essentiellement toutes les écritures en euros jusqu'au 31 décembre 2001, vous pouvez, dès à présent, adopter l'euro comme monnaie de référence.

Notez

Vous conservez la possibilité de saisir des écritures en francs par l'intermédiaire du menu Saisies en franc.

A partir du 1er janvier 2002

Tout nouveau dossier doit être créé obligatoirement en euros. La zone Je souhaite tenir ma comptabilité en Euros est cochée par défaut.

L'euro se substitue au franc, il est donc désigné comme monnaie principale (monnaie locale). Le franc est alors considéré comme monnaie secondaire au même titre qu'une devise.

Ciel Compta indique, par défaut, EUROS en tant que nom de la devise locale.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : dates d'exercices

  Voir aussi

-	Indiquez l'intervalle de dates de l'Exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies.

Les dates correspondant à l'exercice N+1, exercice ultérieur à l'exercice N, sont alors renseignées par Ciel Compta.
De la même manière, selon l'intervalle de dates défini pour les exercices N et N+1, Ciel Compta renseigne l'intervalle de dates de la période de saisie ; la date de début devant être égale ou supérieure à celle de début d'exercice N.
Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel.
Vous pouvez modifier cette période de saisie (pour une semaine, un mois, un trimestre, etc.).

Notez

En règle générale, la période de saisie est proposée, par défaut, dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : paramétrage des décimales

  Voir aussi

Gestion du nombre de décimales

Vous pouvez définir le nombre de décimales pour la saisie des écritures, mais également pour la devise et le taux.

Le paramétrage des décimales (devise et taux de devise compris) ne pourra plus être modifié une fois le dossier créé.

La zone nombre de décimales permet d'entrer le nombre de décimales autorisé dans la saisie des écritures. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.

Gestion du multidevises

-	Si vous utilisez des devises étrangères dans votre comptabilité, cochez la zone Gestion du mutlidevises.

La commande Saisies en devises, du menu SAISIES, est dédiée spécialement à la saisie de vos écritures dans la devise de votre choix. Toutes les devises sont créées à partir de la commande Devises du menu BASES.

La zone Pour la devise (3 max.) permet d'entrer le nombre de décimales utilisées dans la saisie des écritures pour une devise. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.

La zone Pour le taux de la devise (8 max.) permet d'entrer le nombre de décimales autorisé pour la saisie du taux des devises. Vous pouvez gérer jusqu'à 8 chiffres après la virgule.

-	Si vous ne voulez pas gérer de décimales pour vos devises, saisissez 0 (zéro) en face de la ligne concernée.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : paramétrage des comptes

  Voir aussi

Modèle

Lorsque aucun dossier n'a été créé, le plan comptable sélectionné par défaut correspond au modèle PCG99 COMPLET (900 COMPTES). Il est conforme au Plan Comptable Général 99 et comporte l'ensemble des comptes standards que vous alimenterez en fonction des besoins.

Vous pouvez également télécharger un autre plan comptable Afin de répondre à vos besoins, d'autres modèles de plans comptables adaptés en fonction de votre activité (PCG simplifié, PCG association, etc.) sont téléchargeables directement dans l'application en cliquant sur le bouton [@Télécharger le plan comptable à partir du portail Internet Ciel]

Si vous avez procédé à la sauvegarde d'un plan comptable personnalisé, utilisé dans un des dossiers existants, vous pouvez associer ce plan comptable à un dossier en cours de création.

-	Cliquez sur le triangle de sélection. Les modèles de plan comptable apparaissent dans la liste. Sélectionnez celui de votre choix.

Longueur des n°de compte

-	Cochez la zone Libre signifie que vous pouvez créer des numéros de compte pouvant comporter indifféremment de 3 à 11 caractères alphanumériques.

-	Si, au contraire, vous devez préciser le nombre de caractères que devra comporter systématiquement chacun de vos comptes (minimum : 3, maximum : 11), cochez la zone Fixe.

Exemple

Si vous stipulez une longueur de numéro de compte fixe sur 6 caractères, les numéros de compte créés dont la longueur est inférieure à 6 seront automatiquement complétés. Si vous notez 401, le logiciel complètera en 401000 sur la colonne Compte sauf pour les comptes alphanumériques.

Une fois la création du dossier validée, il vous sera impossible de sélectionner un autre plan comptable et de revenir à une longueur de compte inférieure.


Télécharger des modèles de plan comptable
Téléchargez des modèles de plan comptable

  Voir aussi

Par défaut, Ciel Compta est livré avec le Plan Comptable Général 1999, le Plan Comptable Simplifié ainsi qu'un modèle adapté aux associations et fondations.

Afin de répondre à vos besoins, d'autres modèles de plans comptables adaptés en fonction de votre activité (PCG simplifié, PCG association, etc.) sont téléchargeables directement dans l'application, depuis le portail Internet Ciel.

Le téléchargement d'un plan comptable s'effectue à la création d'un dossier, uniquement en mode Assistant avec paramétrages détaillés. Une fois le dossier créé, vous n'aurez plus la possibilité d'en changer.

-	Sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier puis cochez l'option Mode assistant avec paramétrages détaillés.

Lorsque vous parvenez à l'étape Paramétrages des comptes, cliquez sur le bouton [@Télécharger le plan comptable à partir du Portail Internet Ciel].

S'affiche une liste comportant plusieurs modèles de plans comptables.

-	Sélectionnez le plan comptable qui sera utilisé pour le dossier puis cliquez sur le bouton [Valider].

Ciel Compta vous propose alors de la liste des comptes du plan comptable en question. Après avoir effectué une vérification de ceux-ci, cliquez sur le bouton [Valider].

Vous pouvez maintenant reprendre la création de votre dossiez.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : racines de comptes et d'édition

  Voir aussi

Les racines de compte

Elles sont pré-paramétrées selon le NPC99, mais vous pouvez les modifier. Elles permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.

Notez

Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques (par exemple 411 DUPONT), la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques.
En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques.
Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira, par exemple, 40 pour fournisseurs, 41 pour clients.

Les racines d'édition

Le fait de spécifier des racines d’édition permet d'obtenir des états ne reprenant pas le détail des comptes mais uniquement le cumul.

L’avantage de cette centralisation d’édition est que l’impression prend beaucoup moins de papier si vous avez de nombreuses écritures et comptes à traiter.

Exemple

Racine d’édition 401 (fournisseurs) : dans l’édition du grand-livre global, vous n’aurez pas le détail de chaque compte fournisseur ; c’est uniquement le total débit et le total crédit de tous les comptes fournisseurs qui seront édités par journal et par mois.

Le détail peut, bien sûr, être obtenu soit par une édition partielle, soit en revenant ponctuellement sur ce paramétrage.

Il peut être utile également de mettre en racine d’édition les comptes de rémunérations dues 421 ou encore les comptes de TVA (4456, 4457).


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : valeurs par défaut

  Voir aussi

Au moment de la saisie et en déclaration de TVA, certaines données vous seront proposées par défaut (mais vous aurez toujours la possibilité de les modifier).

Cela concerne, notamment, les comptes et le taux de TVA mais également les journaux d'opérations.

-	Si vous voulez modifier une des valeurs proposées par défaut, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de zone.

-	Supprimez les caractères présents puis sélectionnez le nouvel élément dans la liste dynamique.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : fiscalité

  Voir aussi

Le logiciel est livré avec un plan comptable déjà créé. En fonction du paramétrage de liasse fiscale que vous choisissez, les codes de ce plan comptable ont une répercussion directe sur les codes de la liasse fiscale.
Le taux de TVA indiqué ici est automatiquement pris en compte lors des saisies d'écritures.
Le taux indiqué par défaut est de 19.6% (le plus souvent utilisé).

Comptes par défaut

-	Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA.

Les comptes de TVA à payer et Crédit de TVA sont utilisés par le logiciel pour générer l'écriture de régularisation de TVA.
Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
Le compte de TVA remboursée est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : paramétrage déclaration de TVA
Paramétrage de la déclaration de TVA

  Voir aussi

Type de TVA

-	Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits : cochez, dans ce cas, la zone TVA sur les débits.
Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.

-	Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements : cochez, dans ce cas, la zone TVA sur les encaissements.

Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).

Régime de TVA

Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :

•	Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.

•	Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.

Regroupement de comptes pour la déclaration de TVA

Le paramétrage du regroupement des comptes pour la déclaration de TVA s'effectue à partir d'une liste hiérarchique présentant à la fois l'intitulé du regroupement et les racines le composant.

Pour chaque rubrique, vérifiez si la (ou les) racine(s) proposée(s) par défaut, correspond(ent) à celle(s) de votre Plan Comptable

Vous pouvez modifier, supprimer, ajouter une racine ou obtenir la liste du plan comptable en utilisant les boutons [Ajouter (Inser)], [Modifier (F2)], [Supprimer (Suppr)] et [Liste (F4)].
Ces fonctions sont également accessibles par le menu contextuel directement en cliquant sur le bouton droit de la souris dans une racine ou dans l'intitulé d'un regroupement.

Notez

Si vous utilisez les comptes du Plan Comptable proposés par Ciel Compta pour Windows, vous n'avez pas besoin de modifier le paramétrage de la déclaration de TVA.

Il faut une corrélation totale entre :

•	votre Plan Comptable (concernant les comptes de TVA que vous utilisez en saisie),

•	les comptes de TVA mentionnés en table de TVA,

•	les racines de comptes des rubriques de la déclaration de TVA.

Si cette corrélation n'existe pas, vous ne pourrez pas obtenir un calcul correct de l'état préparatoire de la déclaration de TVA.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Création d'un dossier : écart de conversion

  Voir aussi

Caractéristiques de l'euro

Le Code devise et l'intitulé de l'euro sont rappelés à titre indicatif. Ils ne peuvent pas être modifiés.

Caractéristiques des écritures de conversion

Le logiciel vous propose, par défaut, le compte 668800 dans lequel seront enregistrées les écritures de régularisation générées lors des écarts de conversion. L'intitulé des écritures est également proposé par défaut. Vous pouvez les modifier.
De même, le journal d'OD vous est proposé, en tant que journal de conversion dans lequel seront enregistrées les écritures.


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Accès

menu DOSSIER - commande Nouveau

<Alt> <D> - <N>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier

L'euro dans Ciel Compta - Vue d'ensemble

Basculez en euros votre comptabilité


Ouvrir un dossier
Sélection d'un dossier

  Voir aussi

A l'ouverture du logiciel

Vous pouvez sélectionner une société de travail dès le lancement du logiciel.

-	Dans la fenêtre d'accueil, cliquez sur l'icone liste de la zone Société, puis choisissez la société que vous souhaitez ouvrir dans la liste de celles existantes.

Changer de dossier en cours d'utilisation

  Cliquez sur l'icone concernée puis dans la fenêtre,

-	cliquez sur l'icone liste de la zone Société,

-	choisissez la société que vous souhaitez ouvrir.

Utilisateur et mot de passe

Si vous êtes référencé en tant que premier utilisateur, vous n'avez pas besoin de saisir de nom d'utilisateur, ni de mot de passe lorsque vous accédez à Ciel Compta.

Par la suite, vous pouvez créer votre propre nom d'utilisateur avec un mot de passe.
Dans ce cas, à chaque nouvel accès dans le dossier concerné, il vous sera demandé de saisir ce nom et ce mot de passe.


Voir aussi

Gérer les utilisateurs


Gérer les utilisateurs

  Accès	  Voir aussi

Cette commande regroupe tous les utilisateurs déjà créés ainsi que l'utilisateur MAITRE. Elle vous permet de :

Créer et affecter des profils d'accès aux commandes du logiciel

Chaque utilisateur peut se voir attribuer des droits d'accès sur certaines commandes d'un dossier. Créer des profils vous évitera de redéfinir les droits d'accès pour chaque utilisateur.
L'affectation des profils aux utilisateurs vous apporte un niveau de sécurité d'utilisation, en terme de confidentialité et de protection des données. Cette commande n'est accessible qu'en mode MAITRE.

Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur

Attribuer un mot de passe à un utilisateur

Chaque utilisateur peut posséder son propre mot de passe. Notez néanmoins que cette affectation n'est pas obligatoire.


Accès

menu DOSSIER - commande Utilisateurs

<Alt> <D> - <U>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier

Supprimer un dossier


Voir aussi

Gérer les utilisateurs


Droits d'accès aux dossiers
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur

  Voir aussi

Cette commande du fichier des utilisateurs permet d'interdire l'accès d'un dossier à un utilisateur.

Dans la fenêtre Fichiers des utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur concerné.

En cliquant sur le bouton [Accès aux Sociétés], vous accédez à la liste des dossiers créés afin de définir ceux auxquels a droit l'utilisateur.

Par défaut, l'utilisateur accède au dossier dans lequel il a été créé ainsi qu'au dossier Exemple.

Le signe · est présent sur la colonne Accès, en face de chaque dossier.

Pour interdire l'accès à un dossier, placez le curseur sur la ligne concernée. Un double-clic dans la colonne Accès efface le signe, par conséquent l'autorisation.

Notez

Un utilisateur peut accéder à plusieurs dossiers.

-	Une fois les accès définis, cliquez sur [Quitter].


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Mot de passe
Attribuer un mot de passe à un utilisateur

  Voir aussi

Vous indiquez votre mot de passe sur la zone Nouveau mot de passe. Pour que ce mot de passe soit enregistré, il vous est demandé de le taper une seconde fois sur la zone Confirmation du nouveau mot de passe.

Cliquer sur [Annuler] abandonnera toute modification du mot de passe et conservera l'ancien.

Cliquer sur [Ok] vérifiera que vous avez bien saisi deux fois le nouveau mot de passe ; si ce n'est pas le cas, l'ancien mot de passe sera restauré.

Lors du paramétrage du mot de passe, les lettres que vous tapez n'apparaissent pas à l'écran, par mesure de sécurité. Elles sont remplacées par des dièses.


Voir aussi

Gérer les utilisateurs


Profils utilisateurs
Créer et affecter des profils d'accès

  Voir aussi

Vous pouvez définir des profils d'accès aux commandes de l'application et les affecter ensuite aux utilisateurs concernés.

Dans le cadre d'une mise à jour sur une version antérieure à la version 4, les accès aux commandes des différents utilisateurs devront être reparamétrés en utilisant la fonction profils (suite à une mise à jour, les utilisateurs ont, par défaut, tous les droits d'accès aux fonctions). Si vous aviez plusieurs utilisateurs ayant les mêmes accès fonctionnels, il suffit de ne créer qu'un seul profil puis de l'attribuer aux utilisateurs concernés.

Création d'un profil

-	Pour créer un profil, appuyez sur le bouton [Gestion des profils].

-	Cliquez sur le bouton [Nouveau].

-	Saisissez le nom du profil sur la ligne qui s'insère puis sa description.

La fenêtre vous permettant d'autoriser ou d'interdire l'accès aux commandes est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes. Vous pouvez ainsi poser des interdictions :

•	sur une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu,

•	sur l'accès complet du menu principal.

Pour interdire l'ensemble des commandes d'un menu :

-	Décochez, tout simplement, la case située à gauche du menu concerné.

Pour interdire une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu :

-	Pour visualiser les options concernées du menu principal, cliquez sur le symbole situé juste devant le menu.

-	Décochez la case de la commande pour laquelle vous souhaitez interdire l'accès.

-	Enregistrez le nouveau profil en appuyant sur [Ok].

Affecter un profil

Créer l'utilisateur

-	Créez l'utilisateur en cliquant sur le bouton [Créer].

-	Saisissez le nom de l'utilisateur. Le logiciel est livré avec un utilisateur, intitulé MAITRE. Vous ne pouvez pas le supprimer.

-	Complétez les zones Nom, Prénom, Poste et éventuellement Téléphone.

-	Cliquez sur [Valider] pour confirmer l'enregistrement du nouvel utilisateur.

Affecter le profil

-	L'ensemble des profils créés apparaît sous forme de liste déroulante dans la partie Profil de la fenêtre Fichier des utilisateurs.

-	Sélectionnez le profil concerné puis cliquez sur le bouton [Valider].


Voir aussi

Gérer les utilisateurs


Voir aussi

Gérer les utilisateurs

Créer des proflis


Environnement

Si vous n’avez encore jamais travaillé sous Windows, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de la documentation utilisateur ou de l’aide intégrée de votre système d’exploitation Windows et plus particulièrement en ce qui concerne l’interface utilisateur.

Ciel Compta utilise les principes d’interface et d’environnement propres à ce système d’exploitation. Toutefois quelques différences sont à noter dont vous pouvez prendre connaissance dans les rubriques présentées ci-dessous.

La barre de navigation

Bulles d'aide

Barre d'outils

Personnaliser l'application

Mon assistant

Conseillers

Formation multimédia sur CD-Rom

L'accès au site Internet Ciel

L'accès direct à la messagerie

Spécificité d’utilisation en version réseau


Barre de navigation
La barre de navigation

  Voir aussi	  Voir aussi

Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet d'organiser votre travail et d'adapter l'environnement de Ciel Compta à vos besoins.

Elle se compose par défaut de sept groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentant : euro, saisie, traitements mensuels, traitements annuels, relation expert, Internet, mes préférés.

A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icones vous permettant :

•	d’ouvrir les modes de saisie (standard, au kilomètre, facture client, facture fournisseur, etc.),

•	d'accéder aux modes de saisie spécialement dédiés à l'euro (facture client, facture fournisseur, encaissement, paiement),

•	d’imprimer des états : grand-livres, balances, brouillard, etc.,

•	d’effectuer des traitements comme le lettrage, le rapprochement bancaire, les opérations de clôture.

Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis de type Etats ou Traitements dans le groupe Mes préférés mais également dans les autres groupes.

Vous pouvez aussi créer de nouveaux groupes. Pour ce faire :

-	placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel.

-	Choisissez la commande Nouveau groupe.

Notez

A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la commande Valeurs par défaut, présentée dans le menu contextuel.


Voir aussi

Personnaliser l'application


Barre d'icones
Barre d'outils

Un simple clic sur une des icones permet d'ouvrir les commandes les plus fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.

 Paramétrer la barre d'outils

Les icones sont paramétrables.

-	Pour obtenir la fenêtre de personnalisation des icones, double-cliquez dans la barre d'outils.

La colonne de gauche regroupe la liste de toutes les icones disponibles que vous pouvez insérer dans la barre d'outils.

-	Pour insérer une icone, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Celle-ci s'ajoute à la liste Bouton de la barre d'outils.

 Texte dans la barre d'outils

Le texte situé sous chaque icone peut être paramétré au menu DOSSIER, commande Préférences, Préférences Affichage, onglet Barre d'outils.

-	Cochez la zone Texte dans la barre d'outils pour que s'affiche la signification des icones.


Bulles d'aide
Les notes

Ces messages apparaissent lorsque vous positionnez un instant la souris sur une icone ou un bouton. Ces notes résument en quelques mots la signification d'une commande ou d'une zone.

Vous avez la possibilité de choisir leur mode d'apparition à l'écran par la commande Préférences, Préférences comptables du menu DOSSIER : cochez la zone Affichage automatique des notes.

-	Pour que s'affichent les notes, placez le pointeur de la souris sur une zone ou une commande.


Assistant
 Mon assistant

Dans la plupart des fenêtres de l'application, vous disposez d'une icone, située en haut à gauche qui vous permet de saisir des annotations sur l'opération que vous êtes en train de réaliser.

-	Cliquez sur l'icone concernée puis saisissez votre texte.

-	Cliquez, ensuite, sur le bouton droit de la souris. Vous disposez des options Police, Couleur, Couleur de fond pour mettre en forme votre texte.

L'option Sauver permet d'enregistrer vos annotations une fois que la mise en forme est terminée.
Le texte peut également être édité par l'option Imprimer.

Lors des prochaines ouvertures de la fenêtre concernée, l'assistant s'affiche automatiquement.


 Conseillers

Pendant l'utilisation de Ciel Compta, vous pouvez avoir recours au Conseiller. Il permet de connaître les trucs, astuces techniques et conseils sur l'opération que vous êtes en train de réaliser ou sur l'environnement en général.

Par défaut, la case Montrer au démarrage est cochée. Si vous désirez que les conseillers ne s'affichent plus lors du lancement de Ciel Compta, décochez cette case.

   ces boutons permettent de passer sur les séquences avant et arrière.


Site Internet
Lien direct avec le portail Ciel

  Accès

Cette fonction met à jour automatiquement toutes les commandes du menu Internet accessible en fonction des informations diffusées sur l'espace dédié aux utilisateurs du site Internet Ciel.

Elle permet de consulter, directement à partir de Ciel Compta, toute l'actualité de votre produit (conseils, trucs, astuces, informations spécifiques, etc.).


Accès

Menu INTERNET- commande Actualiser


Messagerie
	La messagerie   Accès
Si vous utilisez une messagerie électronique (par exemple Microsoft Exchange®, Microsoft Outlook®), cette commande vous permet d'y accéder sans quitter Ciel Compta.


Accès

BARRE DE NAVIGATION - Groupe Internet

menu UTILITAIRES - commande Messagerie


Calculette
	L'Euro Calculette   Voir aussi
La calculette s'obtient de différentes manières :

•	en cliquant sur l'icone correspondante dans la barre de titre,

•	à partir des guides de saisie, sur chaque zone numérique, en cliquant sur le bouton Flèche situé à l'extrémité de la zone,

•	par le menu UTILITAIRES, commande Calculette.

Outre les fonctions de calculs dont elle dispose, Ciel Euro Calculette permet également de convertir en euros un montant saisi en francs et inversement.

Le taux de l'euro peut être consulté par la commande Taux de l’euro du menu PREFERENCES de la calculette.

-	Paramétrez les éléments qui interviennent sur l'environnement et la nature des montants saisis par la commande Divers du menu PREFERENCES de la calculette.

-	Renseignez le nombre maximum de chiffres pouvant être saisis sur la zone Nombre de chiffres maximum.

-	Indiquez ensuite le nombre de chiffres que vous déterminez après la virgule sur la zone Nombre de décimales maximum.
Le signe (comme le point ou la virgule) qui sera repris lors de la copie d'un montant comportant des décimales, sur une zone de saisie, se définit sur la zone Séparateur de décimales (copier).

Par défaut, la zone de saisie active (franc ou euro) est représentée en rouge.
Si vous voulez que la zone soit plutôt différenciée par un clignotement, cochez la case Clignotement de la monnaie courante.

-	Cochez la zone Affichage du taux courant de l'euro, si vous souhaitez que le taux de l'euro soit rappelé en permanence, sous la zone de saisie en euros de la calculette.
Le bouton [Couleur] vous permet d’adapter les couleurs des informations présentées dans la calculette.

-	Validez les préférences ainsi définies en cliquant sur le bouton [Ok].

-	Si vous souhaitez faire apparaître la calculette constamment à l'écran pendant l'utilisation d'une autre commande, activez la commande TOUJOURS DEVANT - menu PREFERENCES.


Voir aussi

L'euro dans Ciel Compta - Vue d'ensemble


  Formation multimédia sur CD-Rom

La formation multimédia sur CD-Rom est disponible à différents niveaux du logiciel pour vous permettre d'apprendre et de comprendre l'utilisation de Ciel Compta pour Windows, de façon claire, logique, en fonction de vos besoins et à votre propre rythme.

  Consulter la formation multimédia

Vous pouvez consulter la formation multimédia sur CD-Rom lors de l’utilisation de l’application ou encore indépendamment de l’application.

Indépendamment de Ciel Compta pour Windows

-	Munissez-vous du CD-Rom de formation multimédia.

-	Insérez le CD-Rom de formation multimédia dans le lecteur de CD-Rom.

-	S’ouvre alors automatiquement la page d’accueil de la formation multimédia.

Lors de l'utilisation de Ciel Compta pour Windows

-	Lancez l’application Ciel.

-	Insérez le CD-Rom de formation multimédia dans le lecteur de CD-Rom.

Les séquences animées et commentées de la formation multimédia sur CD-Rom sont disponibles par le menu ? - Aide vidéo sur CD-Rom (Ctrl-F12) ou en cliquant sur l'icone Caméra.

Ces séquences sont disponibles de façon contextuelle, c'est-à-dire lorsque vous utilisez une option dont le fonctionnement est détaillé. Si vous lancez le didacticiel alors qu'aucune fenêtre n'est ouverte à l'écran ou bien à partir d'une fonction non détaillée dans la formation multimédia, vous accédez directement au sommaire de la formation.

Lorsqu'une séquence d'aide multimédia est à l'écran, vous pouvez utiliser les options de retour arrière, d'avance rapide et d'arrêt sur image.

Notez

Lorsque l'arrêt sur image est actionné, vous pouvez accéder à la fenêtre de travail en cliquant sur celle-ci. Ainsi, vous pouvez mettre en œuvre les explications fournies par la séquence de formation multimédia.


Personnaliser l'application

  Accès	  Voir aussi

Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils ou encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un bureau entièrement personnalisé.

En plus d'un accès via le menu DOSSIER, il est possible d'obtenir la fenêtre Personnalisation "XXX" directement à partir du menu contextuel de chaque élément. Pour cela :

-	placez le pointeur dans l'élément concerné (barre d'outils, barre de navigation ou feuille de travail) et appuyez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL,

-	choisissez la commande Personnalisation du bureau.

Paramétrage des accès et commandes de l'application

Définir les menus et les commandes présents dans l'application

Paramétrage divers

Paramétrage des accès et commandes de l'application

Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre d'outils, la barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné.

Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation

Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre de navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque groupe.

-	Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle].

-	Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe sur la zone Nom.

Dans la colonne de gauche, vous devez ensuite choisir les icones correspondant aux commandes qui composeront le groupe.

-	Placez le pointeur sur la première icone que vous souhaitez insérer au groupe puis cliquez sur le bouton [Ajouter].

-	Procédez ainsi pour toutes les icones.

-	Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer].

-	Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].

Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation

Vous disposez des options d'affichage Barre d'outils visible et Barre de navigation visible permettant, quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la feuille de travail.

Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icones en décochant la zone Texte dans les barres d'outils.

La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la feuille de travail. Si vous voulez l'obtenir à droite de l'écran, décochez la zone Barre de navigation à gauche.

Définir les menus et les commandes présents dans l'application

Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de l'application en modifiant le paramétrage défini par défaut. Cliquez sur l'onglet Menus.
La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes.

Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application.

Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types d'éléments à ajouter :

Ajouter une commande au menu xxx
Cette option insère une nouvelle commande au menu sélectionné (par exemple, la commande OUVRIR du menu DOSSIER).

Ajouter un sous-menu au menu xxx
Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la barre de menus.
Mais elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu secondaire au menu sélectionné (par exemple, le menu TRAITEMENTS comporte le sous-menu FIN D'EXERCICE contenant les commandes Clôture et Réouverture).

Exemple

Création du menu principal INTERNET comportant les 2 commandes Site Ciel et Messagerie

-	Placez le pointeur sur Menu_société.

-	Cliquez sur le bouton [Nouvelle] et sélectionnez l'option Ajouter un sous-menu au menu_société.

-	Dans la fenêtre Personnalisation de la barre d'outils, nommez le nouveau menu sur la zone Nom de la boîte d'outils, dans notre exemple, Internet.

-	Sélectionnez ensuite dans la liste de gauche, les icones qui feront partie du nouveau menu Internet : site Ciel et Messagerie. Utilisez, pour cela, le bouton [Ajouter->].

-	Cliquez sur [Fermer] pour quitter la fenêtre Personnalisation de la barre d'outils.

-	Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].

Notez

A tous moments, il vous est possible de retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel Compta en sélectionnant l'option Revenir à xxx par défaut que vous obtenez par un clic droit effectué dans la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail.

Modifier un élément de la barre de navigation, barre d'outils ou menu

Vous pouvez modifier le contenu et le nom des éléments de la barre de navigation, la barre d'outils et les menus.

-	Pour cela, placez le pointeur sur l'élément à modifier.

-	Cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous obtenez alors la fenêtre Personnalisation xxx.

-	Procédez aux changements nécessaires (autre nom, annulation ou ajout d'éléments).

Notez

Si vous souhaitez revenir au paramétrage défini par défaut des éléments, cliquez sur le bouton [Réinitialiser].

-	Cliquez sur [Fermer] après avoir procédé à la modification.

Supprimer un élément de la barre de navigation, barre d'outils ou menu

Pour supprimer un élément, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. L'annulation est immédiate.

Notez

Pour revenir au paramétrage défini par défaut, cliquez sur le bouton [Défaut].

Paramétrage divers

-	Cliquez sur l'onglet Bureau.

La partie Options générales regroupe les zones à cocher suivantes :

Affichage automatique des notes : cette zone cochée affiche les notes lorsque vous pointez la souris sur une zone ou une commande.

Lecture automatique des aides sonores : cette zone cochée lance automatiquement les séquences d'aide vidéo.

Barre des tâches : cette zone cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour rappel, la barre d'état est située en bas de la fenêtre de l'application.

Le fond d'écran

Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut, un fond est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type Aucun. Le type Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut.

Modifier les couleurs de l'application

Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte actives et inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].

Dans la liste, la couleur par défaut (représentée dans un carré) précède la section. Si vous voulez modifier la couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.


Accès

menu DOSSIER - commande Préférences, Préférences d'affichage

<Alt> <D> - <P> - <P>


L'euro dans Ciel Compta
L'euro dans Ciel Compta - Vue d'ensemble

L'Euro est la monnaie commune des états membres de l'Union Economique et Monétaire depuis le 1er janvier 1999, mais il n'existe que dans sa forme scripturale.
Durant la période transitoire, du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001, l'Euro a cours pour les transactions boursières et financières, mais les pièces et les billets en francs restent d'usage.

Le 1er janvier 2002 marque définitivement la fin des paiements scripturaux en francs : les paiements par chèque, virement, carte, etc. s'effectuent uniquement en euros. Les pièces et billets en euros peuvent être utilisés.

Toutes les opérations commerciales, les relations clients/fournisseurs, la comptabilité et la facturation des entreprises et des commerces se font obligatoirement en euros. Les bulletins de paie sont émis en euros.

Le compte à rebours est lancé. Plus que quelques mois et nous aurons définitivement franchi le cap final vers l'euro. Parce que passer définitivement à l'Euro a des implications à tous les niveaux dans votre gestion, Ciel Compta vous aide à vous préparer.

L'assistant Euro'pass

Pour aborder le passage à l'Euro de votre entreprise dans les meilleures conditions, il est nécessaire de réaliser un rétro-planning et de valider les points qui restent encore en suspens. Face à l'échéance du 1er janvier 2002, l'assistant Euro'pass de Ciel Compta vous permet de passer à l'Euro facilement et en toute sécurité.

 Vérification du paramétrage du taux de conversion

Avant de pouvoir effectuer la saisie en euros, vous devez préalablement vérifier les caractéristiques de l'euro au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Euro pour un dossier géré en francs, icone Ecart de conversion pour un dossier géré en euros.

  Utilisation de l'euro calculette

La calculette que vous obtenez en cliquant sur l’icone correspondante dans la barre d’outils ou sur les zones numériques en saisie guidée, permet d’effectuer la conversion des montants en francs en euros et inversement.

Dossier tenu en francs avec saisie des écritures en euros

Tout en travaillant dans un dossier où la monnaie de référence est le franc, Ciel Compta pour Windows vous permet de saisir des écritures en euros. Vous pouvez obtenir également un affichage en euros dans les états.

Notez

Le fait de saisir des écritures en euros dans un dossier en franc reste une situation d'attente. Elle ne correspond, en aucun cas, à l'opération qui consiste à basculer en euros l'intégralité de votre comptabilité.

  Saisir en euros dans un dossier en francs

Le menu SAISIES EN EUROS regroupe tous les modes de saisie facture client, facture fournisseur, encaissement, paiement, Saisie Standard et Saisie au Kilomètre. Si vous devez saisir des écritures en euros, vous devez impérativement les enregistrer par ces commandes.

L'assistant euro

Cette commande permet d'ouvrir facilement les modes de saisie en euros en cochant une des zones proposées.

Il est possible également d'accéder directement aux caractéristiques du paramétrage de l'euro en cochant la zone Vérifier le paramétrage. Vous disposez d'une liste de sites Internet, notamment le site Ciel, où des informations sur l'euro sont disponibles.

  Edition des états en euros

Vous pouvez imprimer tous les états en euros ou n'éditer que les écritures saisies en euros.

Les états

Lors de la sélection des critères, vous cochez la zone Editer en euros.

Les grilles de saisie

En cliquant sur le bouton [Imprimer] des fenêtres de saisie, vous pouvez sélectionner Impression en euros.

Dossier basculé en euros

 Basculer en euros la comptabilité

Ciel Compta vous permet d'effectuer la bascule euro de vos dossiers tenus en francs.
Toute votre comptabilité sera donc tenue en euros et vous ne pourrez plus faire "machine arrière".
Cette opération, irréversible, peut être réalisée en début d'exercice comme en cours d'exercice.

Saisir des écritures en francs, après bascule, jusqu'à la fin de la période transitoire

La possibilité de saisir des écritures en francs reste valable, via le menu SAISIES EN FRANC et l'assistant franc. Au 1er janvier 2002, les écritures sont saisies exclusivement en euros.

Nouveau dossier créé en euros

Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier dont la monnaie de référence sera l'euro et non plus le franc.

 Paramétrage de la monnaie

Lors de la création d'un dossier, il vous est demandé de déterminer la monnaie de référence dans laquelle votre comptabilité sera tenue.


L'assistant Euro'pass
L'assistant Euro'pass : deux étapes préliminaires d'information et de préparation

Pour mieux appréhender le passage définitif à l'euro, deux étapes préliminaires vous sont fournies pour vous donner tous les informations utiles à ce sujet, vous assurer les contrôles nécessaires et vous préciser les vérifications à effectuer avant la bascule. Cette phase est décomposée en deux étapes.

1ère étape : s'informer

2e étape : se préparer


 Etape préliminaire 1 : s'informer

Cette étape résume, en quatre points, les moments clés de l'euro. Pour en connaître davantage sur un des points abordés, vous disposez des boutons [En savoir plus] affichant des explications détaillées sous la forme de pages texte.


Etape préliminaire 2 : se préparer

Ciel Compta vous invite à faire le bilan de vos préparatifs. Cette étape est votre aide-mémoire Euro.

En cochant les tâches réalisées :

•	vous mesurez rapidement votre position face à l'euro ;

•	vous planifiez plus facilement les dernières formalités à entreprendre avant de basculer. Celles-ci vous seront rappelées dans le rapport de bascule généré en fin de traitement.


 Fonctions multimédia

Si vous possédez un scanner, vous pouvez accompagner la saisie d'un paiement ou d'un encaissement de l'illustration de son règlement (numérisation d'un chèque, d'une traite) ou encore en saisie de facture, "accrocher" la facture proprement dite à l'écriture. Il peut s'agir également de l'annonce sonore du libellé d'un compte, de consignes ou d'avertissements particuliers ; dans ce cas, il faut posséder une carte sonore et un micro. A l'ouverture de certaines options, notamment :

Liste du Plan Comptable,

Liste des écritures,

Résultat des filtres en recherche multicritère,

Lettrage manuel,

Contrepassation,

l'icone spécifique à l'appel des fonctions multimédia apparaît dans la barre multimédia. Cliquez sur cette icone pour obtenir l'ensemble des options.

Normalement, à l'ouverture d'un menu et lorsque aucune fonction multimédia n'a encore été affectée à un compte ou à une écriture, les options Texte, Son et Image sont inactives (zones décochées).

Si vous souhaitez agrémenter, par exemple, un compte d'un attribut multimédia :

sélectionnez le compte concerné dans la liste du Plan Comptable

Cliquez sur l'icone trombone dans la barre multimédia puis cochez le champ adéquat :

Texte : fait appel au logiciel de traitement de texte WordPad. Sauvegardez le texte que vous avez saisi par la commande Enregistrer de WordPad et fermez le logiciel avec la commande Quitter.

Son : ouverture de l'enregistreur de sons ; nous vous rappelons qu'une carte son et un micro sont nécessaires à l'enregistrement du message.

Image : fait appel au logiciel graphique Paint qui stockera les documents numérisés.

Pour transférer un document numérisé de votre logiciel de numérisation vers le logiciel Paint, il faut exécuter un copier-coller.

A partir du support de numérisation (logiciel d'utilisation du scanner), copiez l'image que vous venez de numériser en actionnant simultanément les touches <Ctrl> et <Inser> ou cliquez sur l'option Copier. Cette option va positionner temporairement le document dans le presse-papier de Windows.

Revenez ensuite sur Ciel Compta : attribuez au compte ou à l'écriture concerné, la fonction multimédia Image :Paint affiche un écran vide. Puis transférez définitivement l'image numérisée sur cet écran en tapant sur les touches Shift - Inser en même temps ou cliquez sur la fonction Coller du menu Edition.

Enregistrez l'image avec la commande Enregistrer (au menu Fichier de Paint).


Spécificités d'utilisation en version réseau
Spécificités d’utilisation en version réseau

L'objectif de l'utilisation d'une application en réseau consiste à partager les données et les ressources (imprimantes, disques, etc.) entre différents postes et utilisateurs.

L’utilisation de Ciel Compta version réseau pour Windows ne présente aucune difficulté majeure. Il convient cependant, de retenir les notions de poste serveur et de poste client.

Le poste serveur

Le logiciel et les fichiers de données sont installés sur un seul disque dur, celui du poste principal, appelé poste serveur.
C’est en général l’ordinateur qui dispose du disque dur le plus rapide, d’une grande capacité de stockage et du microprocesseur le plus puissant. Le premier démarrage de l’application doit se faire à partir du poste serveur.

Les postes clients

Ils représentent les stations de travail sur lesquelles une copie de l’application, installée sur le poste serveur, a été effectuée.

Configurer les postes clients dans l'environnement Windows NT4

Avant d'effectuer la procédure de connexion, vous devez vérifier que l'option Contrôle total est bien attribuée à chacun des utilisateurs travaillant à partir des postes clients. Pour ce faire :

-	à partir de l'explorateur Windows NT4 du poste client, placez le curseur sur le répertoire où est partagée l'application.

-	Cliquez sur le bouton droit de la souris puis sélectionnez la commande Partage.

-	Dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur l'onglet Partage. Le poste client est partagé (l'option Partager en tant que est cochée).

-	Cliquez sur le bouton [Permission].

-	Vérifiez que le type d'accès sélectionné est bien Contrôle total.

Droits d’accès aux différentes commandes

En tant que maître

Si le MAITRE est connecté, aucun autre utilisateur ne peut se connecter.

Inversement, si un ou plusieurs utilisateurs sont connectés, le MAITRE ne peut pas se connecter.

Le MAITRE peut accéder à toutes les commandes de l’application.

En tant qu’utilisateur maître

Plusieurs utilisateurs peuvent se connecter en simultané. Un utilisateur peut accéder à toutes les fonctions, SAUF :

•	Suppression, duplication et modification d’un dossier,

•	Paramétrage de l’exercice,

•	Clôture de l’exercice,

•	Validation globale du brouillard,

•	Réindexation des fichiers,

•	Purge des fichiers,

•	L’intégralité des importations (menu UTILITAIRES, commande Importations et commande Relation expert – Import),

•	Sauvegarde et restauration,

•	Exporter le plan comptable comme modèle.


Les éditions : vue d'ensemble
Les éditions - vue d'ensemble

Les critères de sélection des écritures à imprimer

Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS (hors générateur d'états, Etats sauvegardés et Impressions chaînées), est tout d’abord présentée une fenêtre dans laquelle vous définissez les critères de sélection des écritures à imprimer. Dans la plupart des éditions les critères suivants sont généralement proposés : la date, édition en euros, inclure les éditions en brouillard et en simulation. Outre ces critères, selon l’édition que vous demandez, d’autres viennent s’y ajouter. Nous les décrivons en détail pour chacune des éditions.

Dates

La sélection des écritures sur la date est proposée dans la plupart des éditions. Par défaut la fourchette de dates correspond à l’exercice défini dans les paramètres du dossier (menu DOSSIER - commande Modifier, icone Dates d'exercice). Vous pouvez modifier ces valeurs en saisissant directement dans les zones la nouvelle période à prendre en compte.

Editer en euros

Ce critère permet d'obtenir la majeure partie des états avec des montants en euros lorsque votre dossier est géré en francs. La mention "Converti en euro" s'affiche alors en haut à droite de l'état.

Pour les dossiers en euros (créés en euros ou basculés en euros), cette zone disparaît. Tous les états sont automatiquement imprimés en euros.

Ecritures en brouillard et Ecritures en simulation

Deux autres critères de sélection sont ceux qui vous permettent d’intégrer les écritures enregistrées au brouillard et les écritures de simulation.

Les boutons qui accompagnent les fenêtres de critères de sélection des éditions vous permettent :

Visualiser une édition à l‘écran

Une fois validés les critères de sélection de l’édition, cliquer sur ce bouton présente automatiquement l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier, dans une fenêtre Aperçu.

Vous pouvez ainsi contrôler les écritures et les informations qu’elle contient.

Le choix de l'impression papier des éditions

Vous pouvez choisir d'imprimer vos états de manière rapide mais simplifiée au niveau de la présentation ou obtenir une présentation plus graphique mais avec un temps d'impression un peu plus long.

Ces choix vous permettent d'optimiser vos impressions suivant vos besoins.

Sauvegarder une édition

Vous pouvez consulter les états sauvegardés, à tout moment, à partir des fenêtres de sélection des critères, en cliquant sur l'icone concernée ou plus globalement par la commande Etats sauvegardés du menu EDITIONS. L'archivage des états s'effectue dans la fenêtre de visualisation des états.

Ciel Compta pour Windows vous permet d'obtenir les états que vous êtes amené à imprimer au cours de l'année :

Grand-livre

Balance

Journaux

Brouillard

Balance Agée

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous avez besoin d'éditer les états s'y rapportant à partir de la commande :

Budgétaires/Analytiques

Les éditions et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs :

Echéancier

Relance clients

Mailings

Gestion des en-cours clients

Bordereau de remise en banque


Les impressions rapides et soignées
Les choix d'impression papier   Accès
Deux modes d'impression papier vous sont proposés :

L'impression soignée

Valable dans le cas où vous souhaitez obtenir une impression graphique de vos états, c'est-à-dire présentés essentiellement avec des encadrés grisés. Notez qu'en fonction des éléments graphiques qu'elle contient, l'impression est un peu plus longue qu'une impression rapide. Destinez-la aux sorties finales de documents.

L'impression rapide

Ce mode d'impression vous permet d'imprimer plus rapidement les états. Les impressions papier obtenues sont dépourvues des éléments graphiques que l'on retrouve en lançant une impression soignée.


Impressions rapides : paramétrages spécifiques
Les impressions rapides : paramétrages spécifiques

Il est possible que vous rencontriez quelques problèmes lors du lancement des impressions de type "rapide". Ces problèmes peuvent être solutionnés en appliquant les instructions décrites ci-dessous :

Sous les environnements Windows 95, 98

-	Activez le menu DEMARRER puis les commandes Paramètres, Imprimantes.

-	Cliquez sur l'icone de l'imprimante que vous utilisez.

-	Cliquez ensuite sur le bouton droit de votre souris afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés.

-	Sélectionnez l'onglet Détails puis le bouton [Paramètres du spouleur] (situé en bas de la fenêtre).

-	Dans la zone Format de données, remplacez EMF par RAW.

-	Cliquez sur [Ok] puis sur le bouton [Appliquer] situé en bas de la fenêtre.

-	Quittez en cliquant sur [Ok].

Sous un environnement NT4

-	Activez le  menu DEMARRER puis les commandes Paramètres, Imprimantes.

-	Cliquez sur l'icone de l'imprimante que vous utilisez.

-	Choisissez la commande Propriétés du menu FICHIER ou CONTEXTUEL.

-	Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton [Processeur d'impression].

-	Dans la zone Type de données, optez pour le type RAW.

-	Cliquez sur [Ok].


Plus d’infos...

Les impressions rapides : paramétrages spécifiques


Voir aussi

Les éditions - Vue d'ensemble


Editions programmées
Programmer l'impression de plusieurs états

  Accès	  Voir aussi

Vous avez la possibilité de lancer, en une seule fois, une suite d'éditions, programmée au préalable.

La fenêtre présente, sous forme de liste hiérarchique, les catégories d'éditions que vous propose Ciel Compta (impression immédiate, impression régulière et impression sur événement) permettant d'obtenir des impressions périodiques et personnalisées.

-	Pour visualiser les types d'impression contenus dans chaque catégorie, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom de la catégorie.
Ainsi, la catégorie Impression régulière contient les suites d'éditions : impression journalière, impression hebdomadaire et impression mensuelle. La catégorie Impression sur événement propose les suites d'éditions : impression à la clôture et impression lors de la déclaration de TVA.

-	Cliquez ensuite sur le titre de la suite d'éditions que vous voulez obtenir.

La liste de tous les états contenus dans la suite d'éditions sélectionnée est alors proposée dans la liste des états.

Impression immédiate

Vous pouvez indiquer des intervalles de dates différents pour chacun de vos états. Les éditions se lancent instantanément.

Impression journalière

Ces impressions n'incluent que les mouvements du jour.

-	Indiquez sur la zone Heure, l'heure à laquelle vous souhaitez démarrer l'impression.

Impression Hebdomadaire

Ce sont uniquement les mouvements de la semaine (précédant la date du jour) qui sont pris en compte dans les éditions.

-	Indiquez l'heure et le jour (aux zones Heure et le) correspondant au lancement des impressions.

Impression Mensuelle

Ces impressions intègrent uniquement les mouvements du mois (du 1er au 1er du mois suivant) antérieurs à la date que vous saisissez à la zone Générer le. Par exemple, si vous générez l'édition chaînée le 10/03, vous obtenez les états qui intègrent les mouvements compris entre le 01/02 et le 01/03 inclus.
Indiquez également l'Heure d'impression.

Impression à la clôture

Ces éditions, directement liées à la clôture, concernent tous les mouvements compris dans les dates d'exercice (menu DOSSIER, commande Modifier, icone dates d'exercices). Les états principaux comme le grand-livre, la Balance ou les Journaux vous sont proposés par défaut dans la liste des états à imprimer. Vous pouvez en ajouter d'autres ou les supprimer.

L'impression chaînée devient active au lancement de la clôture (menu TRAITEMENTS - Fin d'exercice - Clôture), après validation de l'étape 3 de l'assistant de clôture. Si vous n'avez programmé aucun état, il vous reste la possibilité de les éditer durant la phase de clôture (étape 3).

Impression lors de la déclaration de TVA

Ces impressions prennent en compte la période d'établissement de la déclaration de TVA. Le logiciel vous propose l'édition du Grand-Livre et de la Balance incluant les racines des comptes de TVA paramétrées, par défaut, au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Valeurs par défaut.
L'impression se déclenche lorsque vous générez la déclaration de TVA par l'intermédiaire de l'assistant à partir de l'étape 3 (menu ETATS, commande Déclaration de TVA, Assistant).


Accès

menu ETATS - commande Impressions chaînées

<Alt> <E> - <H>


Visualiser une édition à l'écran
Le mode Aperçu avant impression

Afin que vous puissiez contrôler les résultats avant de lancer l’impression sur papier, vous pouvez obtenir un aperçu avant impression pour les éléments suivants :

Les listes

-	Sélectionnez une des commandes du menu BASES,

-	cliquez sur le bouton [Imprimer],

-	procédez à la sélection des critères à imprimer puis cliquez sur [Ok].

Les grilles de saisie

-	Sélectionnez un des modes de saisie proposés au menu SAISIES,

-	cliquez sur le bouton [imprimer] de la grille de saisie.
A ce niveau, sélectionnez si vous voulez obtenir une impression en euros ou une impression en francs.

Les états

-	Sélectionnez une des commandes du menu Etats (hormis Générateur d'états, Editions chaînées et Etats sauvegardés),

-	cliquez sur le bouton [Aperçu] de la fenêtre de sélection des critères de l'état.

Automatiquement la première page de l’édition est présentée. La page est proportionnelle à la largeur de la fenêtre Aperçu.

D’ailleurs, si vous réduisez ou augmentez cette fenêtre, à l’aide de la souris, vous constatez que la taille de l’édition présentée se modifie également.

Consulter d’autres parties de l’édition de la fenêtre Aperçu

Faire défiler l’édition à l’intérieur de la fenêtre

-	Cliquez sur un des boutons présentés dans l’ascenseur vertical à droite dans la fenêtre.

Réduire et agrandir la page

Dans la barre de titre, vous pouvez modifier le format de l'édition en cliquant sur les icones concernées :

 Pour augmenter l'affichage de l'édition.

 Pour réduire l'affichage de l'édition.

Vous pouvez aussi choisir directement un pourcentage par la zone Zoom.

 Consulter les autres pages de l'édition

Votre édition comporte plusieurs pages et vous souhaitez consulter une page en particulier :

-	cliquez sur le bouton [Aller à] ou activez la commande Aller à la page par le menu CONTEXTUEL,

-	indiquez le numéro de la page que vous voulez voir afficher puis cliquez sur [Ok].

 Imprimer l’édition

-	Cliquez sur cette icone pour éditer votre état. L'édition obtenue correspond à une impression graphique. L'état comporte divers éléments typographiques comme les encadrés, le gras sur les titres, etc.

Par défaut, l'intégralité des pages de l'état est imprimée ; indiquez l'intervalle de pages que vous souhaitez éditer.

-	Si vous voulez plutôt obtenir une édition de type brouillon, imprimez l'état en cliquant sur le bouton [Brouillon] dans les fenêtres de sélection des critères des états.

 Archiver une édition

Lorsque vous consultez un état en mode Aperçu, vous avez la possibilité de le sauvegarder par l'option Sauver sous du menu CONTEXTUEL (clic droit dans la fenêtre de visualisation). Cette option est accessible également en cliquant sur l'icone concernée.

-	Saisissez le nom du fichier sur 8 caractères maximum. L'extension .CRF est automatiquement attribuée au nom du fichier.

-	Validez la sauvegarde de l'état en cliquant sur le bouton [Enregistrer].

Le logiciel procède, par défaut, à l'enregistrement du fichier dans le répertoire du dossier sur lequel vous travaillez. Vous pouvez choisir d'enregistrer ce fichier dans un autre dossier en sélectionnant son répertoire.

Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier], situé dans les fenêtres de sélection des critères des états, ou à partir de la commande Etats sauvegardés du menu ETATS.


Grand-livre
Le Grand-Livre

  Accès	  Voir aussi

Pour chaque édition du grand-livre, le logiciel vous propose d’inclure ou non les comptes soldés, les écritures lettrées, les écritures en brouillard, en simulation. Vous pouvez également obtenir l'affichage des cumuls antérieurs, des sous-classes et des soldes par période. Pour déterminer qu'un compte est soldé, le logiciel prend en compte toutes les écritures et pas seulement celles comprises dans la période indiquée pour l'édition.

-	Cliquez sur le bouton flèche pour obtenir la liste des types proposés :

Global

Dans l’édition globale, les clients et fournisseurs ne seront pas édités en détail, mais en étant centralisés sur un seul numéro de compte, celui mentionné en paramétrage comme étant la racine client ou radical (411 au NPC 82) et fournisseur (401). Le logiciel affichera une ligne globale de débit et une ligne globale de crédit, par journal et par mois.

De la même façon, vous pouvez opérer des centralisations d’édition sur d’autres racines de comptes. Bien entendu, toutes ces centralisations n’affectent que la présentation de l’édition.

Vous avez accès aux racines préparamétrées au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Racines de comptes.

Exemple

Vous pouvez choisir 421 (racine des comptes de personnel) en racine de centralisation d’édition : si vous avez un compte avec racine 421 pour chaque membre de votre personnel, le grand livre global ne vous donnera pas le détail mais uniquement une centralisation sur la racine 421.

Partiel

D'un compte à un autre (plages de comptes) ou d'une classe (ou sous-classe, avec radical de deux caractères contre un pour une classe) à une autre classe (ou sous-classe).

Pour un journal

Cette édition filtre les écritures figurant au Grand-livre, en n’affichant que celles passées dans le journal déterminé. Vous pouvez ne sélectionner qu'en partie les comptes.

Série de comptes

Sélectionnez l'option Série de comptes et cliquez sur le bouton [Série] pour obtenir la fenêtre de paramétrage des comptes. Ainsi, vous obtiendrez exclusivement le Grand-livre des comptes que vous avez indiqués.

Client

Edition de tous les comptes dont le radical est indiqué en racine de compte clients (paramétré au menu Dossier - Modifier - Racines de comptes).

Fournisseur

Edition de tous les comptes dont le radical est indiqué en racine de compte fournisseur (paramétré au menu DOSSIER - Modifier - Racines de comptes).

Racines de TVA

Edition de tous les comptes dont le radical est indiqué en racine de TVA (paramétré au menu DOSSIER - Modifier - Racines de comptes).


Accès

menu ETATS - commande Grand-livre

<Alt> <E> - <G>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'aperçu avant impression

Imprimer l'état


La Balance

  Accès	  Voir aussi

-	Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types proposés :

•	clients

•	fournisseurs

•	pour une classe

•	globale

•	partielle : de compte à compte ou de sous-classe à sous-classe ou d'une classe à une classe.

•	simplifiée : uniquement avec des totaux de sous-classes (radicaux de trois chiffres).

Dans cette édition, les Reports à nouveau, inclus dans les chiffres comptables, sont extraits et présentés dans une colonne séparée, de façon à ce que les colonnes "cumul débit" et "cumul crédit" ne totalisent que les mouvements de l’exercice. Il faut pour cela que les écritures de report à nouveau aient été saisies dans le journal de report à nouveau, indiqué au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Valeurs par défaut.


Accès

menu ETATS - commande Balance

<Alt> <E> - <B>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'aperçu avant impression


Les Journaux

  Accès	  Voir aussi

Le logiciel vous demande le code journal.

-	Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types proposés.

Journal de rapprochement bancaire

Ce journal liste les écritures d’un journal de banque, en incluant ou non, suivant votre choix, les écritures rapprochées et les écritures non rapprochées.

Journal centralisateur

C’est une édition de contrôle qui vous permet de sortir des chiffres de cumuls à reporter au journal côté et paraphé.

Journal centralisateur par mois/journal

Dans cette édition, la présentation est classée d’abord mois par mois puis, à l’intérieur de chaque mois, sont affichés les totaux mensuels des journaux.

Journal centralisateur par journal/mois

Ce journal centralisateur va éditer, pour chaque journal et pour chaque mois de la période demandée, le total des écritures débit et le total des écritures crédit en excluant les écritures au brouillard.


Accès

menu ETATS - commande Journaux

<Alt> <E> - <J>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'aperçu avant impression


Le Brouillard

  Accès	  Voir aussi

L'édition s'effectue pour un journal donné, des écritures non encore validées.

Vous pouvez y inclure les écritures en simulation.

Les écritures de simulation correspondent à un brouillard provisoire similaire au brouillard ordinaire.


Accès

menu ETATS - commande Brouillard

<Alt> <E> - <A>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aperçu avant impression


L'échéancier

  Accès	  Voir aussi

-	Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types proposés :

•	des débiteurs

•	des créditeurs

•	pour un compte

•	global

Seules les écritures ayant une date d'échéance seront prises en compte.

L'édition de l'échéancier liste les écritures classées par date d'échéance, avec des sous-totaux par mois.

Les écritures affichées sont des écritures non lettrées, c'est-à-dire considérées comme non soldées.

Notez

Assurez-vous que le lettrage a été effectué auparavant.


Accès

menu ETATS - commande Echeancier

<Alt> <E> - <E>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aperçu avant impression


La Balance Agée

  Accès	  Voir aussi

Cette édition présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées.

•	en fonction de la date d'échéance.

•	ou en fonction de la date d'écriture.

En fonction de la date d'échéance

A partir du mois que vous indiquez, le logiciel sélectionne toutes les écritures non lettrées dont la date d'échéance est égale ou supérieure au mois que vous avez indiqué.

L'affichage présente les 4 mois qui suivent le mois indiqué. Une colonne globalise les montants dont les échéances sont situées au-delà et enfin une colonne totale regroupant, pour chaque tiers, le total général par mois d'échéance.

En fonction de la date d'écriture

Le logiciel va sélectionner toutes les écritures non lettrées (clients ou fournisseurs) dont la date d'écriture est égale ou antérieure à une date que vous indiquez.


Accès

menu ETATS - commande Balance Agée

<Alt> <E> - <B>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aperçu avant impression


Relance clients
Les Relances Clients

  Accès	  Voir aussi

Cette commande permet d’éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.

Bien entendu, l’utilisation de cette option n’est optimisée que si vous renseignez la zone Date d’échéance lors de la saisie de vos écritures. Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées pour le logiciel.

Ainsi, les factures réellement réglées mais dont les écritures n’ont pas été lettrées apparaîtront dans les relances. A l’inverse, les factures réglées et dont les écritures ont été lettrées n’apparaîtront pas dans les relances.

Le logiciel vous demande tout d’abord : Relance pour les factures non réglées et échues au   /  /  .

Le logiciel éditera une relance pour tous les clients ayant des factures qui n’ont pas été lettrées, et dont l’échéance est située avant la date indiquée, ou non renseignée. Précisez ensuite le compte du client à relancer.

Vous définissez le seuil de relance par rapport à un montant minimal ou par rapport à l'encours client autorisé.

Si vous choisissez cette dernière option, le logiciel éditera les lettres de relance comportant le montant des factures non réglées au-dessus de l'encours autorisé paramétré dans la base Plan Comptable.

Deux modèles de lettres de relance sont proposés.

-	Cliquez sur les flèches pour afficher chaque modèle.

Vous pouvez créer d’autres modèles en saisissant le nom du modèle dans la zone Lettres types puis en tapant les textes de l’en-tête et du pied de page.

-	Confirmez la création de votre modèle en cliquant sur le bouton [Mise à jour].

-	Le bouton [Effacer] supprime le modèle (et donc le texte correspondant) sur lequel le curseur est positionné.

-	Cliquez sur le bouton [Ecran] pour prévisualiser vos relances ou bien lancez directement l’édition en optant pour Imprimante.

Notez

Pour l’impression du nom et de l’adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans le Plan Comptable (menu BASES, commande Plan Comptable, onglet Tiers).


Accès

menu ETATS - commande Relance Clients

<Alt> <E> - <R>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aperçu avant impression


Les mailings

  Accès	  Voir aussi

Cette commande permet de composer des lettres en vue d'édition de mailings.

-	Indiquez la période que vous souhaitez prendre en compte pour le mailing.

-	Précisez, ensuite, la racine de compte incluant les comptes pour lesquels le courrier est destiné.

-	Vous pouvez créer à volonté plusieurs modèles en saisissant le nom du modèle dans la zone Lettres types puis en tapant les textes dans la zone Entête.

-	Confirmez la création de votre modèle en cliquant sur le bouton [Mise à jour].

-	Le bouton [Effacer] supprime le modèle (et donc le texte correspondant) sur lequel le curseur est positionné.

Notez

Pour l’impression du nom et de l’adresse du client, le logiciel utilise les informations que vous avez saisies dans la base Plan Comptable, onglet Tiers.


Accès

menu ETATS - commande Mailing

<Alt> <E> - <M>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aperçu avant impression


Les Encours clients

  Accès	  Voir aussi

En fonction des encours définis dans la base Tiers, l'état Encours clients permet de contrôler la position des encours de :

•	tous vos clients : sélectionnez la zone Global dans la partie Type,

•	d'une partie de vos clients : choisissez le type Partiel puis indiquez l'intervalle des comptes concernés sur la partie Comptes,

•	d'une sélection de clients : il s'agit alors du type Série de comptes.

-	Cliquez sur le bouton [Série] et entrez les comptes concernés en appuyant sur <Entrée> pour activer la ligne.

-	Vous pouvez inclure les écritures en brouillard et en simulation en cochant les zones concernées. Si aucune de ces zones n'est cochée, le logiciel ne prendra en compte que les écritures validées.

-	Cochez la zone Inclure uniquement les clients ayant dépassé l'en-cours autorisé si vous voulez obtenir les clients dont l'en-cours maximal (déclaré dans le Plan Comptable) a été atteint ou dépassé (à l'édition, l'écart apparaîtra sur la colonne Dépassement en valeur). Décochez cette zone pour obtenir, en plus, les clients n'ayant pas dépassé l'en-cours autorisé.

L'option Inclure les clients ayant un en-cours autorisé nul permet de joindre à l'édition les clients pour lesquels il n'y a pas d'encours notifié (zone encours autorisé non renseigné dans le Plan Comptable).

L'édition obtenue comporte les colonnes suivantes :

•	En-cours actuel : indique le solde des écritures du compte dont la date d'écriture est comprise dans la période indiquée.

•	Retard paiement : montant total des factures échues mais non réglées.

•	En-cours autorisé : reprise du montant indiqué dans la fiche Tiers sur la zone Encours autorisé.

•	Dépassement en valeur : correspond à la différence entre l'en-cours actuel et l'encours autorisé.


Accès

menu ETATS - commande Encours clients

<Alt> <E> - <E>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aoerçu avant impression

Les relances clients

Le Plan Comptable


Les bordereaux de remise en banque

  Accès	  Voir aussi

Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement.

Rappel sur les RIB

-	Vous devez préalablement créer un RIB pour chacun de vos comptes bancaires en y indiquant les coordonnées au menu BASES, commande RIB,

-	Puis attacher, à chacun de vos comptes de banques, le RIB qui s'y rapporte dans la base Plan Comptable.

Editer les bordereaux

-	Pour éditer un bordereau de remise en banque, sélectionnez votre banque, l’intervalle de dates, le type de remise (Sur/Hors rayon) puis choisissez le critère d’extraction : type de paiement, numéros de pièce ou de pointage.

Vous pouvez éventuellement cocher la case Imprimer l'entête de la société si vous souhaitez obtenir l'affichage des coordonnées de la société en cours, saisies lors de la création du dossier.

-	Une fois ces choix effectués, cliquez sur le bouton [Extraire].
Le logiciel affiche, sur trois colonnes, les lignes d'écritures remplissant ces conditions.
La colonne Tiré reprend le nom du tiers saisi dans le fichier Tiers.
Le nom de la banque, saisi dans la base RIB, est repris dans la colonne Etablissement.

-	Tapez simultanément sur <Ctrl><I> pour générer l'édition papier du bordereau.

Notez

L'utilisation de cette option ne génère aucune écriture comptable.


Accès

menu ETATS - commande Bordereaux de banque

<Alt> <E> - <O>


Voir aussi

Les éditions - vue d'ensemble

L'Aperçu avant impression

Les RIB

Le Plan Comptable


Les états budgétaires et analytiques

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous avez à votre disposition une série d'états vous permettant d'établir les statistiques et résultats basés sur les codes analytiques affectés au cours de l'exercice.

Etat budgétaire

Grand-livre analytique

Balance analytique

Echéancier

Balance Agée

Etat analytique

Etat budgétaire

Vous pouvez sélectionner les types suivants :

Budgétaire global : pour chaque code budgétaire inclu dans l’édition demandée, le logiciel va calculer :

•	le montant budgété

•	le montant réalisé

•	le montant de l’écart

•	le pourcentage d’écart par rapport au budget.

Les débits sont traduits en chiffres positifs, les crédits en chiffres négatifs.

En conséquence, pensez à affecter en fichier budgets, les budgets de ventes avec des chiffres négatifs.

Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgétaire (premier caractère du code) ce qui permet d'effectuer des regroupements.

Budgétaire partiel : précisez l'intervalle des codes à prendre en compte (du codeXX au code XX, du mois MM/AA au mois MM/AA).

Analytique grand livre partiel

Du code XX au code XX.

Analytique grand livre global

Inclut tous les codes de date à date. Ces deux éditions sont similaires à celles du grand-livre de la comptabilité générale mais sont classées d’abord par code analytique et budgétaire avant le sous critère de tri : compte de comptabilité générale.

Balance analytique

Même analogie avec la comptabilité générale. Contrairement au grand-livre, vous n’aurez pas, pour la balance, le détail des écritures, mais uniquement des cumuls et soldes, par code analytique et compte de comptabilité générale.

Echéancier analytique, balance âgée analytique

Ces deux éditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux écritures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut être utile dans le cas d’une entreprise ayant plusieurs secteurs d’activité bien distincts et voulant connaître la part qui revient à chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs.

Etat Analytique

Cet état est une balance qui vous donne, pour chaque compte de la comptabilité générale, le total affecté à ce compte par code analytique.


Edition de TVA
Déclaration de TVA assistée

  Accès

Vous pouvez générer la déclaration de TVA via l'assistant. Vous avez le choix entre :

Effectuer une nouvelle déclaration

-	Cochez l'option Effectuer une nouvelle déclaration.

Etape Définition de la période et sélection des écritures

-	Renseignez la période.

-	Vous pouvez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation.

-	Ajoutez éventuellement un commentaire.

-	Cliquez sur le bouton [Suivant].

Etape Editions et préparation de contrôle

Par défaut, les éditions Grand-livre, balance des comptes et racines de TVA vont être imprimées. Si vous voulez ajouter d'autres états, cliquez sur le bouton [Paramétrage des éditions de préparation et de contrôle].

-	Pour activer l'impression des états, cochez la zone Impression des éditions de contrôle active.

Etape Calcul des montants des opérations réalisées

-	Vous pouvez consulter le paramétrage affecté à chaque rubrique de la déclaration en cliquant sur les icones situées en face de chacune d'elles. Vous obtenez le détail des écritures.

-	Cliquez sur [Ok] pour revenir à l'assistant de TVA.

-	Procédez aux autres vérifications de paramétrage en cliquant sur le bouton [Suivant].

Etape Edition de la déclaration de TVA

A partir de l'aperçu avant impression, vous pouvez valider la déclaration en cochant la zone Valider cette déclaration.

Reprendre votre travail précédent

Si vous voulez revenir sur la déclaration en cours, dans l'étape 1, cochez l'option Reprendre votre travail précédent.

Le logiciel vous demande alors si vous voulez recalculer la déclaration.

Visualiser/corriger une déclaration validée

Si vous voulez revenir sur une déclaration déjà effectuée, dans l'étape 1, cochez l'option Visualiser/corriger une déclaration validée.

Sélectionnez la déclaration que vous voulez visualiser dans la zone au bas de l'étape 1.

Cliquez sur le bouton [Suivant].

Choisissez ensuite si vous voulez visualiser la déclaration ou effectuer des modifications en cliquant sur le bouton [Visualiser] ou le bouton [Corriger].

Effacer la dernière déclaration en cours

Dans l'étape 1, cochez l'option Effacer la dernière déclaration en cours.

Annule les données de la déclaration en cours.

-	Confirmez l'effacement des données en cliquant sur [Ok].

Vérifier le paramétrage

Pour parvenir directement au paramétrage de la déclaration de TVA, dans l'étape 1, cochez l'option Vérifier le paramétrage.

Vous accédez au détail du paramétrage de TVA effectué lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier les éléments.


Accès

menu ETATS - commande Déclaration de TVA, Assistant

<Alt> <E> - <D> <A>


Supprimer les écritures bloquées en grille de saisie
Les écritures "bloquées"

  Accès

Rappel des valeurs d'une écriture

Dans la liste des écritures, la lettre présentée dans la colonne Val., indique l'état dans lequel se trouve une écriture :

B	l'écriture est enregistrée en brouillard, c'est-à-dire conservée de manière provisoire en vue d'être modifiée,

V	l'écriture est validée, c'est-à-dire définitivement enregistrée en comptabilité,

S	l'écriture est enregistrée dans un brouillard de simulation, c'est-à-dire conservée momentanément afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable ou pour élaborer des situations intermédiaires,

L	l'écriture est bloquée temporairement en grille de saisie.

Les écritures "bloquées" dites en L

Vous pouvez quitter une grille de saisie sans que celle-ci soit, pour autant, vide de toute écriture. Dans ce cas, l'écriture en question est considérée comme "lockée", c'est-à-dire bloquée temporairement en grille de saisie.
L'ensemble de ces écritures, dites en L, apparaît dans la liste des écritures au même titre que les autres.
Cet état intermédiaire est rappelé dans la colonne Val. par la lettre L (également représenté par la couleur verte dans les écritures).

Origine des écritures "bloquées"

Il est conseillé de supprimer les écritures "bloquées" en modifiant leur état ou en les effaçant définitivement de la grille, dans les cas suivants :

•	Si vous procédez à l'importation d'un dossier provenant d'une version de Ciel Compta antérieure à la version 5 et contenant des écritures "bloquées", celles-ci seront automatiquement reprises dans leur état d'origine.

•	Si vous constatez une différence comptable dans l'édition du Grand-Livre et de la Balance.

Imprimer l'état Ecritures "bloquées"

Afin de contrôler l'existence d'écritures bloquées dans votre comptabilité, vous disposez, dans le générateur d'états (menu Etats, commande Générateur d'états), de l'état préparamétré ETAT DES ECRITURES LOCKEES.

•	Si aucune écriture lockée n'apparaît au résultat de l'état, il est inutile d'effectuer les opérations de recherche et de modification détaillées ci-après.

•	Au contraire, si l'état affiche, une liste d'écritures bloquées, leur recherche et la modification de leur valeur est préférable.

Rechercher les écritures en L

Une recherche avancée sur les écritures doit être effectuée pour un dossier.

-	A partir de la liste des écritures, cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.

-	Saisissez directement le nom de la requête de recherche, par exemple Ecritures en L.

-	Dans la grille, double-cliquez sur la case de la colonne Val. Pour parvenir à cette colonne, utilisez l'ascenseur horizontal de la liste.

-	Dans la fenêtre Choix des conditions, placez le curseur sur la colonne Condition et la ligne Critère 1.

-	Sélectionnez, en cliquant sur le triangle de sélection, la condition Egal.

-	Placez le curseur à la colonne Valeur 1 et inscrivez L.

-	Cliquez sur [Ok].

-	A ce stade, sauvegardez les critères définis en cliquant sur le bouton [Enregistrer]. Cette requête sera ainsi disponible à tout moment en cliquant sur l'onglet [Recherches enregistrées].

-	Afin de visualiser et de vérifier le résultat de la requête, cliquez sur le bouton [Ok]. S'affichent alors toutes les écritures "bloquées" contenues dans votre dossier.

-	Si vous n'avez pas imprimer l'état Ecritures bloquées accessible dans le générateur d'états, vous pouvez éditer le résultat en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Imprimer] puis en choisissant l'option Impression rapide.

Modifier les écritures en L

-	Assurez-vous que toutes les grilles de saisie soient vides puis ouvrez la grille de saisie au kilomètre (menu : Saisies - Saisie kilomètre).

-	Ouvrez la liste des écritures (clic droit puis Ecritures).

-	Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherches enregistrées.

-	Sélectionnez la requête nécessaire, Ecritures en L dans notre exemple, et cliquez sur [Ok].

-	Double-cliquez sur la première écriture de la liste afin de la rappeler en grille de saisie.

-	A ce stade, vous pouvez supprimer l'écriture, la modifier puis la basculer en brouillard, en simulation ou directement la valider.


Accès

menu Saisies - commande Liste des écritures

<Alt> <S> - <L>


Transfert de données

Voici le procédé vous permettant d'échanger des données :

•	d'une société à une autre

•	ou d'un poste à un autre (d'un micro-ordinateur à un autre).


Générateur d'états
Le Générateur d'états : vue d'ensemble

Outre les états préparamétrés qu'il vous propose, le générateur vous permet de concevoir entièrement vos propres documents.

Cependant, nous tenons à vous signaler que la création d'un état s'adresse plus particulièrement aux utilisateurs avertis, le principe étant de découper votre document en sections et d'y insérer les informations souhaitées. Des critères de tri, des filtres et des fenêtres pourront y être ensuite ajoutés.

Les modèles ainsi créés sont stockés sur le disque dur dans un sous-répertoire ETATS du logiciel.

Imprimer les états prédéfinis

 Visualiser un état avant impression

 Lancer l'impression d'un état

 Liste des états prédéfinis

Créer vos propres états

Pour obtenir de l'aide, cliquez dans le schéma, sur les zones concernées, dès l'apparition de


Liste des états du générateur
Liste des états prédéfinis

  Accès	  Voir aussi

La fenêtre suivante présente la liste des états préparamétrés fournis dans le générateur d'états.

Vous disposez des états prédéfinis suivants :

•	Balance rapide

•	Etat des chéquiers

•	Etiquettes des tiers

•	Grand-livre avec date d'échéance
Cet état (GDECH.FPC) permet d'éditer un Grand-livre trié par date d'échéance. Cette édition ne concerne que les écritures ayant une date d'échéance.

•	Grand-livre/mois

•	Journal trié par N° de compte
L'état JNAL.FPC présente les journaux triés par N° de compte. Indiquez un intervalle de dates puis le code journal. Si vous n'indiquez aucun code journal, tous les journaux seront pris en compte pour l'édition.

•	Liste des journaux

•	Liste des tiers

•	Regroupement des comptes pour les liasses
Ces états présentent les regroupements des comptes pour les liasses 2050 à 2053, 2033A et 2033B, 2035B. Ils se nomment respectivement "2050.FPC", "2033.FPC" et "2035.FPC".

Notez

Les états Balance rapide, Grand-livre avec échéances, Grand-livre/mois et Journal trié par
N° de compte sont proposés également sans encadrement.

Créer un état

Modifier un état

Supprimer un état

Dupliquer un état

Visualiser un état avant impression

Imprimer un état

Définir les relations entre fichiers


Voir aussi

Vue d'ensemble du générateur


Accès

menu EDITIONS - commande Générateur d'états

<Alt> <E> <G>


Création d'un état du générateur
 Créer un état

Cette commande ouvre une fenêtre permettant de saisir le nom de fichier du nouvel état. Celui-ci aura automatiquement pour extension .FPC

Vous pouvez également renseigner la zone [Description] qui contiendra un bref résumé du contenu de l'état.

Définir les relations entre fichiers


Modifier un état du générateur
 Modifier un état

  Voir aussi

Cette commande vous permet d'accéder à la fenêtre de travail du générateur afin de modifier les paramètres d'un état existant.

Pour modifier un état

-	sélectionnez dans la liste, l'état correspondant,

-	cliquez sur le bouton [Modifier].

Notez...

Vous pouvez également double-cliquer sur l'état concerné pour l’ouvrir.
Apportez les modifications nécessaires puis sauvegardez l'état par le menu FICHIER - Sauvegarde de la fenêtre de travail du générateur.


Voir aussi

Concevoir un état

Sauvegarde des états


Supprimer un état du générateur
 Supprimer un état

Cette commande supprime l'état sélectionné dans la liste.

Pour supprimer un état

-	sélectionnez dans la liste, l'état à supprimer,

-	cliquez sur le bouton [Supprimer].

-	Compte tenu de l’effet irréversible de la commande, le programme vous demande de confirmer cette suppression.
Si tel doit être le cas, cliquez sur [Oui].


Dupliquer un état du générateur
 Dupliquer un état

  Voir aussi

Cette commande permet de créer un état en récupérant intégralement le paramétrage d'un état existant sélectionné.

Dans la liste des états prédéfinis, sélectionnez l'état que vous souhaitez dupliquer puis cliquez sur le bouton [Dupliquer].

-	Comme pour la création, nommez le nouvel état sur la zone Nom de fichier.

-	Changez éventuellement la description reprise automatiquement de l'état dupliqué.

-	Confirmez la duplication en cliquant sur [Créer].

L'état dupliqué apparaît dans la liste des états prédéfinis. Pour modifier le contenu de cet état, utilisez le bouton [Modifier] ou double-cliquez directement sur l'état concerné dans la liste.


Visualiser un état du générateur avant impression
 Visualiser un état avant impression

Cette commande permet d'obtenir, à l'écran, le contenu de l'état tel qu'il apparaîtra à l'impression.

Vous devez renseigner certaines valeurs selon l'état que vous souhaitez obtenir ; ces valeurs peuvent concerner l'intervalle de dates dans le cas, par exemple, de l'état prédéfini "Etat analytique" ou encore  le N° de mouvement s'il s'agit du modèle "Note d'honoraires".

L'écran de visualisation vous indique le nombre de pages et d'enregistrements que contient l'état affiché.

Au menu FICHIER, vous disposez des commandes suivantes :

-	Si vous souhaitez vous rendre sur une page précise du document, sélectionnez la commande Aller à du menu FICHIER puis indiquez le numéro de page concerné.

-	La commande Aperçu permet d'effectuer un zoom sur la page de l'état.
La commande Imprimer lance l'édition de l'état ; indiquez simplement l'intervalle des pages concernées.


Imprimer un état du générateur
 Imprimer un état

  Voir aussi

Avant de lancer l'édition...

Nous vous conseillons de vérifier les paramètres d'impression en effectuant les manipulations suivantes :

-	dans la liste des états prédéfinis, sélectionnez l'état à éditer puis appuyez sur le bouton [Modifier],

-	sélectionnez, ensuite, la commande Paramètres globaux du menu FICHIER,

-	contrôlez les marges définies par défaut sur la partie Marges (en pouces).
Si l'état doit être édité sur du papier préimprimé, cochez la case Calage d'impression.

L'option Imprimer l'entête de rapport avant l'entête de section permet, quelque soit l'ordre de positionnement des sections sur le document, d'imprimer en premier, la page d'entête de rapport de l'état.

-	Appuyez sur [OK] pour enregistrer les modifications apportées.

Vous pouvez également faire appel à la commande Imprimante du menu FICHIER ; elle vous permet de configurer l'impression (choix de la taille du papier, orientation des pages).

Une fois tous ces paramètres contrôlés, quittez la page de travail du générateur par la commande Quitter du menu FICHIER puis confirmez la modification de l'état par [Ok].

Lancer l'édition...

A partir de la fenêtre Liste des états prédéfinis, sélectionnez l'état à éditer puis appuyez sur le bouton [Imprimer].

-	Vous devez renseigner certaines valeurs selon l'état que vous souhaitez obtenir ; ces valeurs peuvent concerner l'intervalle de dates dans le cas, par exemple, de l'état prédéfini "Etat analytique" ou encore  le N° de mouvement s'il s'agit du modèle "Note d'honoraires".


Voir aussi

Visualiser un état avant impression

Vue d'ensemble du générateur


 Définir les relations entre fichiers

  Voir aussi

Le générateur d'états permet de travailler sur les dossiers d'un ou plusieurs fichiers. Si vous travaillez sur un seul fichier, celui-ci se nomme fichier maître.

Si vous travaillez sur plusieurs fichiers, il est nécessaire de définir un fichier principal : le Fichier maître et un ou plusieurs fichiers annexes : les Fichiers dépendants.

Pour que l'analyse des données fonctionne correctement, ces fichiers doivent être liés par des champs communs aux champs maîtres et champs dépendants.

Afin d'obtenir des informations correctes sur chacun des fichiers, il est important de comprendre le rôle des fichiers mis en relation :

•	Fichier maître : rôle d'en-tête ; fichier sur lequel le champ clé est un identifiant unique (une seule occurence sur le fichier à condition qu'il y ait au moins un fichier mis en relation).

•	Fichier dépendant 1 : rôle de ligne(s) ; fichier sur lequel le champ clé peut avoir plusieurs occurences sur le fichier.

•	Fichier dépendant 2 : rôle d'information ; fichier pour lequel la clé doit être unique (une seule occurence sur le fichier).

Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez les fichiers pour lesquels vous souhaitez extraire les données.

 Les champs maître, fichiers et champs dépendants ne sont accessibles que lorsque la zone "Fichier maître" est renseignée.

-	Définissez dans un premier temps, le fichier "Maître" ; pour accéder aux tables des champs, utilisez les boutons liste situés aux extrémités des zones.


Voir aussi

Définir les champs

Vue d'ensemble du générateur


Critères de sélection d'un état du générateur
Critères de sélection

  Accès

Cette option vous permet d'indiquer éventuellement des filtres de sélection pour la conception du rapport. A ce niveau, le filtre ainsi défini porte sur l'intégralité du document. Cependant, des filtres du même type peuvent ne porter que sur une partie (section) du document.

Exemple

On souhaite obtenir la liste des clients ou des fournisseurs dans notre rapport.

La réalisation de cette édition passe par plusieurs étapes :

Demander à l'utilisateur d'opérer un choix entre les clients et les fournisseurs au moment de la visualisation écran de l'état (bouton [Ecran]).

N'accepter que les réponses correspondant au choix proposé et travailler uniquement sur les codes clients ou fournisseurs

Interpréter la réponse et effectuer le traitement pour la visualisation écran.

Pour concevoir une fenêtre, procédez de la façon suivante :

-	Créez un champ utilisateur "CLIENT_OU_FOURNISSEURS" (menu : CHAMPS, Table des champs utilisateurs, Créer).

-	Indiquez le texte de la fenêtre : sélectionnez le menu Champs - commande Table des champs utilisateurs, Modifier.

-	Choisissez le champ "CLIENTS_OU_FOURNISSEURS", puis cliquez sur [OK]. Saisissez alors le texte : "Tapez C pour clients, F pour fournisseurs".

-	Procédez ensuite à la mise en place du filtre global (menu : FICHIER - Filtres).

Cette expression signifie "n'afficher que les codes dont les deux premiers caractères commencent par 40 ou 41, ou les codes Clients ou Fournisseurs".

IF. : bouton Opérateurs

UPPER : bouton Fonctions

DLG->CLIENTS_OU_FOURNISSEURS : bouton Utilisateurs

LIGNES->COMPTE : bouton Données

= : bouton Opérateurs, ...


Paramètres globaux

  Accès	  Voir aussi

Lorsque vous sélectionnez cette option, la fenêtre qui s'affiche comporte les paramètres par défaut de votre document. Si vous souhaitez modifier certains paramètres généraux, il vous suffit de cochez les options correspondantes.

La zone Nom du rapport correspond au chemin d'accès du fichier.

-	Choisissez le type de format de date qui s'affichera dans le rapport :

•	DD/AA/YYYY

•	DD/AA/YY

-	Vous pouvez choisir l'unité de mesure des règles (en centimètres, en pouces) ou ne pas les faire apparaître en cochant l'option Cachées.

-	Les zones suivantes concernent le paramétrage destiné à l'impression des états.
Les marges (en pouces) sont définies par défaut ; vous pouvez les modifier.
Si l'état doit être édité sur du papier préimprimé, cochez la case Calage d'impression.
L'option Imprimer l'entête de rapport avant l'entête de section permet, quelque soit l'ordre de positionnement des sections sur le document, d'imprimer en premier, la page d'entête de rapport de l'état.


Voir aussi

Critères de sélection


Accès

menu FICHIER - commande Paramètres globaux

<Alt> <F> <R>


Accès

menu FICHIER - commande Filtres

<Alt> <F> <F>


Voir aussi

Imprimer un état


Etablir les sections d'un état du générateur
Etablir les sections

 Insérer une section

 Modifier les paramètres d'une section

 Travail sur une section

Schéma de la structure du document défini par "Sections"


Insérer une section

  Accès	  Voir aussi

Lorsque vous sélectionnez cette option, la liste de toutes les sections disponibles (que vous n'avez pas encore utilisées) apparaît.

-	Choisissez celle que vous souhaitez insérer dans votre document.

-	Indiquez ensuite le nom du champ qui sera utilisé comme critère de tri au sein de cette section.

La section s'insère automatiquement dans votre document.


Voir aussi

Modifier les paramètres d'une section

Travail sur une section (tris, ruptures, filtres)


Accès

menu SECTION - commande Nouvelle

<Alt> <S> <N>


Accès

menu SECTION - commande Editer

<Alt> <S> <E>


Modifier les paramètres d'une section

  Accès

Une fois que vous avez placé une section dans votre document, vous pouvez en modifier certains paramètres :

Imprimer les titres à chaque nouvelle page

Si vous cochez l'option, le titre de la section sera imprimé sur chaque page. Cette option est particulièrement utile si vous éditez un rapport clients contenant de nombreuses écritures.

Notez..

Cette option est accessible uniquement pour une section de type "En-tête".

Compression de l'espace

Ces deux options vous permettent de déterminer un espace avant ou après chaque donnée du rapport.

Nombre d'enregistrements sur la largeur

Notez...

Cette option est accessible uniquement pour une section de type "Détail" (section "Détail" comporte le détail de vos enregistrements). D'autre part, elle n'est pas accessible si votre document comporte plusieurs sections "Détail".

Si vous souhaitez obtenir plusieurs enregistrements par page, spécifiez le nombre désiré dans cette zone.


Travail sur une section

Selon la section sur laquelle vous êtes positionné, vous avez la possibilité d'effectuer certaines opérations :

 Tris

 Ruptures

 Filtres

Tris

Cette option est accessible uniquement pour une section du type "En-tête de section". Elle permet de modifier le nom du champ qui sert de référence de tri pour la section, grâce au bouton Champs qui vous permet d'accéder au fichier correspondant.

Ruptures

Cette option fonctionne sur le même principe que l'option Tris et n'est accessible que pour une section du type Entête. D'une manière générale, le fonctionnement de cette option est identique à l'option Tris. Si vous souhaitez définir un critère de rupture, vous aurez alors accès aux fichiers "Données" et "Calculs".

Filtres

Cette option vous permet de définir des conditions de filtre sur votre extraction. Son fonctionnement est identique à l'option de filtre globale (Critères de sélection) mais ne porte dans ce cas que sur la section concernée. Saisissez une formule à l'aide des boutons "Données", "Système", "Utilisateur", "Fonctions" et "Opérateurs". Les données pour lesquelles la condition s'avère FAUSSE au moment de l'extraction ne seront pas imprimées.


Mise en forme d'un état du générateur
Mise en forme du document

Les outils disponibles dans la page de travail du générateur vont vous permettre d'agrémenter votre état de zones de textes, de lignes, d'images...

 Déterminer les libellés

Cette option consiste à ajouter des zones de texte sur l'état en cours d'élaboration.

Par la suite, des attributs tels que souligner, encadrer, centrer ou aligner le texte peuvent être appliqués à ces zones.

 Placer une ligne

Vous pouvez utiliser les lignes pour distinguer les différentes parties d'un document.

 Insérer une image

Cette option permet de placer sur l'état, une image, soit par l'utilisation du copier-coller, soit par sélection des fichiers (.BMP) à partir du disque dur, d'un CD-Rom ou d'une disquette. Vous pouvez, par exemple, personnaliser votre document en y insérant, tout simplement, le logo de votre société.

Manipulation des objets dans le document

 Sélectionner un ou plusieurs objets

 Positionner les objets

 Organiser l'espace de travail

Cette option permet d'agrandir et de réduire horizontalement ou verticalement la taille de votre rapport.


Accès

menu LIBELLES - commande Créer

<F9>


Déterminer les libellés

  Accès

Vous pouvez définir une zone de texte pour appliquer, par exemple,  un titre à votre état.

-	Après avoir cliqué sur l'icone Texte de la palette (ou menu : Libellés - Créer), placez la zone délimitée dans votre document.

-	Cliquez dans la case d'édition située en haut à gauche de la page de travail du générateur (ou menu Libellés - Editer) puis saisissez votre texte.

Pour que le libellé ainsi saisi s'affiche dans la zone de texte que vous avez définie, cliquez dans le document, à l'extérieur de la zone délimitée.

Notez...

La taille de la zone de texte est proportionnellement ajustée à la longueur du texte saisi.

Les paramètres suivants peuvent être attribués aux zones Libellés comme aux zones Champs.

Ces options sont toutes accessibles par le menu EDITION du générateur.

 Les attributs typographiques

 Les encadrements et soulignements

 Position du texte à l'intérieur d'une zone délimitée

 Centrer le texte dans le document

 Appliquer un fond


Les attributs typographiques

-	Cliquez sur le texte concerné (libellé ou champ).

-	Sélectionnez le menu EDITION - Polices.
Une fenêtre apparaît contenant les paramètres police, style, taille et effets.

-	Vous pouvez choisir le caractère dans la partie Polices. Ces polices existent en différents corps (mesuré en points) et différents styles.

-	Pour modifier rapidement l'aspect du texte, sélectionnez une ou plusieurs options de liste Style (exemple : Gras et Italique).

-	Pour mettre en évidence une phrase, un titre, utilisez le gras, l'italique ou cochez l'option souligné de la partie Effets.

-	Le style barré peut être utilisé pour montrer qu'un texte a été supprimé, par exemple, dans un document de type contrat.


Les encadrements et soulignements

Si vous souhaitez encadrer ou souligner un libellé ou un champ, procédez de la façon suivante :

-	Cliquez sur le texte concerné.

-	Sélectionnez le menu EDITION - Bordures.

Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez les paramètres de vos bordures :

-	Pour obtenir l'encadrement complet de votre texte, il faut que les quatre options Gauche, Droit, Haut et Bas soient cochées.

Vous pouvez appliquer ensuite différents styles à l'encadré (Solide, Traits, Pointillés, Traits et points) et définir l'épaisseur des lignes que vous voulez obtenir.

La couleur des lignes peut être changée par le bouton [Couleur].


Position du texte à l'intérieur d'une zone délimitée

Vous pouvez agir sur la position horizontale et verticale du texte à l'intérieur de la zone délimitée.

-	Cliquez sur le texte concerné (champ ou libellé).

-	Sélectionnez le menu EDITION - Position du texte.

-	Cochez les cases correspondant aux paramètres d'alignement que vous souhaitez appliquer à l'intérieur de la zone de texte.


Centrer le texte dans le document

Une zone de texte peut être centrée sur la ligne par rapport au document.

-	Cliquez sur le texte concerné (champ ou libellé).

-	Sélectionnez le menu EDITION - Centrer.


Appliquer un fond

-	Cliquez sur le texte concerné (champ ou libellé).

-	Sélectionnez le menu EDITION - Fond.

-	Cochez l'option Peindre le fond pour avoir accès aux options de la partie Type de remplissage.

-	Cliquez sur le bouton [Couleurs] puis sélectionnez la couleur de fond.
En plus de l'application d'une couleur, le fond peut être agrémenté d'une trame. cochez l'option correspondante.


Placer des lignes sur un état du générateur
Placer des lignes

  Accès

Cette option permet de placer des lignes sur votre état.

-	Disposez ce nouveau champ dans votre document.

-	Vous pouvez appliquer différents styles au trait que vous venez de créer, soit en double-cliquant dessus, soit par le menu LIGNES - Editer.

La fenêtre contenant les différents paramètres apparaît. Indiquez alors l'angle, le style, l'épaisseur ainsi que la couleur du trait que vous souhaitez affecter à la ligne.


Accès

menu LIGNES - commande Créer

<Ctrl> <F9>


Insérer une image sur un état du générateur
Insérer une image

  Accès	  Voir aussi

Cette option permet de placer, indépendamment des libellés et des champs, une image. Vous disposez de deux méthodes d'insertion :

•	Soit au moyen d'un copier-coller

•	Soit par la recherche d'une image existante, au format BMP, dans un fichier.

A partir d'un copier-coller

Pour transférer une image dans le générateur, vous pouvez exécuter ce que l'on appelle couramment un copier-coller.

-	A partir de l'application sur laquelle se trouve l'image à transférer (par exemple Microsoft Paint), sélectionnez l'option Copier. Vous pouvez également utilisez simultanément les touches <Ctrl> et <Inser> ; cette action va positionner temporairement l'image dans le presse papier de Windows.

-	Revenez sur votre page de travail dans le générateur d'état puis sélectionnez le menu IMAGES - Presse-papiers. Le pointeur de la souris prend alors la forme d'une croix (entourée d'un rectangle en pointillé qui délimite l'image).

-	Faites glisser la souris jusqu'à l'endroit désiré puis cliquez pour fixer l'image sur le document.

A partir d'un fichier .BMP existant

-	Sélectionnez le menu IMAGES - Disque...

-	Placez-vous sur le répertoire du disque dur dans lequel se situe l'image que vous souhaitez placer sur votre document.

-	Sélectionnez ensuite, dans la liste, l'image concernée (format BMP). Le pointeur de la souris prend alors la forme d'une croix (entourée d'un rectangle en pointillé qui délimite l'image).

-	Faites glisser la souris jusqu'à l'endroit désiré puis cliquez pour fixer l'image sur le document.


Voir aussi

Les encadrements et soulignements

Centrer la zone dans le document

Organiser l'espace de travail


Accès

menu IMAGES - commande Presse-papiers

<Alt> <F7> ou

menu IMAGES - commande Disque

<Alt> <F8>


Organiser l'espace de travail du générateur
Organiser l'espace de travail

Vous avez la possibilité d'agrandir / réduire horizontalement ou verticalement la taille de votre rapport en fonction d'une zone définie au préalable avec la souris.

Déplacer horizontalement

A partir d'une zone délimitée, cette option permet de déplacer les éléments vers la droite.

-	Déterminez une zone vide avec la souris (sous forme de rectangle à l'écran) entre 2 éléments horizontaux.
La taille du rectangle représentera la distance de l'espacement qu'il y aura de part et d'autre des éléments.

-	Sélectionnez le menu EDITION - Taille du rapport - Agrandir horizontalement.

Déplacer verticalement

Cette option fonctionne de la même manière que l'agrandissement horizontal mais les éléments sont décalés vers le bas (menu Edition - Taille du rapport - Agrandir verticalement).

Notez...

L'agrandissement de l'espace s'effectue proportionnellement à la taille du rectangle que vous avez dessiné.

Réduire horizontalement

Cette option permet de réduire l'espace entre les objets.

-	Déterminez votre zone rectangulaire.

-	Sélectionnez les options EDITION - Taille du rapport - Réduire horizontalement.

Les éléments à droite du rectangle sont décalés vers la gauche.

Réduire verticalement

Cette option fonctionne de la même manière que la réduction horizontale.

Cependant, vous devez définir la zone rectangulaire entre 2 éléments verticaux. Les objets situés en dessous sont alors décalés vers le haut.


Sélectionner les objets d'un état du générateur
Sélectionner un ou plusieurs objets

Un objet

Pour sélectionner un objet, il vous suffit de cliquer dessus (les pointillés entourent l'objet).

Plusieurs objets

Vous devez établir un rectangle autour de ces objets. Procédez de la façon suivante :

-	Positionnez le curseur à l'endroit où vous souhaitez commencer votre rectangle puis cliquez sur votre souris.

-	Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-le jusqu'à ce que les objets concernés soient tous inclus dans le rectangle.

-	Relâchez le bouton de votre souris. Vous constatez alors qu'un rectangle rouge s'est formé autour des objets sélectionnés.

Si vous souhaitez ajouter ou supprimer un élément à votre sélection :

-	utilisez les "poignées", placées à divers endroits du rectangle, pour réduire ou agrandir la zone de sélection.

-	ou cliquez sur un élément en maintenant la touche [Shift] enfoncée. L'objet est alors inclus dans votre sélection.


Positionner les objets d'un état du générateur
Positionner les objets

  Accès	  Voir aussi

Ces différentes options  vous permettent de placer tous les objets de votre document de manière précise.

Après avoir sélectionné plusieurs objets, vous pouvez effectuer :

•	un alignement horizontal sur le haut

•	un alignement horizontal sur le bas

•	un alignement horizontal sur le milieu

•	un alignement vertical à gauche

•	un alignement vertical à droite

•	un alignement vertical au centre

•	un alignement horizontal ne peut être efficace que si les objets sont de même hauteur.

Vous pouvez également opter pour :

•	un espacement égal entre les objets horizontaux

•	un espacement égal entre les objets verticaux.

En ce qui concerne la taille des cellules, vous pouvez les équilibrer :

•	sur la hauteur

•	sur la largeur

L'option Défaire  vous permet d'annuler la disposition que vous venez d'effectuer.


Voir aussi

Sélectionner un ou plusieurs objets


Accès

menu ARRANGER

<Alt> <A>


Définir les champs d'un état du générateur
Définir les champs

  Voir aussi

Vous avez la possibilité d'insérer quatre types de champs :

•	Données

•	Calculs

•	Systèmes

•	Utilisateurs

Ces champs se différencient par la nature de ce qu'ils contiennent et la position qu'ils occupent logiquement sur un état.

 Données

Un champ de données de type texte sera représenté à l'écran par les caractères "xxxx". Pour un champ de données de type numérique, la représentation à l'écran sera "9999,9999".

 Calculs

Cette option permet de créer des formules sui seront insérées dans le document. Ces formules se composent des éléments Données, Systèmes, Utilisateurs.

 Systèmes

Cette fenêtre comporte des informations telles que la date, le N° de page, le N° d'enregistrement.

 Utilisateurs

Un champ utilisateur permet, par l'intermédiaire d'une fenêtre, de poser une question à l'utilisateur au moment de l'extraction des données. Demander par exemple, pour quelle plage de dates, l'utilisateur souhaite effectuer son édition.


Champs de type "Données"
Les champs de type DONNEES

  Accès	  Voir aussi

La fenêtre qui s'affiche contient la liste de tous les champs pouvant être utilisés dans le document.

-	Sélectionnez le champ concerné puis cliquez sur [Ok].

-	Cliquez à nouveau, dans le document, afin de placer le champ.

Pour modifier les paramètres du champ, double-cliquez à l'intérieur du champ ou sélectionnez le menu CHAMP - Editer un champ.

Une fenêtre rappelant le nom du champ s'affiche. Vous pouvez intervenir sur les critères suivants :

Césure

•	couper le texte : cette option a pour but de couper le texte qui dépasse du champ.

•	couper au mot : cette option coupe le texte au mot précédent.

Lorsque vous cochez une de ces options, vous avez la possibilité de cocher également l'option Nombre de lignes variable. Celle-ci a pour but de définir un nombre libre de caractères dans le champ.

Capitales

-	Cochez  éventuellement une des options proposées si vous souhaitez appliquer un des attributs Passe en capitales, Passe en capitales la première lettre ou Passe en minuscule le texte.

Code barre : pour ne pas voir apparaître le code identifiant le champ, cochez cette case.

Exemple

"xxxx" pour du texte


Voir aussi

Vue d'ensemble du générateur


Accès

menu CHAMPS - commande Insérer un champ - Données


Champs de type "Calculs"
Les champs de type CALCULS

  Accès	  Voir aussi

-	Nommez le nouveau champ Calcul puis cliquez sur [Ok].

-	Définissez la formule à l'aide des fonctions.

-	Cliquez dans le document pour placer le champ.

Pour modifier les paramètres, double-cliquez à l'intérieur du champ (ou sélectionnez le menu Champ, Editer un champ ou Editer une expression).

Pour un champ de type Numérique ou Double, vous pouvez déterminer :

Le signe pour un symbole positif ou négatif

Prenons deux exemples pour expliquer le fonctionnement de ces 4 cases d'options :

Exemple 1

Si vous souhaitez que les valeurs négatives apparaissent entre parenthèses, indiquez "(" dans la case "Préfixe" et ")" dans la case "Suffixe". En revanche, si vous souhaitez que seul le signe "-" précède votre montant, indiquez "-" dans la case "Préfixe" et aucun paramètre dans la case "Suffixe".

Exemple 2

Si vous souhaitez que les valeurs positives apparaissent entre parenthèses, indiquez "(" dans la case "Préfixe positif" et ")" dans la case "Suffixe positif". En revanche, si vous ne souhaitez indiquer aucun signe pour un montant positif, laissez ces deux mêmes options vides.

-	Déterminez le Nombre de décimales après la virgule.

-	Indiquez le symbole de la devise monétaire : (£, $, Fr ...)

-	Cochez le critère de sélection pour les valeurs nulles :

•	Ne pas les afficher

•	Combler

•	Utiliser la virgule

Puis les deux options suivantes ne sont disponibles que pour des sections de type "Pied de page" ou "Pied de section" :

•	les champs que vous voulez additionner : totaux, moyenne, maximum, minimum...

•	garder les valeurs : en général, lorsque vous imprimez un résultat, le montant n'est pas conservé. Cette option cochée vous permet de conserver les valeurs après impression.


Accès

menu CHAMPS - commande Insérer un champ - Calculs


Voir aussi

Liste des opérateurs

Liste des fonctions

Table des champs utilisateurs

Vue d'ensemble du générateur


Champs de type "Utilisateurs"
Les champs de type UTILISATEURS

  Accès	  Voir aussi

Pour accéder cette option, vous devez définir dans un premier temps vos différentes tables utilisateurs.

Pour créer une table de champ utilisateur, procédez de la façon suivante :

-	Sélectionnez les options CHAMPS - Tables des champs utilisateurs - Créer.

-	Indiquez le nom du champ ainsi que le type :

•	Texte

•	Numérique

•	Double

•	Logique

•	Date

-	Cliquez sur [OK].

Une fois que vous avez créé vos tables, vous pouvez utiliser les champs utilisateurs pour la conception de votre document. Vous insérez un champ Utilisateur de la manière suivante :

-	Cliquez sur l'icone Utilisateur de la palette (ou menu : CHAMPS - Insérer un champ - Utilisateurs).

-	Sélectionnez le champ dans la liste.

-	A l'aide de la souris, placez ce champ où vous le souhaitez.


Voir aussi

Vue d'ensemble du générateur


Accès

menu CHAMPS - commande Insérer un champ - Utilisateurs


Champs de type "Systèmes"
Les champs de type SYSTEME

  Accès	  Voir aussi

Cette commande vous permet d'accéder à la fenêtre contenant les champs systèmes :

•	PAGE

•	DATE

ainsi que les champs propres au paramétrage de la société :

•	Nom : SOC_NAME

•	Adresse : SOC_ADRESSE

-	Sélectionnez le champ système que vous souhaitez insérer dans le document puis cliquez sur [Ok].

-	Cliquez, à nouveau, dans le document, pour placer le champ.

Pour modifier les paramètres, double-cliquez à l'intérieur du champ.

Pour un champ de type "Date" (DATE), vous pouvez définir différents formats d'affichage. La zone Délimiteur indique le type de séparation que vous souhaitez indiquer entre les éléments de la date (une virgule, un point ou un "/").


Voir aussi

Vue d'ensemble du générateur


Accès

menu CHAMPS - commande Insérer un champ - Systèmes


Voir aussi

Les attributs typographiques

Les encadrements et soulignements

Position du texte à l'intérieur de la zone délimitée

Centrer la zone dans le document

Appliquer un fond

Organiser l'espace de travail


Liste des opérateurs du générateur d'états
Liste des opérateurs utilisés dans le générateur d'états

Ces éléments sont utilisés dans la saisie des formules du générateur d'états.

Lorsque vous saisissez une formule, les conditions doivent être vérifiées pour que les données correspondantes puissent être imprimées.

Nom de l'opérateur	Type de résultat	Exemples
OR	Logique	10=(20.2).OR.10=(20-10) --> VRAI 10=(20-2).OR.10=(20-8) --> FAUX
AND	Logique	Logique 10=(30-20).AND.10=(20-10) --> VRAI 10=(30-20).AND.10=(20-8) --> FAUX
$	Logique	"Ménage" $ "Femme de Ménage" --> VRAI "Ménager" $ "Femme de ménage" --> FAUX
NOT	Logique	.NOT.(10=(20-10)) --> FAUX .NOT.(10=20-8)) --> VRAI

Vous disposez également d'opérateurs de "Condition" avec IF, THEN, ELSE. Les résultats indiqués de part et d'autre du "THEN" et du "ELSE" doivent être du même type.

Exemple

.IF.CHEQUES->MONT>1000.THEN."Bonne vente".ELSE."Vente médiocre", ce qui revient à dire que "si un chèque à un montant supérieur à 1000 F.", on peut dire qu'il s'agit d'une "Bonne vente" sinon, on dira que c'est une "Vente médiocre".

On constate que les deux résultats de la condition sont des expressions "littéraires". Dans le cas qui suit, la condition est mauvaise puisque les deux résultats de la condition ne sont pas du même type.

.IF.CHEQUES->MONT>1000.THEN."Bonne vente".ELSE.500


Liste des fonctions du générateur d'états
Liste des fonctions utilisés dans le générateur de documents

Dans une fonction, certains critères prédéfinis correspondent à des valeurs.

Nom de l'opérateur	Définition	Type de résultat	Exemples
LEN	Longueur de la chaîne	Numérique	LEN("ABCD") --> 4 LEN("Bonjour") --> 7
UPPER	Conversion en majuscules	Texte	UPPER("abcd") --> "ABCD" UPPER("Bonjour") --> "BONJOUR"
LOWER	Conversion en minuscules	Texte	LOWER("ABCD") --> "abcd" LOWER("BONJOUR") --> "bonjour"
TRIM	Suppression des blancs en début / fin de chaîne	Texte	TRIM(" ABCD") --> "ABCD" TRIM("Bonjour ") --> "Bonjour"
WORD (le chiffre indique la position de l'élément à extraire)	Extraction d'un mot de la chaîne	Texte	WORD("Il fait beau",1) --> "Il" WORD("Il fait beau",2) --> "fait"
CHAR	Extraction d'un caractère de la chaîne	Texte	CHAR("Il fait beau",1) --> "I" CHAR("Il fait beau",4) --> "f"
FIRST	Extraction des n premiers caractères	Texte	FIRST("Il est là",5) --> "Il est" FIRST("Il est là",2) --> "Il"
LAST	Extraction des n derniers caractères	Texte	LAST("Il est là",5) --> "est là" LAST("Il est là",2) --> "là"
TEXT	Conversion en chaîne	Texte	TEXT("3/4/92") --> "3/4/92" TEXT(123) --> "123"
MIN	Minimum de deux nombres	Numérique Double	MIN(10,20) --> 10 MIN(10,20.0) --> 10.0
MAX	Maximum de deux nombres	Numérique Double	MAX(10,20) --> 20 MAX(10,20.0) --> 20.0
ROUND	Arrondi de num1 à num2 décimales	Double	ROUND(10.153,2) --> 10.15 ROUND(10.153,1) --> 10.2
INT	Conversion en entier	Numérique	INT(10.153) --> 10 INT("123") --> 123 INT("3/4/92) --> 19920304 INT(1<>2) --> 1
ABS	Valeur absolue	Identique à la formule	ABS(-10.153) --> 10.153 ABS(10.153) --> 10.153 ABS(-12) --> 12
WEEKDAY	Jour de la semaine	Texte	WEEKDAY("4/13/92") --> "Lundi" WEEKDAY("4/14/92") --> "Mardi"
DAY	Jour de la date	Numérique	DAY("4/13/92") --> 13 DAY("4/14/92") --> 14
MONTH	Mois de la date	Numérique	MONTH("4/13/92") -->4 MONTH("5/14/92") --> 5
YEAR	Année de la date	Numérique	YEAR("4/13/92") --> 1992 YEAR("5/14/93") --> 1993


Sauvegarde des états du générateur

  Accès

Sauver

Permet d'enregistrer les modifications apportées à l'état courant.

Sauver sous...

Par cette commande, vous pouvez enregistrer l'état courant sous un autre nom que celui défini lors de la création (fenêtre Liste des états définis - bouton [Ajouter]).

La fenêtre Enregistrer sous... contient les états préalablement enregistrés sous l'extension .FCP

Le programme se place par défaut dans le répertoire de l'application et dans le sous-répertoire de la société courante.

-	Indiquez le nom de l'état puis cliquez sur [OK].


Accès

menu FICHIER - commande Sauver sous...

<Shift> <F10>

menu FICHIER - commande Sauver

<F10>


Les communications bancaires

Qu’est-ce qu’une communication bancaire ?

Ciel propose un logiciel de communication bancaire vous permettant de gérer les liaisons télématiques entre votre société et vos banques afin de récupérer les extraits de compte, en vue de réaliser les rapprochements bancaires.

Vous pouvez ainsi communiquer avec les banques, en transmission d'opérations ou en réception, par l'intermédiaire du réseau téléphonique et de Transpac.

Dans le cadre de l'utilisation de l'option "rapprochement bancaire" de Ciel Compta pour Windows, le logiciel de communication bancaire s'avère être une méthode performante de récupération des extraits de compte.

  Utiliser le logiciel de Communication bancaire

Si vous avez installé le logiciel Ciel Communication Bancaire pour Windows, le menu UTILITAIRES commande Logiciel de communication vous permet de lancer le logiciel. Consultez le manuel d'utilisation de Ciel Communication bancaire pour obtenir des renseignements sur le mode de fonctionnement du logiciel.


Le logiciel de Communication Bancaire

  Accès

Cette commande vous permet de lancer directement le logiciel de Communication bancaire directement à partir de Ciel Compta pour Windows, si vous avez renseigné correctement le chemin d'accès sur la zone Répertoire.

Consultez le manuel d'utilisation de Ciel Communication Bancaire pour Windows pour avoir de plus amples renseignements concernant le mode de fonctionnement du logiciel.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Communication bancaire

<Alt> <U>


Minitel
L’accès aux services du Minitel

La commande Minitel permet de se connecter, par l'intermédiaire d'un modem ou bien d'un câble reliant votre micro-ordinateur à votre Minitel, aux services du Minitel.

Le module Minitel vous permet également de vous connecter au serveur de votre banque, afin de récupérer les lignes des relevés de comptes et les intégrer dans Ciel Compta pour Windows.

Vous pourrez ainsi récupérer la date, le montant et éventuellement le mode de paiement de l'opération ; vous devrez ensuite confirmer ou modifier le mode de paiement puis attribuer l'opération à une catégorie.

La première fenêtre vous demande de désigner la banque dont vous souhaitez récupérer les écritures.

Placez la barre vidéo sur la banque choisie et cliquez sur le bouton [Sélectionner] ou appuyez sur la touche <Entrée> : vous accédez à la fenêtre Minitel.

  Matériel nécessaire

  Les boutons de la fenêtre

  Paramétrage des communications

  Récupération du relevé de compte

  Création de scripts

  Utilisation de scripts

Matériel nécessaire

Pour utiliser le module Minitel, vous devez disposer :

•	soit d'un Modem type Hayes ou compatible (reportez-vous à la notice d'installation du Modem),

•	soit d'un Minitel et d'un câble le reliant à votre micro-ordinateur.

Deux types de Minitel peuvent être utilisés :

•	numéroteur : le numéro peut être composé à partir de Ciel Compta Libérale,

•	non numéroteur : le numéro doit être composé à partir du téléphone.

Le Minitel est bien entendu branché à la prise téléphonique.

Le câble est constitué d'une prise téléphone DIN et, à l'autre extrémité, d'une prise DB25 ou DB9 :

•	la prise DIN se branche au dos du Minitel,

•	la prise DB25 ou DB9 se connecte sur le port série de votre micro-ordinateur.

Ne jamais brancher ou débrancher le câble reliant le minitel à votre micro-ordinateur lorsque le minitel est allumé ; cela risquerait de "griller" votre port série.

Les boutons de la fenêtre Minitel

La fenêtre Minitel se compose des éléments suivants :

Vous disposez d'une part de 8 boutons (de [Sommaire] à [Guide]) correspondants aux touches habituelles du Minitel.

Pour sélectionner une option, il vous suffit :

•	de cliquer sur le bouton souhaité avec votre souris,

•	et d'appuyer simultanément sur les touches <Alt> et la lettre soulignée.

Exemple

<Alt> et <S>  pour Suite.

Le menu COMMANDES affiche les touches de raccourci.

Exemple

La touche <PageDown> et/ou la touche de tabulation <Tabulation> se substituent au bouton [Suite].

Vous disposez d'autre part de 5 boutons (de [Enregistrer] à [Début cycle]) : leur utilisation n'est possible que dans le but de récupérer les lignes de votre relevé de compte bancaire afin de les intégrer dans Ciel Compta.

Enfin, les trois derniers boutons sont :

•	Numérotation : permet de composer le numéro d'appel.
Saisissez-le et validez. Le numéro peut aussi être sélectionné dans la liste en cliquant sur le bouton <Flèche bas> ou bien, au clavier, en appuyant sur les flèches de direction >Flèche bas> et <Flèche haut>.

La numérotation automatique à partir du logiciel n'est possible que si vous possédez un Modem ou un Minitel numéroteur. Si ce n'est pas le cas, la numérotation doit s'effectuer sur votre téléphone.

•	Cx/Fin : identique à la touche Connexion/Fin du Minitel.

La connexion à partir du logiciel n'est possible que si vous possédez un Modem ou un Minitel numéroteur. Si ce n'est pas le cas, la connexion doit s'effectuer avec la touche du Minitel.

•	Quitter : pour sortir du module Minitel.

Paramétrage des communications

Sur la barre de menus, activez le menu FONCTIONS puis a commande Paramétrage.

Pour chacune des options, un paramétrage par défaut est proposé. Vous pouvez les modifier mais le paramétrage proposé couvre la plupart des cas de figure.

•	Nom du dispositif : Minitel M1B (par défaut).

•	Vitesse de transmission : 1200 (par défaut). NE PAS MODIFIER.

•	Ports : 1-COM1 (par défaut). Il s'agit du port série de votre micro-ordinateur auquel est relié le câble du modem ou celui de votre minitel.

•	Longueur : 7 bits (par défaut). NE PAS MODIFIER.

•	Parité : Paire (par défaut). NE PAS MODIFIER.

•	Initialisation : ne changer les valeurs que si nécessaire. Se reporter au manuel du Modem.

•	Numérotation : ne changer les valeurs que si nécessaire. Se reporter au manuel du Modem.

•	Déconnexion :  ne changer les valeurs que si nécessaire. Se reporter au manuel du Modem.

Les fonctions de récupération du relevé de compte

La méthode de travail va consister  :

-	d'une part, à mémoriser l'ensemble des tâches à effectuer pour obtenir l'écran contenant votre relevé de compte bancaire.

-	d'autre part, lorsque le relevé est à l'écran, à indiquer au logiciel quelles sont les zones d'informations (proposées par le serveur bancaire) que vous souhaitez récupérer : date, montant, numéro de chèque ... par exemple.

Chacune de ces étapes sera mémorisée dans ce que nous appelons un script : il y aura donc un script de "connexion" et un script de "récupération des données"

Ceci permettra, lors de vos prochaines connexions, une automatisation complète des tâches en faisant simplement appel aux scripts.

Bien entendu, vous pouvez ne créer qu'un seul script mémorisant toutes les opérations de la connexion à la récupération, mais pensez que vous souhaiterez parfois simplement consulter le relevé sans effectuer de récupération, d'où l'intérêt de la séparation des deux opérations.

Notez...

La vitesse à laquelle vous allez effectuer les opérations est également "mémorisée" dans le script.

Nous vous conseillons donc de bien connaître le serveur de votre banque et de bien étudier les explications suivantes afin de gagner le maximum de temps lorsque vous allez établir chaque script.

Pour établir un script, vous utilisez les boutons suivants :

•	Enregistrer / Fin enregistrement : pour créer un script.

•	Choix zone : pour indiquer au logiciel  la zone et quel type de zone (date, montant...) vous récupérez dans le relevé de compte du serveur bancaire.
Le choix de zone sera utilisé dans le script de récupération.

•	Début cycle/Fin cycle : un cycle est une série d'opérations répétitives ; dans la majorité des cas, un cycle concernera chaque page-écran du relevé de compte (Il contiendra les données et non pas les pages de présentation).

le début de cycle : pour indiquer au logiciel la première opération à effectuer ; il s'agira donc de déterminer la première zone à récupérer

la fin de cycle : pour indiquer au logiciel le critère de fin de récupération d'une page-écran et qu'il retourne en début de cycle ; il s'agira par exemple de la fonction "Page suivante" du serveur bancaire.
Les boutons [Début cycle] ou [Fin cycle] seront utilisés dans le script de récupération.

•	Lire : pour utiliser un script existant.

•	Mot de passe : pour protéger l'utilisation d'un script.

La création des scripts

Notez...

Vous devez créer un script pour chaque serveur auquel vous voulez vous connecter.

Vous pouvez créer un script pour chaque compte d'une même banque ; nous verrons cependant que vous pouvez récupérer plusieurs comptes (d'une même banque) avec un seul script.

Vous devrez recréer le script si une modification intervient sur la présentation de votre relevé de compte (les zones d'informations ne sont plus au même endroit par exemple) ou encore si votre code d'accès au serveur ou votre numéro de compte change ; en résumé, pour toute modification d'un élément mémorisé dans un script.

 Préparation

-	Allumez votre Minitel.

-	Lancez le logiciel Ciel Compta Libérale pour Windows puis le module Minitel.

-	Si vous ne disposez pas d'un Minitel numéroteur, composez le numéro d'appel sur votre téléphone (3614 le plus souvent) et utilisez la touche [Connexion/Fin] du Minitel.
Si vous disposez d'un modem ou d'un Minitel numéroteur, vous pouvez composer le numéro d'appel après avoir cliqué sur le bouton [Numérotation] ; puis cliquez sur le bouton [Cx/fin].

-	Ce qui apparaît sur l'écran du Minitel apparaît également sur l'écran du micro-ordinateur. Vous pouvez maintenant commander le Minitel à partir du clavier du micro-ordinateur et de la souris.

Notez...

Avant de vous lancer, consultez votre serveur bancaire afin de noter tout ce que vous devrez faire pour arriver à la fenêtre du relevé de compte (code d'accès, options de consultation, numéro de compte...).

Lorsque le relevé apparaît à l'écran, repérez les zones d'informations (date, montant, numéro de chèque...) que vous souhaitez récupérer et intégrer dans le logiciel Ciel Compta Libérale pour Windows.

Cette préparation vous permettra d'aller plus vite dans la création des scripts.

 Etape 1 : création du script de connexion

-	Cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou appuyez simultanément sur les touches <Alt> et <E> pour démarrer la création du script.

-	Entrez le nom du premier script (par exemple "CONNECT") et cliquez sur le bouton [OK].

-	Remarquez que la touche [Enregistrer] est renommée en [Fin enreg.].

A partir de ce moment, le temps qui s'écoule est mémorisé par le script (le temps s'affiche en haut à droite de la fenêtre Minitel). Vous devez donc établir votre script le plus rapidement possible afin de gagner du temps lors des prochaines connexions.

-	Tapez le code d'accès au serveur bancaire.

-	Effectuez toutes les opérations nécessaires pour accéder à la fenêtre présentant la première page-écran de votre relevé de compte.

-	Lorsque votre relevé de compte est à l'écran, cliquez sur le bouton [Fin Enreg.] pour clore la création du script de connexion.

Sur certains serveurs, le mot de passe doit être saisi directement sur le clavier du Minitel (sauf dans le cas de l'utilisation d'un Modem).

 Etape 2 : création du script de récupération des données

-	Cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou appuyez simultanément sur les touches <Alt> et <E> pour démarrer la création du script.

-	Entrez le nom du second script (par exemple "RECUP") et cliquez sur le bouton [OK].
C'est dans cette étape qu'intervient la notion de cycles.
Dans notre exemple, nous considérons qu'une page-écran du relevé de compte représente un cycle.

-	Cliquez sur le bouton [Début cycle].
Remarquez que le bouton est renommé [Fin cycle].

-	Vous devez maintenant indiquer au logiciel les zones d'informations à récupérer.

-	Cliquez sur le bouton [Choix zone].

-	Une fenêtre s'ouvre et vous propose une liste de zones pouvant être proposées par votre serveur et éventuellement utilisées par le logiciel Ciel Compta Libérale pour Windows :

•	Compte : numéro de compte bancaire

•	Crédit, débit : montant au crédit, montant au débit

•	Libellé : intitulé de l'opération

•	Nombre : montant de l'opération

•	Nouveau solde : solde bancaire

•	Oper->Date : date d'opération, "25/10" par exemple

•	Oper->Jour : jour de la date d'opération "31" par exemple

•	Oper->Mois : mois de la date d'opération "12" par exemple

•	Valeur->Date : date de valeur

•	Valeur->Jour : jour de la date de valeur

•	Valeur->Mois : mois de la date de valeur

Chaque zone est suivie d'une lettre représentant le type d'information qu'elle peut contenir :

•	C :	Caractères. Informations contenant des lettres et/ou des chiffres

•	P :	Montant positif

•	N : 	Montant négatif

•	S : 	Signé. Il s'agit d'un montant précédé ou suivi d'un signe (+ ou - par exemple)

•	D : 	Date

•	I : 	Entier. Il s'agit d'un nombre sans décimale.

Les principales zones à récupérer et utilisables dans Ciel Compta pour Windows sont :

•	la date de l'opération

•	son montant

•	son libellé

•	et éventuellement les dates de valeur.

Pour connaître quelles zones doivent être récupérées par le logiciel Ciel que vous utilisez, consultez les explications concernant l'Intégration du relevé de compte.

Bien entendu, vous ne pouvez récupérer ces informations que si le serveur bancaire les propose.

-	Placez la barre vidéo sur la première information à récupérer et validez (ou bouton [OK]).
La souris prend la forme d'une main pointant une croix.

-	Placez la croix sur le coin supérieur gauche de la zone à récupérer, cliquez et conservez le bouton de la souris enfoncé. Déplacez la  croix jusqu'au coin inférieur droit.

-	Après avoir délimité la zone, relâchez le clic de la souris.

-	Vous confirmez la validité de la zone en cliquant sur le bouton [Oui].

-	Cliquez de nouveau pour le bouton [Choix zone] pour délimiter une nouvelle zone. Répétez l'opération décrite ci-dessus.

-	Procédez pareillement pour chaque zone à récupérer.

Lors de la délimitation d'une zone de type Montant, vous devez inclure dans celle-ci le signe + ou le signe - (précédant ou suivant les chiffres du montant).

-	Lorsque vous avez délimité toutes les zones que vous voulez récupérer, sur le premier écran du relevé de compte, cliquez sur le bouton [Fin cycle].
Il est en effet inutile de recommencer la délimitation des zones sur chaque page-écran du relevé ; la notion de cycle va gérer automatiquement chaque page tant qu'il y a une page-écran suivante.

Vous devez donc indiquer au logiciel comment repérer l'existence d'une page suivante.

-	Après avoir cliqué sur [Fin cycle], vous devez donc encore délimiter une zone : si votre serveur bancaire le propose, encadrez le mot qui indique la présence de pages suivantes (par exemple, "Suite", "Page suivante", "Page N°"...).
Mais ceci n'est valable que si le mot "Suite" apparaît lorsqu'il y a réellement une page suivante et que ce même mot disparaît lorsqu'il n'y a pas de page suivante.
Dès que la zone est délimitée, appuyez sur le bouton [Suite] du logiciel.

-	Si ce mot n'existe pas ou si rien ne permet de localiser l'existence d'une page suivante, procédez comme dans l'exemple ci-dessous.

Exemple

Pour passer à la page suivante, vous appuyez sur  le bouton [Suite] mais, tant que des pages sont disponibles, aucun message ne le signale.

Lorsque vous arrivez sur la dernière page, un message (du type "Choix impossible", "Pas de page suivante") peut apparaître. Repérez visuellement son emplacement.

Ce message ne représente pas la zone de repérage d'une Fin de cycle. La zone de repérage est l'emplacement de ce message sur la première page-écran : il s'agit donc d'une zone sans aucune information (donc non visible).

Ainsi, tant que le programme trouve "la zone message" vide, il passe automatiquement à la page suivante. Lorsque le message apparaît, la fin du cycle et le processus de récupération sont stoppés.

Cet exemple vous démontre la nécessité de bien connaître le serveur bancaire avant d'établir le script.

Notez...

Il est également possible que votre serveur présente le relevé de compte dans un ordre chronologique décroissant ; autrement dit, la première fenêtre affiche les opérations les plus récentes.

Dans ce cas, ce n'est peut être pas la zone et le bouton [Suite] que vous devrez utiliser mais la zone et le bouton [Retour].

En règle générale, notez que :

•	la zone de repérage de fin de cycle doit figurer sur le premier écran mais ne doit pas figurer sur le dernier écran,

•	quelle que soit la zone de repérage de fin de cycle choisie et après l'avoir délimitée, il est indispensable que vous appuyiez sur la touche vous permettant de passer à la page-écran suivante (de façon à ce que le logiciel enregistre également cette action).

Après avoir choisi la fin de cycle et utilisé la touche, cliquez sur le bouton [Cx/Fin] pour interrompre la connexion.

(Bien entendu, vous n'êtes pas obligé de cliquer sur ce bouton si vous souhaitez consulter d'autres options du serveur bancaire ; dans ce cas, lors de la lecture du script, vous devrez vous déconnecter manuellement du Minitel).

Cliquez sur le bouton [Fin enreg.]. L'enregistrement du processus de récupération est alors terminé.

Utilisation des scripts

-	Allumez votre Minitel et activez la commande Minitel du menu UTILITAIRES.

-	Cliquez sur le bouton [Lire].

-	Dans la fenêtre Script figure la liste des scripts que vous avez créés. Vous retrouvez donc le script de connexion au serveur (script que nous avons appelé dans notre exemple précédent "CONNECT") et le script de récupération (script que nous avons appelé dans notre exemple précédent "RECUP").

-	Placez la barre vidéo sur le script voulu et cliquez sur le bouton [OK].
Le processus mémorisé dans le script s'effectue alors. Toutes les étapes s'enchaînent automatiquement.
Vous gagnez ainsi un temps précieux au niveau de la durée et du coût de connexion.

-	Dès que ce premier script arrive à terme (dans notre exemple, l'apparition de la première page-écran du relevé de compte), cliquez une nouvelle fois sur le bouton [Lire] afin de lancer le script de récupération des données (script que nous avions appelé "RECUP").

-	Lors de cette étape de récupération, remarquez qu'il est inutile que vous appuyiez sur la touche [Suite] (ou une autre touche permettant la lecture des pages suivantes) ; le script détecte lui-même les pages suivantes et les affiche.

-	En fin de récupération, la déconnexion du Minitel est automatique si vous l'avez enregistré dans le script.
Sinon, vous devez vous déconnecter en utilisant la touche du Minitel ou bien le bouton [Cx/Fin].

Notez...

Les opérations effectuées par le script s'enchaînent à la même vitesse que lors de la création du script.

Afin de réduire au maximum la durée de connexion, il est donc nécessaire de bien étudier la présentation du serveur bancaire et le mode d'utilisation du module Ciel-Minitel avant de créer les scripts.

A la fin du déroulement du script, vous quittez le module Minitel et revenez automatiquement sur Ciel Compta. Les lignes du relevé étant récupérées, vous devez maintenant les intégrer au dossier.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Minitel

<Alt> <U> et <T>


Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire - Vue d’ensemble

  Accès	  Voir aussi

Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité.

Les différences seront composées :

•	d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.

•	à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.

Vous pouvez effectuer le rapprochement bancaire automatiquement ou manuellement. Si vous choisissez la méthode automatique, vous pouvez choisir le niveau de rapprochement selon la complexité des écritures à rapprocher.

  Paramétrage du rapprochement bancaire

  Le rapprochement bancaire en méthode manuelle

  Le rapprochement bancaire automatique


Voir aussi

Le Minitel

Les communications bancaires

La base des R.I.B


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Rapprochement bancaire

<Alt> <T> et <R>


Paramétrage du rapprochement bancaire

Afin de faciliter l'accès à ce traitement, vous disposez d'un assistant qui décompose le paramétrage du rapprochement bancaire en quatre étapes :

 Etape 1

-	Précisez si vous souhaitez effectuer un nouveau rapprochement bancaire ou alors dérapprocher des écritures déjà pointées.

-	Si vous choisissez la première option, la phase de paramétrage s'effectue en 5 étapes.
En revanche, si vous choisissez la deuxième option, la phase de paramétrage ne s'effectue qu'en 3 étapes.

 Etape 2

-	Indiquez le R.I.B. correspondant au compte bancaire sur lequel le rapprochement va être effectué. Précisez éventuellement les écritures comptables à prendre en compte en définissant un intervalle de dates.

-	Si vous avez opté pour un dérapprochement des écritures déjà pointées dans l'étape 1, vous disposez d'un critère de sélection supplémentaire : l'intervalle de codes rapprochement.

 Etape 3

Cette étape vous invite à sélectionner la méthode de récupération des comptes

Saisie libre du relevé

Acquisition du relevé depuis le minitel

Acquisition du relevé depuis Internet

Acquisition du relevé depuis une disquette

En lien direct avec le protocole ETEBAC3

Saisie libre du relevé

Les relevés de comptes bancaires papier envoyés par vos banques devront être saisis pour être rapprochés avec les écritures de votre comptabilité.

Acquisition du relevé depuis le minitel

-	Importez vos relevés de comptes bancaires par minitel (nécessité de disposer d'un numéro d'accès délivré par votre banque) afin de les rapprocher avec les écritures de votre comptabilité.

Si vous choisissez cette option, une fenêtre s'affiche vous permettant de récupérer, à partir d'un script, votre relevé de compte bancaire.

Acquisition du relevé depuis Internet

Vous pouvez vous connecter directement en cochant l'option Lancer la connexion Internet afin de vous rendre sur le site de votre organisme bancaire.
Vous pouvez cocher l'option Acquisition d'un relevé déjà téléchargé. Sélectionnez-le dans la fenêtre Ouvrir.

Acquisition du relevé par une disquette

Cette méthode vous amène à récupérer vos relevés de comptes bancaires transmis sur support disquette par votre banque afin de les rapprocher avec les écritures de votre comptabilité.

Lorsque vous sélectionnez cette option, la fenêtre qui s'ouvre vous invite à insérer la disquette remise par votre banque. La fenêtre suivante vous permet de récupérer à partir d'un script, votre relevé de compte bancaire.

En lien direct avec le protocole ETEBAC3

Cette méthode consiste à récupérer des extraits de compte au moyen de Ciel Communication Bancaire. Dans le cadre du contrat "Privilèges", Ciel propose ce service pour permettre une connexion à un serveur bancaire, par modem, et d'intégrer des extraits bancaires aux normes ETEBAC3.

Il est impératif d'avoir, au préalable, paramétré le chemin d'accès à ce logiciel par l'intermédiaire du menu DOSSIER - commande Paramètres du dossier - Onglet Communication.

Lorsque vous sélectionnez cette option, la fenêtre qui s'ouvre présente 3 choix :

•	lancer le logiciel de communication bancaire : cette opération lancera le logiciel de communication bancaire à partir duquel vous pourrez paramétrer puis exécuter une session de téléchargement bancaire.

•	exécuter une session de téléchargement de relevé bancaire : si vous avez préalablement créé et paramétré une session, vous devez indiquer le nom de la session (extension.ses) afin que celle-ci s'exécute automatiquement à partir de Communication Bancaire.

•	acquisition d'un relevé déjà téléchargé : ce traitement requiert au préalable  :

- l'indication du chemin et du nom du fichier d'extrait de compte (extension .txt) dans le menu Listes - Trésorerie - option Modifier, pour lequel vous souhaitez effectuer le rapprochement,

- l'exécution d'une session préalable ayant permis de récupérer le fichier d'extrait de compte spécifié ci-dessus.

 Etape 4 ou 5 (selon l'option choisie)

Cette dernière étape résume les différentes options que vous avez présélectionnées : vérifiez-les et si elles s'avèrent conformes à vos choix, cliquez sur [Ok]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Précédent] pour modifier les options souhaitées.

Vous accédez alors à la fenêtre Rapprochement bancaire.


Rapprochement bancaire manuel
Le rapprochement bancaire en méthode manuelle

La fenêtre de rapprochement bancaire se décompose en trois parties :

•	la partie Comptabilité (en haut à gauche) contient les écritures comptables préalablement sélectionnées (dans l'étape 2 du paramétrage de rapprochement) ;

•	la partie Banque (en haut à droite) contient les écritures des relevés de comptes bancaires si vous avez opté pour une récupération par Ciel Communication Bancaire, par disquette ou par minitel. Si vous avez opté pour une saisie libre du relevé de comptes, la fenêtre est vide.

•	la troisième (en bas) est destinée aux écritures rapprochées.

En saisie manuelle de vos relevés de comptes, une grille de saisie accompagne la fenêtre de rapprochement. Elle est destinée à reporter les écritures de votre relevé de compte "papier" (Date, Numéro de pièce, Mode de règlement et Montant).

Afin d’optimiser votre saisie, nous vous conseillons d’effectuer ce report en une seule fois : cliquez ainsi sur la touche [Ajouter] pour chaque écriture saisie. A la fin de l’opération, cliquez sur [Quitter].

Pour obtenir de nouveau cette grille de saisie, cliquez sur le bouton droit de la souris dans la fenêtre Banque et sélectionnez l’option Ajouter.

Vous disposez également des options Supprimer et Passer en comptabilité.

Pour effectuer le rapprochement d’une écriture :

-	Sélectionnez, dans la partie Comptabilité et dans la partie Banque, les écritures concernées ; ce marquage s’effectue en appuyant sur la barre d’espacement ou en effectuant un double-clic sur l’écriture à sélectionner (pour démarquer faites de même). Le nombre et le montant des lignes d’écritures sélectionnées viennent s’afficher en haut de la fenêtre. Si le montant des lignes sélectionnées des écritures comptables est égal à celui des lignes sélectionnées de l’extrait de compte, alors vous pourrez effectuer votre rapprochement en cliquant sur le bouton [Rapprocher (écart=0...)] ; dans le cas contraire, ce bouton affichera l’Ecart de rapprochement et le logiciel vous proposera de passer l’écriture d’ajustement.

-	Les écritures rapprochées apparaissent dans la partie inférieure de la fenêtre. Le code de rapprochement s’incrémente automatiquement sur 3 lettres (ex : AAA) à chaque nouveau rapprochement réalisé.

-	Si vous avez malencontreusement rapproché des lignes, vous avez la possibilité de dérapprocher ces écritures (bouton [Dérapprocher]). Vous pouvez également cliquer sur le bouton droit de votre souris, dans la liste des écritures rapprochées, pour obtenir l’option Dérapprocher.

Vous obtenez l’état de rapprochement en appuyant sur le bouton [Edition].

-	Pour confirmer définitivement le rapprochement effectué, cliquez sur le bouton [Valider].

 Ce bouton vous permet d'accéder à la fenêtre Rapprochement bancaire automatique.


Rapprochement bancaire automatique
Le rapprochement bancaire automatique

Lorsque vous sélectionnez le Rapprochement bancaire automatique, vous avez le choix entre 6 niveaux décomposés comme suit :

Niveau 1

le montant, le numéro de pièce et le mode de règlement sont strictement identiques.

(une écriture comptable ne peut être rapprochée qu’à une seule et unique ligne de l’extrait bancaire et inversement).

Niveau 2

le montant et le numéro de pièce sont strictement identiques

(une écriture comptable ne peut être rapprochée qu’à une seule et unique ligne de l’extrait bancaire et inversement).

Niveau 3

Le montant et le mode de règlement sont strictement identiques.

(une écriture comptable ne peut être rapprochée qu’à une seule et unique ligne de l’extrait bancaire et inversement).

Niveau 4

Le mode de règlement est strictement identique, le montant en banque correspond aux montants de x écritures comptables ou inversement.

(pointage selon le principe du "Montant total remise" ; permet de pointer les écritures de remise de chèque : à la somme des montants comptables correspondent un montant bancaire unique).

Niveau 5

Le montant est strictement identique.

(une écriture comptable ne peut être rapprochée qu’à une seule et unique ligne de l’extrait bancaire et inversement).

Niveau 6

Un montant en comptabilité correspond à la somme des montants de x écritures bancaires et vice et versa (pointage selon le principe du "Montant global éclaté" : une écriture comptable peut être rapprochée à x lignes de l’extrait bancaire et inversement).

Contrôle de dates (facultatif)

Indiquez l’intervalle maximum entre la date d’opération bancaire et celle de l’écriture comptable ne devant pas être dépassé pour rapprocher les écritures. Si vous ne désirez pas utiliser ce critère supplémentaire, laissez la zone vide.

Si vous avez recours au niveau 4 ou 6 (plusieurs écritures en comptabilité identiques à l’écriture bancaire et vice versa), le curseur, situé dans la partie Rapidité/efficacité de traitement déterminera un coefficient de calcul vous permettant d’obtenir un résultat de rapprochement plus ou moins absolu suivant la complexité des écritures à rapprocher.

Notez...

Le temps de traitement est d’autant plus long si le calcul se compose d’algorythmes plus ou moins complexes (échelle 12).

Les écritures ne correspondant pas aux critères de rapprochement que vous avez sélectionnés resteront en grille de rapprochement manuel, à l’appréciation de vos contrôles personnels.


Traitements : vue d'ensemble
Les traitements : vue d'ensemble

La validation du brouillard

Le brouillard est l’état dans lequel se trouvent vos écritures après leur saisie. Vous pouvez encore les modifier jusqu’à ce que vous validiez définitivement ces écritures.

Le lettrage

En réalisant régulièrement cette opération, vous pourrez identifier rapidement les factures non réglées, c'est-à-dire celles non lettrées.

Le rapprochement bancaire

La contrepassation

La contrepassation représente l'annulation comptable de l'écriture en inversant les flux comptables qu'elle a générés.

Les réimputations

Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte.

Le travail sur un compte

Cette commande vous permet d'effectuer, très facilement, toutes les opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, ceci à partir d'un seul menu contextuel.

Le travail sur une série de comptes

Cette commande consiste à effectuer certaines opérations sur un ensemble de comptes spécifiques que vous déterminez.


Les opérations de fin d'année

Les recommandations à observer avant la clôture

Les principes de la clôture

La saisie sur deux exercices

Recommandations à observer AVANT la clôture

Nous vous conseillons vivement d'effectuer et de contrôler les points suivants avant de lancer l'opération de clôture :

  La sauvegarde des données

Avant de clôturer l’exercice, il est IMPERATIF de sauvegarder sur disquettes chacune de vos sociétés. En l’absence de sauvegarde, aucune opération ne permet de récupérer les écritures antérieures à la clôture.

Le lettrage

Vérifiez que votre lettrage a bien été effectué. En effet, les écritures non lettrées des comptes déclarés lettrables, seront reprises en détail à la réouverture. Ceci permet de récupérer les écritures de facturation non soldées par une écriture de règlement. Si vous souhaitez obtenir une réouverture sous forme de soldes (une seule ligne par compte) vous devez déclarer tous les comptes non lettrables avant de lancer la clôture.

La validation des écritures

La clôture ne s'effectue que si toutes les écritures antérieures à la date de clôture sont validées. Si des écritures antérieures à la date de fin d'exercice sont dans le brouillard, vous ne pourrez pas lancer la clôture. Vous devez donc procéder à la validation du brouillard avant de lancer la clôture.

La réindexation des données

La réindexation réorganise vos fichiers et permet ainsi d'optimiser le temps de traitement de la clôture.

La vérification de l'intégrité des données

Le lancement de la commande Info + permet de vérifier la cohérence de vos fichiers.

L'édition du Compte de Résultat

La clôture génère un mouvement soldant les comptes 6 (de charges) et les comptes 7 (de produits) pour la date de clôture que vous choisissez. Suite au traitement, le Compte de Résultat ne sera plus représentatif de l'exercice clôturé. C'est pourquoi vous devez éditer le Compte de Résultat avant de procéder à la clôture.

De même, pensez à éditer Bilan, journaux, Grands-livres, Balances, etc.

Les principes de la clôture

La fin d'exercice, opération traitée automatiquement par le logiciel, génère pour la date de clôture que vous choisissez (par exemple : 31/12/1998), un mouvement d’écritures soldant les comptes de charges et de produits et mouvemente également le compte de Résultat (compte paramétré par défaut au menu Dossier, commande Modifier, icone Valeurs par défaut).

La clôture et la réouverture sont deux opérations distinctes s'effectuant en 2 temps :

Lancement de la clôture

Après avoir lancé la clôture, vous n'aurez accès qu'aux éditions du menu ETATS, jusqu'à la réouverture. Les écritures générées par la clôture sont imputées au journal désigné comme journal des Opérations Diverses.

La réouverture

Suite à la réouverture, les écritures sont reprises dans le mouvement de réouverture du journal paramétré en tant que journal des A Nouveaux au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Valeurs par défaut.

L’opération de fin d'exercice a pour conséquences :

•	de supprimer toutes les écritures de l’exercice précédent.

•	de générer dans le journal des "A Nouveaux" un mouvement de report à nouveau, pour tous les comptes d’actif et de passif (comptes de la classe 1 à 5, suivant les classes indiquées en Paramétrage.

•	de changer automatiquement les dates d'exercice.

La saisie sur deux exercices

Si vous n'avez pas clôturé un exercice (année N) et que vous avez "entamé" l'exercice suivant (année N+1), il vous est possible de tenir à la fois la comptabilité de l'exercice en cours et du nouvel exercice.

En ce qui concerne le paramétrage des dates d'exercice, au menu DOSSIER - Paramétrage - Exercice, vérifiez les dates du nouvel exercice (N+1) et entrez une période de saisie couvrant la nouvelle année.

Pour les éditions concernant le nouvel exercice (si la clôture n'a pas été faite), il faut distinguer les comptes de bilan (classes 1 à 5 du NPC 82) des comptes de charges et produits (classes 6 et 7).

En effet, pour ces derniers, vous devez spécifier, en date d'édition, le premier jour du nouvel exercice (01/01/N+1 par exemple) jusqu'à une date de votre choix ; ceci afin de ne pas inclure, dans les comptes, les montants afférents à l'exercice non clôturé (année N).


Clôture de l'exercice
La clôture de l'exercice

  Accès	  Voir aussi

Une fois les recommandations de pré-clôture observées, vous pouvez lancer l'opération.

La clôture décompose les différents paramètres qu'il faut nécessairement contrôler, étape par étape.

Etape 1 : Vérification de la date de clôture

-	Commencez par valider la date de clôture de l’exercice.

Etape intermédiaire : contrôle de l'existence des écritures non validées

Vous passerez par cette étape si le logiciel détecte que des écritures subsistent encore au brouillard ou en simulation. Le logiciel vous signale alors que la clôture ne peut pas être effectuée et vous invite à suivre ses instructions.

Si Ciel Compta pour Windows ne détecte aucune écriture en brouillard, vous passez directement de l’étape 1 à l’étape 2.

Etape 2 : sauvegarde des données

En l’absence de sauvegarde des données, vous ne pouvez pas récupérer les écritures antérieures à la clôture si un problème apparaît sur le dossier.

-	Si vous n’avez pas encore effectué de sauvegarde de vos données, cliquez sur le bouton [Sauvegarder] de la fenêtre.

Etape 3 : vérification des comptes

-	Procédez à la vérification des journaux, des comptes et des racines paramétrés par défaut. Si vous constatez une anomalie, suivez les instructions affichées à l’écran.

Etape 4 : lancement de la clôture

La dernière étape est décisive ; après avoir appuyé sur le bouton [Fin], vous ne pourrez plus revenir en arrière.

Tant que l'ouverture du nouvel exercice n’est pas effectuée, vous n’avez accès à aucune commande du logiciel : seules les éditions seront disponibles.

Nous vous conseillons d’utiliser le Journal trié par numéro de compte du générateur d’états (JNAL.FPC) pour l’édition du Journal des Opérations Diverses.


Voir aussi

Clôture dans le cadre d'une comptabilité multidevises

Basculez en euros votre comptabilité


Clôture en multidevises
Clôture et Réouverture dans le cadre d'une comptabilité multidevises

  Voir aussi

Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l’historique des taux de change. Pour procéder aux évaluations, le logiciel utilise le dernier taux de change renseigné dans le menu BASES - Devises. Renseignez, pour chacune de vos devises, le taux à la date de clôture de votre exercice.

En clôture, le logiciel constate automatiquement :

•	les écritures de différence de conversion actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite à l’évaluation au taux du jour de clôture, des dettes et créances en devises,

•	les écritures de gains et pertes de change, suite à l’évaluation au taux du jour de clôture, des soldes des comptes de trésorerie déclarés "en devises" au niveau du plan comptable.

Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne génère pas d’écriture de provision pour pertes de change.

Dans le Journal paramétré en tant que journal des A Nouveaux, le logiciel génère un mouvement de clôture pour chaque devise. Les écritures d’évaluation constatées automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clôture de la devise locale.

Etapes de vérification supplémentaires

Traitement des comptes de trésorerie en devises

Traitement des comptes clients et fournisseurs

Etapes de vérification supplémentaires

Si vous gérez une comptabilité multidevises, la clôture comporte quelques étapes de vérification supplémentaires à une clôture d'exercice ordinaire :

Etape 3 : données supplémentaires à contrôler

Vous devez vérifier :

•	les comptes de gains et pertes de change : le logiciel impute sur ces comptes les écritures de valorisation des soldes des comptes de trésorerie "En devises",

•	les racines de comptes clients / fournisseurs : le logiciel constate les différences de conversion actif/passif sur les écritures (non lettrées) des comptes clients et fournisseurs correspondant à ces racines.

Etape "En devises"

Cette étape permet de vérifier les taux de change de chacune des devises au jour de la clôture. Le logiciel utilise les taux présentés à ce niveau pour effectuer le calcul de revalorisation des comptes de tiers et de trésorerie. Si vous détectez une anomalie, abandonnez la clôture en cliquant sur [Annuler] et procédez à la mise à jour de l’historique des taux de change des devises (menu BASES - Devises).

Etape "Paramètres"

Vérifiez l’exactitude des comptes de différence de conversion Actif et différence de conversion Passif utilisés pour l’enregistrement des écritures de différences de conversion des dettes et créances en devises.

Traitement des comptes de trésorerie en devises : écritures de gains et pertes de change

La clôture

Seuls les comptes de trésorerie déclarés "En devises" au niveau du plan comptable font l’objet d’une évaluation lors de la clôture.

Les soldes de ces comptes sont évalués en fonction du taux de la devise au jour de la clôture de l’exercice. Selon les variations de cours, le logiciel génère une écriture sur les comptes de gains et pertes de change paramétrés par défaut. Ces écritures sont générées dans le mouvement de clôture de la devise locale.

Si vous ne souhaitez pas obtenir la valorisation automatique des soldes des comptes de trésorerie, il vous suffit de désactiver la case En devises du plan comptable pour chaque compte, avant de lancer la clôture.

La réouverture

Les soldes des comptes de trésorerie sont repris pour leur montant valorisé, dans le journal paramétré en tant que journal des A Nouveaux.

Traitement des comptes clients et fournisseurs : écritures de différences de conversion actif et passif

Clôture

Traitement des comptes de Tiers déclarés "lettrables" dans le Plan Comptable

Les écritures de différences de conversion actif et passif sont exclusivement constatées sur les écritures en devise non lettrées au jour de la clôture.

Notez

Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d’effectuer la clôture.

Le logiciel enregistre les écritures sur les comptes de différence de conversion actif et passif compte tenu :

•	de la variation du taux de change (différence entre le taux de change de la devise, le jour de l’inscription en comptabilité, et le taux de change, le jour de la clôture),

•	du type d’enregistrement comptable : dettes ou créances.

Traitement des comptes de Tiers déclarés "non lettrables" dans le Plan Comptable

Le logiciel ne constate aucune différence de conversion actif/passif sur les comptes de tiers non lettrables.

Réouverture

Comptes de Tiers déclarés "lettrables"

Les écritures non lettrées et les écritures de différences de conversion actif et passif sont reprises en détail dans le mouvement de réouverture du journal des A Nouveaux.

De plus, les écritures de différences de conversion actif et passif sont automatiquement extournées dans le journal des Opérations Diverses.

Comptes de Tiers déclarés "non lettrables"

Les écritures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers.


Voir aussi

Opérations de fin d'année : clôture et réouverture


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Fin d'exercice - Clôture

<Alt> <T> - <F> - <C>


La réouverture de l'exercice

  Accès	  Voir aussi

Lors de la réouverture, vous avez la possibilité de reporter les budgets et les mensualisations enregistrés en N, sur l’exercice N+1 en cochant Report des budgets N sur N+1.

Si vous avez enregistré des écritures sur N+1 avant la clôture, les montants réalisés seront mis à jour automatiquement. En revanche, si vous décochez cette option, les codes seront conservés et les valeurs des budgets et mensualisations de N+1 resteront à zéro si vous n’avez pas enregistré de budgets et de mensualisations sur N+1.

Notez

Nous vous conseillons d’utiliser le Journal trié par N° de compte du générateur d’états (JNAL.FPC) pour l’édition du Journal des A Nouveaux.


Bilan
Le Bilan - Compte de Résultat

  Voir aussi

Le paramétrage des codes liasse

menu ETATS, commande Bilan-Compte de Résultat, paramétrage

Le paramétrage vous permet d’indiquer les racines de comptes qui doivent être prises en considération dans le calcul de chacune des rubriques des liasses.
Les feuillets sont regroupés sous la forme d’une liste hiérarchique contenant les rubriques rattachées aux liasses.
Il s'agit d'états préparatoires à l'élaboration de vos déclarations. Vous ne devez donc pas les adresser au Centre des Impôts dont vous dépendez.

-	Pour visualiser les rubriques d'une liasse, cliquez sur le symbole +, situé à gauche du nom du feuillet.
Vous pouvez également consulter les rubriques lors de l'édition de la liasse en mode aperçu en double-cliquant sur la rubrique concernée.

A propos des codes liasse

-	De même, pour obtenir les codes liasse rattachés à une rubrique, cliquez sur le symbole +, situé à gauche du nom de la ligne de l'état fiscal concerné.
Il faut distinguer deux types de codes liasse associés à un calcul :

•	ceux pouvant être affectés directement à un regroupement,

•	ceux correspondant à une zone de totalisation sur les rubriques précédentes.

Les codes liasse de type totalisation se caractérisent, dans la liste hiérarchique, par le mot [total].
Il est impossible de les modifier.
Aucun code liasse ne peut être supprimé.

Les formules de regroupement

Vous disposez de plusieurs fonctions vous permettant de définir l’intervalle des comptes correspondant à une rubrique ; pour y accéder, procédez de la façon suivante :

-	Sélectionnez le code liasse pour lequel vous souhaitez modifier le paramétrage de calcul. La formule rattachée au code s’affiche alors dans la fenêtre de droite.

-	Pour obtenir l’ensemble des fonctions de calcul, ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris dans cette même fenêtre. Les fonctions sont les suivantes :

•	Somme Solde : effectue la somme des soldes (débiteurs et créditeurs) des comptes de l’intervalle.

•	Somme Solde Débit : effectue la somme des soldes des comptes débiteurs.

•	Somme Solde Crédit : effectue la somme des soldes des comptes créditeurs.

•	Exclus : permet d’exclure un compte ou x comptes.

•	Comptes : permet d’obtenir la liste du Plan Comptable.

•	Vérifier : effectue un contrôle de cohérence des formules définies.

Edition du Bilan et du Compte de Résultat

menu ETATS, commande Bilan-Compte de Résultat, Edition

-	Indiquez l’intervalle de dates.

-	Précisez tout d'abord le type d’écritures à prendre en compte (Brouillard, Simulation). Bien entendu, les écritures validées sont systématiquement retenues pour l’édition.

-	Choisissez ensuite une édition en Aperçu ou Fichier.
Lors de l'édition à l'écran, vous pouvez demander le détail du regroupement d'un code liasse à titre de consultation. Pour cela :

-	Double-cliquez dans la liasse, sur la cellule concernée (c'est-à-dire sur la somme marquée en rouge).

Le régime d'imposition est à indiquer à la création du dossier et reste modifiable. Vous pouvez sélectionner :

•	Réel Normal (2050 - 2053)

•	Réel simplifié (2033A - 2033 B)

•	BNC (2035)


Voir aussi

Opérations de fin d'année


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Fin d'exercice - Réouverture

<Alt> <T> - <F> - <R>


Voir aussi

Opérations de fin d'année : clôture et réouverture


Soldes Intermédiaires de Gestion
Les Soldes Intermédiaires de Gestion

  Accès	  Voir aussi

Cette commande permet d'élaborer les documents fiscaux qui seront joints au Bilan, à partir des données provenant des feuillets fiscaux du dossier ou de regroupements de comptes de la balance.
En plus des feuillets fiscaux, vous disposez de l'état S.I.G. prédéfini dans Ciel Compta.
Vous pouvez également établir vos propres S.I.G. pour des besoins internes.

Création d’un état

La zone Etats reprend les initiales des tableaux existants que vous créez à l’aide du bouton [Nouveau]. Les désignations constituent le titre à l’édition.

Notez

Il est également possible de créer un état à partir d’un état existant (zone Créer d’après de la fenêtre Nouvel état).

Paramétrage des rubriques

Colonne Rubrique

Vous déterminez, sur cette colonne, les catégories qui composent l’état.

Colonne Code

La colonne Code doit obligatoirement être remplie. Vous retrouvez ces codes dans le calcul des rubriques de totalisation.

-	Pour ajouter une rubrique, placez le curseur en fin de liste puis appuyez sur la touche <Flèche bas> du pavé numérique.

-	Pour insérer une rubrique, appuyez sur la touche <Inser> de votre clavier.

Colonne Type

Cette colonne sert à déterminer s’il s’agit d’un élément à regrouper ou d’une rubrique de totalisation. Des symboles permettent de différencier rapidement le type des rubriques.

Les rubriques sont triées et éditées en fonction du code selon un tri alphanumérique.
Par conséquent, si vous souhaitez créer un état de Soldes Intermédiaires de Gestion d’environ 30 rubriques composées de codes numériques, vous devez les numéroter 001,002,...030 et non pas 1, 2,....30.

Ce tri alphanumérique vous permet de créer de nouvelles rubriques pouvant être insérées facilement. En effet, si vous avez créé 30 rubriques et que par la suite vous souhaitez en insérer une nouvelle entre la rubrique 001 et 002, codifiez-la en 0011 ou 001A.

Afin que le tri des rubriques soit réactivé après l’insertion d’une nouvelle rubrique, vous devez fermer puis ouvrir à nouveau la fenêtre de paramétrage.

Formules de calcul des rubriques

Les formules de calcul s’effectuent dans la partie inférieure de la fenêtre Définition des totalisations.

Formules de regroupement (rubrique de type R)

Vous disposez de plusieurs fonctions vous permettant de définir l’intervalle des comptes correspondant à une rubrique.
Pour obtenir l’ensemble des fonctions de calcul :

-	cliquez sur le bouton droit de la souris dans la partie Définition des totalisations.

Les commandes sont les suivantes :

•	Somme Solde : effectue la somme des soldes (débiteurs et créditeurs) des comptes de l’intervalle.

•	Somme Solde Débit : effectue la somme des soldes des comptes débiteurs.

•	Somme Solde Crédit : effectue la somme des soldes des comptes créditeurs.

•	Exclus : permet d’exclure un compte ou x comptes.

•	Comptes : permet d’obtenir la liste du Plan Comptable.

•	Vérifier : effectue un contrôle de cohérence des formules définies.

Formules de totalisation (rubrique de type T)

Le code des rubriques est pris en référence pour effectuer les formules de totalisation.

Notez

Vous pouvez obtenir la liste des rubriques en cliquant sur le bouton droit de votre souris dans la zone Définition des totalisations puis en sélectionnant Rubriques.

-	Lancez une édition avec les boutons [Ecran] ou [Fichier].

Vous pouvez choisir :

•	une édition simplifiée : ne comportant que le résultat pour chaque rubrique (sans sous-totaux).

•	avec détail des racines : affichage des sous-totaux. Exemple : production de l'exercice : total de 601* à 606*.

•	avec détail des comptes : affichage du résultat détaillé de chaque compte, en plus des sous-totaux pour ces comptes.


Voir aussi

Bilan - Compte de Résultat


Accès

menu ETATS - commande Soldes Intermédiaires de Gestion

<Alt> <E> - <S>


La validation du brouillard

  Accès

Le brouillard est l’état dans lequel se trouvent vos écritures après leur saisie.

Vous pouvez encore les modifier jusqu’à ce que vous validiez définitivement ces écritures.

Quelques rappels

-	Lorsque vous saisissez des écritures, soit en mode Saisie Standard, soit en mode Saisie guidée (encaissement, paiement, facture client, facture fournisseur) vous devez enregistrer vos écritures dans le brouillard.

-	Vous devez ensuite valider votre brouillard pour que vos écritures deviennent définitives. En effet, lorsque vos écritures sont encore dans le brouillard, vous pouvez les modifier ou les supprimer.

Rappelons enfin que vous pouvez éditer Grand-livre, Balance, TVA, Bilan, Résultat, etc. en incluant ou non, les écritures dans le brouillard.

De ce fait, il est possible d'enregistrer dans le brouillard, des écritures de simulation, ce qui peut être utile, par exemple, dans le cas précis où vous avez généré des écritures d'abonnement (en simulation) sur toute la période d'exercice.

Cela permet d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable. Seuls les journaux qui, par définition, ne contiennent que des écritures définitives ne peuvent inclure des écritures du brouillard.

Valider le brouillard

-	Vous pouvez effectuer le traitement global, pour un journal et/ou par intervalle de mouvements, et/ou par intervalle de date.

-	Vous avez la possibilité d'inclure les écritures en simulation.

Date début/date fin : seules les écritures, dont la date est comprise dans cet intervalle, seront validées.

La validation du brouillard peut s'effectuer pour un intervalle de mouvements en renseignant les zones mouvement début et mouvement fin.


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Validation brouillard

<Alt> <T> - <V>


Le lettrage : vue d'ensemble

C'est une opération qui concerne généralement les comptes clients et fournisseurs.

Prenons l'exemple d'un compte client : il est débité du montant des factures et crédité de son règlement.

Le lettrage va consister à mettre en rapport une facture avec son règlement. Ce rapprochement s'effectue en attribuant une lettre identique pour chacune des lignes d'écritures s'équilibrant.

  Lettrer et délettrer manuellement

  Lettrer automatiquement

Notez

L'utilisation de la commande Relance Clients du menu Etats nécessite impérativement le lettrage de vos comptes clients. En effet, seul le lettrage permet d'identifier une facture réglée.

Notez également que vous pourrez éditer par exemple un grand livre client hors écritures lettrées, vous permettant ainsi de simplifier sa lecture et son analyse.

N'oubliez pas que seuls les comptes déclarés lettrables dans la base plan comptable pourront être lettrés par le traitement de lettrage automatique.


Le lettrage manuel

  Accès	  Voir aussi

Effectuer un lettrage manuel

-	Entrez le compte contenant les écritures à lettrer. Vous appelez le Plan Comptable par l'icone ou avec la touche <F4> (le curseur doit clignoter sur la zone Compte). Pour accélérer la recherche, vous pouvez utiliser les flèches haut et bas qui s'arrêteront sur le prochain compte déclaré lettrable.
A ce niveau, cliquez sur le bouton [Ok] qui transfère les écritures du compte (déclaré lettrable dans le plan comptable) dans la grille de lettrage.

-	Si vous double-cliquez sur la colonne Lettre de la grille de lettrage, vous attribuez votre propre code de lettrage.
Si vous double-cliquez sur le mouvement, le logiciel affecte automatiquement le code lettrage qui sera affecté aux écritures soldées. Tant que le lettrage n'est pas équilibré, la lettre est rappelée sur cette zone. Les lettres attribuées lors d'un lettrage manuel s'inscrivent en majuscule.

-	Il ne vous reste plus qu'à passer à une autre ligne et double-cliquer afin de continuer l'affectation des lignes.
Lorsque le logiciel détecte une égalité, il vous demande si vous voulez valider les lignes en cours.

-	Une fois le lettrage terminé, cliquez sur [Quitter] où vous pouvez :

•	Effectuer un nouveau lettrage.

•	Quitter définitivement le lettrage.

•	Continuer le lettrage courant.

Les zones Non lettrées, Lettrées, Courants indiquent les cumuls débit et crédit des écritures suivant l'état qu'elles présentent ainsi que le nombre de ces écritures (x...).

Effectuer un lettrage automatique

Vous pouvez lettrer automatiquement les lignes d'écritures à partir du lettrage manuel ; pour cela, il suffit de sélectionner le premier mouvement à lettrer puis cliquer sur le bouton [Auto.]. Les lettres attribuées lors d'un lettrage automatique s'inscrivent en minuscule.

Vous avez la possibilité de lettrer suivant le N° de pointage ou le montant.

En cas de lettrage déséquilibré

L'écriture de régularisation

Lorsqu'un lettrage n'est pas équilibré, vous pouvez générer une écriture de régularisation par l'intermédiaire de la fonction [Equilibre].

Exemple

Vous saisissez une facture client de 1 000,50 F. Cette facture est encaissée pour 1 000 F. Lorsque vous lettrez ces écritures, vous pouvez rééquilibrer le lettrage en générant une troisième écriture de régularisation de 0,50 F en crédit.

La somme de 0,50 F est imputée sur le compte 670000 Charges Exceptionnelles, dans le journal d'OD, avec pour libellé : "REGULARISATION LETTRAGE A" (A correspondant au code de lettrage en cours).

Ecart maximum autorisé

Vous avez la possibilité de limiter l'écart de régularisation lors d'un déséquilibre dans le lettrage :

-	Sélectionnez la commande Préférences, Préférences comptables, Ecart en lettrage du menu DOSSIER.

-	Cochez la zone Ecart maximum autorisé en lettrage et indiquez le montant maximal souhaité.

-	Si lors d'un lettrage, un déséquilibre des écritures lettrées est supérieure au montant indiqué sur la zone Ecart maximum autorisé, il ne sera pas possible de générer l'écriture de régularisation.

-	Si vous renseignez la zone par zéro, aucun lettrage déséquilibré ne sera accepté et par conséquent, vous ne pourrez passer aucune écriture de régularisation.

Annuler le lettrage

Vous pouvez procéder à l'annulation du lettrage de toutes les lignes d'écritures du compte sélectionné ou d'un seul mouvement.

•	De l'ensemble du compte : cliquez simplement sur le bouton [Délettrer] ou appuyez sur les touches [Ctrl] et [D] simultanément. Confirmez le délettrage total par [Oui].

•	D'un seul mouvement : placez le curseur sur la première ligne du mouvement à délettrer et sélectionnez-la en double-cliquant dessus (les lignes sélectionnées s'affichent en bleu). Ensuite, cliquez sur le bouton [Délettrer].


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Lettrage manuel

<Alt> <T> - <L>


Voir aussi

Le lettrage - vue d'ensemble


Le lettrage automatique

  Accès	  Voir aussi

Vous ne trouverez ni le détail des lignes d’écritures, ni la  fonction de délettrage accessible en Lettrage manuel. Cela permet, en outre, une rapidité de procédure lorsque vous n’avez pas besoin de revenir en détail sur les écritures d’un mouvement. Lorsque vous lancez un lettrage automatique (valable aussi pour la fonction Automatique en lettrage manuel), vous devez choisir de lettrer sur le montant ou le numéro de pointage.

La sélection des écritures à lettrer peut s'effectuer pour un intervalle de dates en renseignant les dates Début et Fin.

Vous avez la possibilité de prendre en compte les écritures du brouillard.

Le champ Lettre en cours visionne les lettres attribuées au fur et à mesure des mouvements lettrés.

Après avoir lancé l'opération, le logiciel vous demande si vous souhaitez que le lettrage s'effectue à partir du N° de Pointage ou d'après le montant :

Lettrage sur montant

Le lettrage sur montant minimise votre travail. Mais attention, le logiciel ne s’occupant que des montants, il va peut-être rapprocher et lettrer des opérations (par exemple, une facture et un règlement) qui ont des montants identiques mais qui n’ont en fait pas de relation entre elles. Cependant, vous aurez la possibilité de délettrer. Le logiciel n’explore pas toutes les permutations et combinaisons possibles.

Votre logiciel lettrera les montants qui se soldent un à un (une ligne au débit, identique en montant à une ligne au crédit) et les montants qui se soldent deux à un (une ligne au débit, par exemple, correspondant à deux lignes au crédit).

Pour que le logiciel puisse effectuer un lettrage automatique, il faut que les comptes que vous voulez lettrer aient été déclarés lettrables dans le Plan comptable.

 Ne pas déclarer des comptes lettrables alors que vous ne voulez pas les lettrer : cela va alourdir inutilement le temps de traitement.

Lettrage sur numéro de pointage

Le lettrage sur numéro de pointage requiert une contrainte lors de la saisie d’écritures : vous devez affecter aux écritures, des numéros de pointage dans les zones prévues à cet effet.

Le logiciel reprend automatiquement le numéro de pièce comme numéro de pointage.

Lorsque vous lancez l’opération de lettrage sur numéro de pointage, le logiciel va faire le travail suivant (pour chaque compte) : il va d’abord vérifier le total débit et le total crédit des lignes d’écritures validées qui portent le même numéro de pointage et si ces totaux sont identiques, il lettre ces écritures.

Vous ne pouvez pas effectuer une opération de délettrage à partir de cette option. Vous pouvez, s'il s'agit de délettrer les écritures d'un compte à la fois, procédez aux opérations suivantes :

-	Validez le menu TRAITEMENTS - Lettrage manuel.

-	Transférez les écritures lettrées en grille de lettrage.

-	Appuyez sur [Délettrer] puis confirmez [Tout délettrer].


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Lettrage automatique

<Alt> <T> - <A>


Voir aussi

Le lettrage - vue d'ensemble

Lettrer et délettrer manuellement


La contrepassation

  Accès	  Voir aussi

Cette option vous permet de contrepasser automatiquement une écriture encore au brouillard.

Dans le cas d'une écriture définitivement validée, il est impossible de la modifier (elle-même) ou de la supprimer ; il est possible en revanche de la neutraliser ; c'est-à-dire de l'annuler comptablement en inversant les flux comptables qu'elle a générés, tout simplement en débitant les comptes crédités par cette écriture et inversement ; tout cela en utilisant, bien sûr, les mêmes montants que ceux de l'écriture initiale. C'est ce que l'on appelle une contrepassation.

-	Sélectionnez dans la liste des écritures, le mouvement à contrepasser en double-cliquant sur celui-ci. Lancez l'opération en cliquant sur [Ok].

L'écriture de contrepassation générée par le logiciel est passée dans le même journal que l'écriture originale ; confirmez le choix proposé ou modifiez-le puis entrez la date, veillez à ce qu'elle soit comprise dans la période de saisie. Cliquez sur [Ok].

Vous devez définir le mode de contrepassation par sens ou par signe :

•	Par sens : suivant la nature de l'écriture à contrepasser, la contrepassation représentant l'annulation comptable de l'écriture, il faut donc inverser les mouvements.

•	Par signe :La contrepassation par signe conserve le sens débits/crédits des écritures mais appose le signe - (moins) devant les montants (cette forme de contrepassation peut être utilisée, par exemple, pour faire ressortir un avoir).

-	Le logiciel vous demande alors de confirmer l'opération et de préciser si vous voulez verser le mouvement contrepassé en brouillard ou le valider pour qu'il soit définitivement enregistré.

-	L'opération terminée, vous êtes informé du numéro de ce mouvement.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez sur la colonne Libellé du mouvement créé, l'indication CONTREPASS du numéro de mouvement correspondant.


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Contrepassation

<Alt> <T> - <C>


Voir aussi

Les traitements - vue d'ensemble


Les réimputations

  Accès	  Voir aussi

Cette opération consiste à permuter automatiquement des écritures passées pour un compte sur un autre compte. La réimputation est effectuée sur des écritures en brouillard (ou simulation). Il peut s'agir d'une réimputation portant sur les comptes ou sur les codes budgétaires.

Réimputation de compte

Exemple

-	Saisissez des écritures pour le compte 411DURAND. En même temps, existe dans le plan comptable, un compte 411DURANT (avec un T). Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des écritures destinées au 411DURAND ont été saisies sur le 411DURANT. Pour remédier rapidement à cette confusion, il suffit d'intervertir le compte incorrect sur le bon pour la période concernée.

-	Saisissez le compte à réimputer. Vous pouvez consulter la liste du Plan Comptable par l'intermédiaire des icones.

-	Entrez le compte pour lequel les écritures vont être passées.

-	Indiquez ensuite la période de réimputation.

-	Lancez l'opération avec [OK]. Le logiciel vous avertit qu'il va procéder à la réimputation et vous demande auparavant de confirmer.

Réimputation budgétaire

Cette option fonctionne sur le même principe que lorsqu'elle est effectuée sur un compte, à la différence que la réimputation porte sur les codes budgétaires et peut être exécutée sur des écritures validées.

Exemple

Vous achetez du matériel informatique que vous dédiez au service Développement de votre société. Vous attribuez, lors de la saisie des écritures, le code DV créé pour le service Développement (sur la base budgétaire/Analytique). Ces écritures sont validées directement.

Vous vous apercevez, trop tard, que le matériel en question ne devait pas être affecté au service Développement mais orienté vers le service Maintenance. Vous procédez donc à la réimputation des codes.


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Réimputation - Compte ou Budget

<Alt> <T> - <R>


Voir aussi

Les traitements - vue d'ensemble


Le travail sur un compte
Travail sur un compte

  Accès

Cette commande vous permet d'effectuer, très facilement, toutes les opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, ceci à partir d'un seul menu CONTEXTUEL.

Vous pouvez ainsi saisir directement un règlement sur un compte de tiers, modifier ou supprimer une pièce, solder, lettrer, contrepasser, extourner, imprimer un compte sans passer par les menus respectifs de ces traitements.

-	Entrez le compte sur lequel vous allez travailler et indiquez la période.

-	Cliquez ensuite sur [Ok] pour transférer les écritures du compte dans la grille de travail.

-	Vous sélectionnez les lignes d'écritures sur lesquelles vous souhaitez travailler en double-cliquant dessus ou en appuyant sur la barre d'espace.

Les icones situées dans le haut de la fenêtre correspondent aux outils mis à votre disposition pour effectuer les différentes opérations possibles sur les lignes d'écritures. Vous pouvez également accéder à ces outils en cliquant sur le bouton droit de la souris à l'intérieur de la fenêtre.

Voir détail

Régler

Lettrer

Contrepasser

Extourner

Solder

Imprimer


Voir détail

  Voir aussi

Permet d'obtenir le masque de saisie sur lequel l'écriture, sélectionnée auparavant dans la grille de travail sur compte, a été créée.

Vous pouvez ainsi effectuer toutes les opérations envisageables sur cette écriture (Modification, Validation, Suppression, Simulation).


Régler

Cette commande génère automatiquement les écritures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements sélectionnés.

Exemple

Vous voulez générer un règlement pour trois factures.

-	Après sélection des 3 écritures concernées (en double cliquant dessus), cliquez sur le bouton [Régler] du menu CONTEXTUEL.

-	Le logiciel demande de valider le Journal de Banque, le compte et la date du règlement.
Il vous propose ensuite de lettrer directement les lignes sélectionnées avec le règlement (la lettre attribuée sera rappelée sur la colonne Let de la fenêtre).

-	L'écriture générée apparaît en grille de saisie au kilomètre afin de la valider ou de l'envoyer en brouillard.

-	Dans la fenêtre Travail sur un compte, vous retrouvez, les écritures initiales avec en contrepartie les mouvements générés, pour chaque facture au journal de banque.


Lettrer

  Voir aussi

Fait appel à la fenêtre Lettrage manuel afin d'effectuer le lettrage des écritures du compte courant.

La lettre attribuée sera rappelée sur la colonne Let de la fenêtre.


Voir aussi

Le lettrage manuel


Voir aussi

Les options d'utilisation en saisie d'écritures


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Travail sur des comptes, Travail sur un compte

<Alt> <T>


Contrepasser

  Voir aussi

Cette commande génère automatiquement une contrepassation.

Vous devez définir s'il s'agit d'une contre-passation négative ou positive suivant la nature de l'écriture à contrepasser.

En effet, la contrepassation représentant l'annulation comptable de l'écriture, il faut donc inverser les mouvements. La contre-passation négative conserve le sens des débits/crédits des écritures, mais appose le signe - devant les montants (cette forme de contrepassation peut être utilisée, par exemple, pour faire ressortir un avoir).


Voir aussi

La contrepassation


Extourner

  Voir aussi

Cette commande génère une réimputation de compte mais contrairement à cette dernière, l'écriture initiale est conservée.

-	Après sélection de l'écriture à extourner, entrez le journal ainsi que le compte sur lequel sera réimputée l'écriture et enfin la date de l'opération.


Voir aussi

Les réimputations


Imprimer

Cette commande permet d'obtenir directement à l'écran, la visualisation de la grille de travail avant impression.

-	Cliquez sur [Imprimer] pour lancer l'édition.


Le travail sur une série de comptes
Travail sur une série de comptes

  Accès	  Voir aussi

Cette commande consiste à effectuer certaines opérations sur un ensemble de comptes spécifiques que vous déterminez.

Vous pouvez ainsi, pour une série de comptes :

•	lettrer ou délettrer,

•	rendre lettrable ou utilisable les comptes et inversement,

•	éditer le grand-livre,

•	visualiser les mouvements ou les écritures.

Le travail sur une série de comptes se réalise via un assistant, décomposant la sélection des critères en deux étapes :

Sélection des critères

Choix de la série de comptes


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Travail sur des comptes, Travail sur une série de comptes

<Alt> <T> - <S>


Voir aussi

Travail sur un compte


Sélection des critères d'un travail sur une série de comptes
Travail sur une série de comptes : sélection des critères

  Voir aussi

-	Dans la fenêtre Sélection des critères, cochez le type d'opération que vous voulez effectuer.

Notez

Parmi ceux proposés, seul un choix est possible par intervalle de comptes.

Vous pouvez Lettrer une série de comptes ou Délettrer une série de comptes.
Lors de la validation du traitement, Ciel Compta vous demande alors si vous voulez lettrer les écritures du compte par montant ou par numéro de pointage.

Dans le plan comptable, vous pouvez déclarer qu'un compte puisse être lettré ou rendu utilisable.
Si l'attribution ou le remplacement d'une de ces options concerne un grand nombre de comptes, cochez la zone concernée Rendre une série de comptes lettrable, Rendre une série de comptes non lettrable, Rendre une série de comptes utilisable ou Rendre une série de comptes non utilisable afin d'éviter, à partir de la liste du plan comptable, de procéder manuellement pour chaque compte.

Il est possible également d'obtenir, la visualisation d'un grand-livre partiel ou d'une partie de la liste des écritures en cochant la zone Editer le grand-livre d'une série de comptes ou la zone Visualiser les mouvements / écritures d'une série de comptes.

Dans la partie Quels sont les critères ?, vous indiquez la période concernée et si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard ou non.

-	Cliquez sur [Suivant] pour choisir ensuite le type de comptes.


Voir aussi

Travail sur une série de comptes


Choix de la série de comptes
Travail sur une série de comptes : choix de la série de comptes

  Voir aussi

Par type

Si l'opération concerne tous les comptes d'une même racine, cochez la zone Par type et cliquez sur le triangle de sélection afin de sélectionner la racine de compte concernée, soit clients, fournisseurs, banque, caisse, charges ou produits, etc.

Du compte...au...

S'il s'agit d'un intervalle de comptes, cochez la zone Du compte et renseignez la fourchette concernée.

Autre (sélection à partir du plan comptable)

Pour sélectionner un compte ou plusieurs comptes directement à partir du plan comptable, cochez le choix Autres et cliquez sur le bouton [Valider].
S'affiche la liste du plan comptable dans laquelle vous sélectionnez le (ou les) compte(s) concerné(s).

Vous pouvez également effectuer une sélection spécifique de comptes que vous définissez au moyen des boutons [Ajouter] et [Modifier] donnant accès à la liste du plan comptable et des boutons [Supprimer] et [Effacer tout].

Combiner plusieurs sélections de comptes

Il est possible de combiner plusieurs choix de comptes successivement en utilisant le bouton [Valider].

Exemple

Vous effectuez une première sélection en cochant le choix Par type et en sélectionnant le type Client.
Au lieu de confirmer la sélection via le bouton [OK], vous cliquez sur le bouton [Valider] afin que s'affiche le résultat de cette première sélection.

Vous pouvez ensuite enchaîner une autre sélection de comptes. De la même façon, vous cliquerez sur [Valider]. Un message vous demandera alors si vous voulez remplacer les comptes existants déjà dans la liste ou ajouter le résultat de la nouvelle sélection de comptes à celle existante.

Une fois les sélections établis, vous confirmerez en cliquant sur [OK].


Voir aussi

Travail sur une série de comptes


La sauvegarde des données

  Accès	  Voir aussi

Cette procédure a pour but d’effectuer la sauvegarde des données vers une autre unité (disquette, disque dur...). Cette opération est essentielle : une défaillance de votre disque dur, un arrêt  intempestif (cas de micro-coupure) du logiciel en cours d’exécution, une suppression malencontreuse de données... peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours ou des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet de récupérer les données.
Il est impératif de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données : chaque société doit avoir son propre jeu de disquettes et il est également préférable d’utiliser deux jeux de disquettes par société :

•	un jeu pour la sauvegarde des jours pairs,

•	un jeu pour la sauvegarde des jours impairs.

La sauvegarde a pour effet de faire une copie (et non un transfert) des données du disque dur sur une ou plusieurs disquettes, ce qui signifie qu’après sauvegarde, vos données figurent à la fois sur le disque dur et sur les disquettes.

Le fait d’effectuer une sauvegarde n’oblige absolument pas à effectuer une restauration dès lors que vous souhaitez réutiliser Ciel Compta pour Windows.

Procédure

Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, munissez-vous au préalable du jeu de disquettes nécessaire.

-	Ouvrez le dossier dont vous voulez sauvegarder les données.

-	Activez la commande Sauvegarde du menu UTILITAIRES.

S’ouvre la fenêtre Sauvegarde compressée.

Par défaut, il vous est proposé de sauvegarder le dossier sur le lecteur de disquettes nommé A:.

Si le nom du lecteur de disquettes est différent ou encore si vous voulez sauvegarder les données sur un autre disque ou support, modifiez les informations à la zone Nom. Vous pouvez aussi cliquer sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour choisir le support.

La zone Desc. (pour description) est renseignée par la date à laquelle est effectuée la sauvegarde, soit par défaut la date du jour. Ces informations seront rappelées lors de la restauration du dossier. Vous pouvez les modifier.

-	Validez les informations par [Ok] pour lancer la procédure.

Sauvegarde sur disquettes

Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, Ciel Compta pour Windows présente alors un message vous demandant d’insérer la première disquette dans le lecteur.

-	Insérez-la et confirmez par [Ok].

Si la disquette contient déjà des fichiers (de sauvegarde ou non), Ciel Compta le détecte et vous propose les options suivantes :

[Répéter]	Si vous voulez conserver les données se trouvant sur la disquette, cette option vous permet de changer la disquette insérée dans votre lecteur avant de relancer la procédure.

[Effacer] 	Toutes les données se trouvant sur la disquette seront effacées avant de sauvegarder les données du dossier. Si plusieurs disquettes sont nécessaires, le logiciel vous en informe. En fin de procédure, la fenêtre principale de l’application est de nouveau présentée.

[Annuler]	Dans ce cas, la procédure de sauvegarde est tout simplement annulée.


La restauration des données

  Accès	  Voir aussi

Cette procédure effectue la restauration des données de la société que vous préciserez (si vous avez auparavant procédé à une sauvegarde).

Deux types de restauration vous sont proposés :

Standard

Les versions de l'application antérieures à Ciel Compta version 5 pour Windows disposant de ce mode de sauvegarde, il est également proposé en restauration pour les utilisateurs l'ayant utilisé.

Compressée

Si votre sauvegarde provient d’une sauvegarde compressée.

Si vous avez sauvegardé vos données sur disquettes (lecteur A:), insérez votre première disquette, cliquez sur [Ok] et suivez les instructions indiquées par le logiciel.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Sauvegarde

<Alt> <U> - <S>


Voir aussi

La restauration

Opérations de fin d'année


Accès

menu UTILITAIRES - commande Restauration

<Alt> <U> - <T>


Voir aussi

La sauvegarde

Opérations de fin d'année


La réindexation

  Accès	  Voir aussi

Il est recommandé de procéder périodiquement à une réindexation qui réorganisera vos fichiers et vous permettra de gagner du temps de traitement des opérations courantes.

Notez

Si vos fichiers de données semblent désorganisés (désorganisation due à des arrêts intempestifs du logiciel en cas de micro-coupure), lancez une réindexation.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Réindexation

<Alt> <U> - <R>


Voir aussi

Opérations de fin d'année


Accès

menu UTILITAIRES - commande MAJ des cumuls

<Alt> <U> - <M>


Voir aussi

Opérations de fin d'année


Les purges

  Accès	  Voir aussi

La purge effectue une remise à zéro de toutes les écritures et de tous les cumuls. Bien évidemment, le logiciel vous demande deux confirmations avant exécution.

Il est vivement conseillé d’interdire cette fonctionnalité à tous les utilisateurs, à l'exception de l'utilisateur MAITRE pour lequel aucune restriction n'est possible.

-	Commencez par saisir votre mot de passe si vous en avez créé un.

La purge s'effectue via un assistant pour vous guider dans le choix des éléments à purger.

•	Complète
Si vous souhaitez supprimer l'intégralité des écritures, choisissez cette option.

•	Purges avancées
Cette option permet de ne purger qu'une partie des écritures (validées, en brouillard, en simulation) ou encore les écritures d'abonnement. Cliquez sur [Suivant].

Vous pouvez "affiner" le paramétrage de la purge de données avancées en précisant également le journal sur lequel les écritures vont être prises en compte et indiquer l'intervalle de dates ou encore celui des mouvements concernés.

Après une purge, il est impératif de lancer une réindexation.


Graphiques
Représentation graphique

  Accès

A partir de cette commande, vous pouvez obtenir la représentation graphique de toutes vos écritures.

Définir le type de graphique

Trois types de graphiques sont disponibles.

Le type Evolution d'un compte concerne un compte ou un ensemble de comptes ayant la même racine. Pour cette seconde possibilité, entrez la racine (c'est-à-dire les x premiers chiffres du numéro de compte communs à l'ensemble des comptes à visualiser, par exemple 41).

Le graphique Répartition Charges/Produit tient compte du paramétrage de la classe charges (classe 6) et de la classe produits (classe 7) indiqué lors de la création de votre dossier  (menu DOSSIER, commande Modifier, icone Racines de compte).

La répartition d'une classe : par classe, nous entendons, ici, racine. Ainsi, pour obtenir la répartition des comptes clients, entrez la racine 411.

Période de visualisation

Vous pouvez obtenir la visualisation graphique pour :

•	l'exercice (sur 12 mois).

•	L'exercice N+1 (exercice suivant sur 12 mois).

•	La période de saisie déclarée lors de la création (ou modification) du paramétrage de votre dossier.

•	Une période personnalisée pour laquelle vous définissez un intervalle de dates.

Options à intégrer

Vous pouvez obtenir le graphique pour les écritures en simulation, en brouillard et/ou validées.

L'option Forcer le calcul permet de recalculer les cumuls et les soldes de chaque compte.
Si vous avez effectué des modifications depuis la dernière visualisation graphique, cochez cette zone avant de lancer une autre visualisation graphique.

Visualisation et impression des graphiques

-	Après avoir procédé au paramétrage des données du graphique, cliquez sur [Ok].

-	Pour en modifier l'orientation, appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier ; tout en la conservant enfoncée, cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites la glisser jusqu'à l'orientation voulue.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Graphiques

<Alt> <U> - <G>


Exportation de la balance

  Accès	  Voir aussi

Cette commande vous permet d’exporter une Balance contenant des écritures vers un autre logiciel (logiciel Ciel Liasse Fiscale pour Windows).

-	Indiquez le nom du répertoire (ou chemin d’accès) du fichier qui va contenir les données.

Vous pouvez préciser les options suivantes :

•	de compte à compte (consultation du plan comptable par les icones)

•	inclure les écritures du brouillard, en simulation, les comptes soldés ou le détail Client/Fournisseurs.

-	Indiquez enfin la période qui, rappelons-le, doit être comprise dans la période de saisie indiquée au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Dates d'exercice. Si vous ne précisez aucune date, c’est la période d’exercice qui sera considérée par défaut.

-	L'extension du fichier export peut être de type .DBF (DBase) ou .TXT (ASCII). Cochez la zone correspondante.

Si vous gérez un dossier en euros, vous avez le choix entre deux formats d'exportation, soit les données sont exportées en euros, cochez, dans ce cas, la zone Nouveau format (export dans la monnaie de tenue), soit elles sont exportées en francs, cochez, alors Ancien format (export en francs).


Accès

menu UTILITAIRES- commande Exportation de la Balance

<Alt> <U> - <B>


Voir aussi

Opérations de fin d'année


Récupérer les données d'une autre application
Les importations de données

Ciel Compta vous permet de récupérer les données de plusieurs logiciels.

de Ciel Compta pour Dos

sous format ASCII

sous format ASCII pour Sybel Start

sous format ASCII pour Saari Pratique Dos

sous format ASCII pour Saari Pratique Windows

de Visual Compta version 3.50 pour Windows

de Autocompta version inférieure à 6 pour Windows

de Autocompta version 6 et supérieure pour Windows

de Autocompta version 7.51 pour Dos

Un assistant vous guide pour la préparation de l'importation.

-	Sélectionnez parmi les types d'importation proposés, celui qui vous concerne puis cliquez sur [Suivant].


Importation de Visual Compta pour Windows
Importation des données de Visual Compta version 3.50 pour Windows

  Accès	  Voir aussi

Avant d'entreprendre l'importation

Notez qu'il n'est pas nécessaire d'effectuer une extraction préalable de la comptabilité dans Visual Compta 3.50, seule l'importation des données est réalisée à partir de Ciel Compta.

Cependant, nous vous conseillons de lancer une réorganisation de vos fichiers, via la commande Réorganiser du menu DOSSIER de Visual Compta.

-	S'il existe des écritures en simulation, validez-les ou supprimez-les.

Si nécessaire, vous pouvez vous reporter à la documentation utilisateur de Visual Compta.

-	Une fois ces opérations terminées, quittez Visual Compta.

Procédez à l'importation des données dans Ciel Compta

-	Lancez Ciel Compta et créez le dossier destiné à recevoir les données de Visual Compta.

-	Activez la commande Importations du menu UTILITAIRES.

-	Cochez l'option Visual Compta puis cliquez sur [Suivant].

Etape 1 : sélection du fichier à importer

Etape 2 : sélection des options de récupération


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Visual Compta

<Alt> <U> - <I>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Sélection du fichier pour l'import de Visual Compta
Importation Visual Compta : sélection du fichier à importer

  Voir aussi

Le programme détecte automatiquement l'emplacement du répertoire où se situe Visual Compta.
Celui-ci vous est proposé dans la fenêtre Importation des données, sur la ligne prévue à cet effet.

-	Sélectionnez alors le nom du fichier à récupérer, en cliquant sur le triangle de sélection.
Ce fichier a pour extension .vco.
Par exemple, l'emplacement peut être : C:\DC2i\VISUALCOMPTA\ suivi du nom du fichier sélectionné, Compta.vco.

-	Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape de sélection des options de récupération.


Voir aussi

Importation des données de Visual Compta version 3.50 pour Windows


Options de récupération pour l'importation de Visual Compta pour Windows
Importation Visual Compta : sélection des options de récupération

  Voir aussi

Sont affichées les caractéristiques de(s) exercice(s) du fichier à importer.

En effet, le fichier issu de Visual Compta peut comporter plusieurs exercices.

L'exercice qui sera importé est celui déclaré en tant qu'exercice courant (il est indiqué Oui dans la colonne Courant).

-	Si vous voulez sélectionner un autre exercice que celui déclaré par défaut dans la liste, double-cliquez dans la colonne Courant de l'exercice concerné pour le définir à Oui.
Pour obtenir le détail des comptes et écritures contenus dans l'exercice courant, cliquez sur le bouton [Informations] puis confirmez l'affichage par [oui].

Le fichier peut éventuellement être imprimé à partir de cette fenêtre.

-	Revenez à la fenêtre des options de récupération en cliquant sur [OK].

Options de récupération

Vous avez deux possibilités pour importer les données :

Récupérer intégralement les données que contient le dossier

Vous importez les coordonnées de la société, tous les comptes, les journaux, et l'ensemble des écritures, récupérées directement dans le brouillard.
Les codes budgétaires et analytiques devront être saisis dans Ciel Compta.

Si le dossier courant de Ciel Compta contenait des données, celles-ci seront écrasées et remplacées par celles du dossier importé de Visual Compta.
- Une fois l'exercice courant sélectionné (déclaré à Oui dans la colonne Courant), cochez l'option Récupération du dossier.

Importer uniquement les écritures

- Si vous voulez importer uniquement le fichier des écritures, cochez l'option Importation des écritures. Les écritures issues de Visual Compta s'ajoutent à celles éventuellement existantes dans le dossier courant de Ciel Compta.

Dans le cadre uniquement de la récupération des écritures, l'exercice importé de Visual Compta peut être géré sur une période inférieure aux dates d'exercices du dossier courant de Ciel Compta, destiné à recevoir les données. Par exemple, exercice géré sur la période 1997.
Dans ce cas, il convient de modifier préalablement, les dates de l'exercice à importer.

Lancement de la procédure

Après avoir sélectionné l'option de récupération, cliquez sur [OK] pour lancer l'opération.

Une fenêtre de visualisation de l'importation en cours vous permet de suivre son évolution.

Si des déséquilibres sont détectés, Ciel Compta crée un compte d'attente contenant les écritures rééquilibrées. Vous pouvez en imprimer la liste.

Retenez également...

...que les normes d'importation diffèrent d'un logiciel à l'autre, notamment au niveau de la gestion des espaces, de l'utilisation de certains caractères, etc.

De même, dans Ciel Compta, le nombre de caractères maximum attribué à un code (N° de comptes, journaux, etc.) est globalement inférieur à ceux gérés dans Visual Compta.

Si le dossier à importer comporte des codes ayant une longueur supérieure à celle limitée dans Ciel Compta, ils seront tronqués d'autant.

Exemple

Si vous avez créé un code journal BANQ, dans Visual Compta, comportant 4 caractères (longueur maximum autorisée), il sera renommé en BAN, les codes journaux étant limités à 3 caractères dans Ciel Compta. Le dernier caractère sera donc supprimé.

Lors du tronquage de plusieurs codes, il est probable que des doublons apparaissent.
Dans ce cas, ils sont gérés en supprimant l'avant dernier caractère de chacun des codes.

Exemple

Les codes journaux BAN1 et BAN2, créés dans Visual Compta, ne peuvent pas être tronqués au dernier caractère. Ils sont donc renommés en BA1 et BA2.

Si des codes comportent des espacements, ils seront également effacés.
Si le cas se présente, Ciel Compta vous en avertit et vous propose d'imprimer la liste des codes modifiés.

Ces codes sont également stockés dans le répertoire du dossier courant, au format TXT, sous les noms ConvDC2icompte.txt s'il s'agit du fichier des comptes, ConvDC2ijournal.txt pour les codes journaux modifiés.


Voir aussi

Importation des données de Visual Compta version 3.50 pour Windows


Importation de Autocompta version inférieure à 6 pour Windows
Importation des données de Autocompta version inférieure à 6 pour Windows

  Accès	  Voir aussi

Avant d'entreprendre l'importation

La récupération du plan comptable et des écritures s'effectuant par le biais de fichiers ASCII (format TXT), il est nécessaire d'effectuer, au préalable, l'extraction de la balance ainsi que celle des écritures dans Autocompta version 2.15.

-	Contrôlez que vos journaux ne comportent pas d'écritures en attente et vérifiez également que vos écritures sont bien équilibrées.

Retenez également...

... que Ciel Compta ne récupère pas les taux de TVA utilisés dans Autocompta version 2.15.

Lors de l'importation, leur création automatique dans la base du plan comptable de Ciel Compta vous est  donc proposée.

Générer la balance au format TXT

Pour générer la balance au format TXT, activez la commande Balance au format ETAFI du menu RESULTATS.

-	Cliquez impérativement sur le bouton [Type 2] puis sur le bouton [Windows (ANSI)].

-	Enregistrez le fichier dans le répertoire de votre choix.

Editez le fichier des écritures au format TXT

-	Pour éditer le fichier des écritures, activez la commande Exportation du menu ETATS.

-	Déterminez les critères de récupération puis cliquez sur le bouton [Windows (ANSI)] avant d'enregistrer le fichier TXT dans le répertoire de votre choix.

Si nécessaire, vous pouvez vous reporter à la documentation utilisateur de Autocompta version 2.15.

-	Une fois la balance et le fichier des écritures générés, quittez Autocompta.

Procédez à l'importation des données dans Ciel Compta

-	Lancez Ciel Compta et créez le dossier destiné à recevoir les données de Autocompta.

Notez que la date de début d'exercice correspond à la date de l'écriture la plus ancienne relevée dans le fichier.

-	Activez la commande Importations du menu UTILITAIRES.

-	Cochez l'option Autocompta:  puis l'option Windows (version inférieure à 6) avant de cliquer sur [Suivant].

Etape 1 : sélection des fichiers TXT à importer

-	Indiquez l'emplacement du fichier contenant la balance au format TXT sur la ligne prévue à cet effet.

Vous pouvez éditer la liste du plan comptable en cliquant sur le bouton [Voir les comptes].

-	A la ligne suivante, indiquez le répertoire où se situe le fichier TXT contenant les écritures.

Vous pouvez également visualiser et imprimer la liste des écritures en cliquant sur [Voir les écritures].

Etape 2 : lancement de la procédure

-	Une fois les fichiers TXT indiqués, cliquez sur [OK] pour exécuter l'importation.

Vous pouvez écraser les données que contient éventuellement le dossier courant de Ciel Compta en cliquant sur [Oui] à la question posée ou les conserver en cliquant sur [Non]. Dans ce cas, les données importées s'ajoutent à celles existantes.

Une fenêtre de visualisation de l'importation en cours vous permet de suivre son évolution.

Si des déséquilibres sont détectés, Ciel Compta créé un compte d'attente contenant les écritures rééquilibrées. Vous pouvez en imprimer la liste.

A ce niveau de l'importation, Ciel Compta vous propose de créer les taux de TVA.

Si vous cliquez sur [Oui], le premier compte de TVA  est automatiquement proposé en création dans le plan comptable. Il vous suffit de vérifier le type de TVA et de valider la création en cliquant sur [Valider].

Sont ensuite proposés successivement les autres comptes de TVA utilisés dans Autocompta.

Vous pouvez différer la saisie des comptes de TVA en cliquant sur [Non].


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Autocompta: puis Windows (version inférieure à 6)

<Alt> <U> - <I>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Importation de Autocompta version 6 et supérieure pour Windows
Importation des données de Autocompta version 6 et supérieure pour Windows

  Accès	  Voir aussi

Avant d'entreprendre l'importation

-	Procédez à une réorganisation des données du dossier via la commande Réorganiser du menu Dossier BASE DE DONNEES.

-	S'il existe des écritures en simulation, validez-les ou supprimez-les.

Si nécessaire, vous pouvez vous reporter à la documentation utilisateur de Visual Compta.

-	Une fois ces opérations terminées, quittez Autocompta.

Procédez à l'importation des données dans Ciel Compta

-	Lancez Ciel Compta et créez le dossier destiné à recevoir les données de Autocompta

-	Activez la commande Importations du menu UTILITAIRES.

-	Cochez l'option Autocompta:  puis l'option Windows (version 6 et supérieure) avant de cliquer sur [Suivant].

Sélection du fichier à importer

Sélection des options de récupération


Options de récupération pour l'import de Autocompta version 6 et supérieure
Importation Autocompta version 6 et supérieure pour Windows : sélection du fichier à importer

  Voir aussi

Le programme détecte automatiquement l'emplacement du répertoire ou se situe Autocompta.
Celui-ci vous est proposé dans la fenêtre Importation des données, sur la ligne prévue à cet effet.

-	Sélectionnez alors le nom du fichier à récupérer, en cliquant sur le triangle de sélection.
Ce fichier a pour extension .vco.
Par exemple, l'emplacement peut être : C:\AUTOCOMPTA\ suivi du nom du fichier sélectionné, Compta.vco.

-	Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape de sélection des options de récupération.


Voir aussi

Importation des données de Autocompta version 6 et supérieure pour Windows


Options de récupération pour l'import de Visual Compta
Importation Autocompta version 6 et supérieure pour Windows : sélection des options de récupération

  Voir aussi

Sont affichées les caractéristiques de ou des exercice(s) du fichier à importer.

En effet, le fichier issu de Autocompta peut comporter plusieurs exercices.

L'exercice qui sera importé est celui déclaré en tant qu'exercice courant (il est indiqué Oui dans la colonne Courant).

-	Si vous voulez sélectionner un autre exercice que celui déclaré par défaut dans la liste, double-cliquez dans la colonne Courant de l'exercice concerné pour le définir à Oui.
Pour obtenir le détail des comptes et écritures contenus dans l'exercice courant, cliquez sur le bouton [Informations] puis confirmez l'affichage par [oui].

Le fichier peut éventuellement être imprimé à partir de cette fenêtre.

-	Revenez à la fenêtre des options de récupération en cliquant sur [OK].

Options de récupération

Vous avez deux possibilités d'importer les données :

Récupérer intégralement les données que contient le dossier

Vous récupérez les coordonnées de la société, tous les comptes, les journaux, et l'ensemble des écritures, récupérées directement dans le brouillard.
Les codes budgétaires et analytiques devront être saisis dans Ciel Compta.

Si le dossier courant de Ciel Compta contenait des données, celles-ci seront écrasées et remplacées par celles du dossier importé de Autocompta.
- Une fois l'exercice courant sélectionné (déclaré à Oui dans la colonne Courant), cochez l'option Récupération du dossier.

Importer uniquement les écritures

- Si vous voulez importer uniquement le fichier des écritures, cochez l'option Importation des écritures. Les écritures issues de Autocompta s'ajoutent à celles éventuellement existantes dans le dossier courant de Ciel Compta.

L'exercice importé de Autocompta peut être géré sur une période inférieure aux dates d'exercices du dossier courant de Ciel Compta, destiné à recevoir les données. Par exemple, exercice géré sur la période 1997.
Dans ce cas, il convient de modifier préalablement, les dates d'exercice du dossier courant de Ciel Compta.

Retenez également...

...que dans Ciel Compta, le nombre de caractères maximum attribué à un code (N° de comptes, journaux)  est globalement inférieur à ceux gérés dans Autocompta.

Si le dossier à importer comporte des codes ayant une longueur supérieure à celle limitée dans Ciel Compta, ils seront tronqués d'autant.

Exemple

Si vous avez créé un code journal BANQ, dans Autocompta, comportant 4 caractères (longueur maximum autorisée), il sera renommé en BAN, les codes journaux étant limités à 3 caractères dans Ciel Compta. Le dernier caractère sera donc supprimé.

Lors du tronquage de plusieurs codes, il est probable que des doublons apparaissent.
Dans ce cas, ils sont gérés en supprimant l'avant dernier caractère de chacun des codes.

Exemple

Les codes journaux BAN1 et BAN2, créés dans Autocompta, ne peuvent pas être tronqués au dernier caractère. Ils sont donc renommés en BA1 et BA2.

Si des codes comportent des espacements, ils seront également effacés.
Si le cas se présente, Ciel Compta vous en avertit et vous propose d'imprimer la liste des codes modifiés.


Voir aussi

Importation des données de Autocompta version 6 et supérieure pour Windows


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Autocompta: puis Windows (version supérieure à 6)

<Alt> <U> - <I>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Importation de Autocompta version 7.51 pour Dos
Importation des données de Autocompta version 7.51 pour Dos

  Accès	  Voir aussi

Avant d'entreprendre l'importation

Il est nécessaire d'effectuer, au préalable, l'extraction de la balance, au format TXT, dans Autocompta version 7.51 pour Dos.

Générer la balance au format TXT

-	Lancez Autocompta pour Dos.

-	Pour générer la balance au format TXT, ouvrez votre dossier par la commande Dossier.

-	Activez ensuite la commande Balance au format ETAFI du menu RESULTATS.

-	Indiquez le nom du fichier à générer, par exemple, balance .txt.

-	Indiquez 2 comme Type de format ASCII puis confirmez l'édition en sélectionnant [Oui].

La balance au format TXT est automatiquement enregistrée dans le répertoire où se situe Autocompta pour Dos.

Procédez à l'importation des données dans Ciel Compta

-	Lancez Ciel Compta et créez le dossier destiné à recevoir les données de Autocompta

-	Activez la commande Importations du menu UTILITAIRES

-	Cochez l'option Autocompta:  puis l'option Dos (version 7.51) avant de cliquer sur [Suivant].

Etape 1 : sélection de la balance TXT à importer

-	Indiquez l'emplacement du fichier contenant la balance au format TXT sur la ligne prévue à cet effet.

Par exemple, l'emplacement peut être : C:\AUTOCOMPTA\ suivi du nom du fichier sélectionné, balance.txt.

Vous pouvez éditer la liste du plan comptable en cliquant sur le bouton [Voir les comptes].

Etape 2 : lancement de la procédure

-	Une fois la balance TXT indiquée, cliquez sur [OK] pour exécuter l'importation.

Vous pouvez écraser les données que contient éventuellement le dossier courant de Ciel Compta en cliquant sur [Oui] à la question posée ou les conserver en cliquant sur [Non]. Dans ce cas, les données importées s'ajoutent à celles existantes.

Une fenêtre de visualisation de l'importation en cours vous permet de suivre son évolution.

Si des déséquilibres sont détectés, Ciel Compta créé un compte d'attente contenant les écritures rééquilibrées. Vous pouvez en imprimer la liste.

A ce niveau de l'importation, Ciel Compta vous propose de créer les taux de TVA.

Si vous cliquez sur [Oui], le premier compte de TVA  est automatiquement proposé en création dans le plan comptable. Il vous suffit de vérifier le type de TVA et de valider la création en cliquant sur [Valider].

Sont ensuite proposés successivement les autres comptes de TVA utilisés dans Autocompta 7.51 pour Dos.

Vous pouvez différer la saisie des comptes de TVA en cliquant sur [Non].


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Autocompta: puis Dos (version 7.51)

<Alt> <U> - <I>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Importation de Ciel Compta pour Dos
Importation des données de Ciel Compta pour Dos

  Accès	  Voir aussi

Avant d'entreprendre l'importation

Pour pouvoir récupérer les données de Ciel Compta pour DOS (version 5 et supérieures), vous devez dans un premier temps effectuer une première installation de Ciel Compta pour Windows, sélectionner la société EXEMPLE puis rentrer le mot de passe VALID.

-	A l'option Dossier, créez la ou les sociétés pour lesquelles vous souhaitez récupérer les données des versions DOS.

Notez

Pour importer une version de Ciel Compta pour Dos antérieure à la version 5, contactez le département Services de CIEL au numéro Indigo suivant : 0 825.00.40.30

-	Vous devez entrer le répertoire sur lequel se trouvent les données de la version DOS que vous désirez importer suivi ensuite du nom de la société (créée dans Ciel Compta pour Windows) qui va recevoir ces données. Tapez par exemple : C:\COMPTA5\MARTIN.

-	Procédez pareillement pour chaque société.

-	Effectuez impérativement une réindexation (menu : UTILITAIRES - Réindexation) pour chaque société mise à jour.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Récupération Ciel Compta Dos

<Alt> <U> - <I>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Importation ASCII
Importation des données sous format ASCII

  Accès	  Voir aussi

L’importation s’effectue par le biais d’un fichier ASCII, nommé XIMPORT.TXT. L'emplacement de ce fichier n'est pas imposé automatiquement par le programme.

Vous pouvez choisir le répertoire dans lequel est situé votre fichier d'import.

Ciel Compta propose, par défaut, le répertoire où se situe votre dossier en cours.

-	Si vous voulez en changer, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone et sélectionnez le nom du répertoire où se situe le fichier d'import.

-	Dans la zone Nom de fichier, inscrivez le nom du fichier avec l'extension.TXT, par exemple, XIMPORT.TXT puis cliquez sur [OK].

Cette commande vous permet d'importer un fichier ASCII contenant des écritures.

Il doit se trouver dans le répertoire (ou chemin d'accès) où sont situés les fichiers de la société en cours.

Pour rappel, le nom du répertoire (ou chemin d'accès) est indiqué lorsque vous sélectionnez une société de travail aux menu DOSSIER, commande Ouvrir.

Exemple

C:\WCPTA\00000001

Au cours de l'importation, le logiciel va automatiquement créer, s'ils n’existent pas, les comptes et les journaux.

Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.

Le fichier doit être de type .SDF (sans délimiteur) et la taille d'un enregistrement ne doit pas dépasser 138 caractères.

Le fichier doit avoir la structure suivante :

•	N° de Mouvement	5 caractères . Numérique

•	Journal 	2 caractères. Alphanumérique

•	Date d’écriture 	8 caractères. Format date (AAAAMMJJ)

•	Date d’échéance 	8 caractères. Format date (AAAAMMJJ)

•	N° de pièce 	12 caractères. Alphanumérique

•	Compte 	11 caractères. Alphanumérique

•	Libellé 	25 caractères. Alphanumérique

•	Montant 	13 caractères.(2 déc.) Numérique

•	Crédit-Débit 	1 caractère (D ou C)

•	N° de pointage 	12 caractères. Alphanumérique

•	Code analyt./budgét.	6 caractères. Alphanumérique

•	Libellé du compte	34 caractères. Alphanumérique (ZONE FACULTATIVE)

•	Euro (O/N)	1 caractère. Alphabétique (ZONE FACULTATIVE)


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Format Ciel ASCII

<Alt> <U> - <I>


Voir aussi

Création et mise en place d'un dossier


Importation Sybel Start Compta
Importation des données d'un dossier de Sybel Start Compta

  Accès

Cette commande permet d’importer les écritures comptables d’une société de Sybel Start Compta version 6.41 dans le logiciel Ciel Compta pour Windows.

L’importation s’effectue par le biais d’un fichier ASCII, nommé SIMPORT.TXT.

Pour réaliser ce traitement, suivez les instructions décrites ci-après.

Vérification des paramètres dans Ciel Compta

Les dates d'exercice

-	Au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Dates d'exercice, vérifiez les dates d’exercice de votre société. Celles-ci doivent correspondre à la période pour laquelle les données de Sybel Start Compta vont être récupérées.

Exemple

Si vous voulez récupérer des écritures comprises entre le 01/01/98 et le 31/12/98 dans Sybel Start Compta version 6.41, indiquez comme dates d’exercice :

•	Exercice N : 	01/01/98 au 31/12/98

•	Exercice N+1 :	01/01/99 au 31/12/99

•	Période de saisie :	01/01/98 au 31/12/99

Longueur des N° de compte

-	Au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Paramétrage des comptes, dans la partie Longueur des N° de comptes, cochez l’option Fixe et indiquez 8 comme longueur.

Extraction des données dans Sybel Start

-	Lancez le logiciel Sybel Start Compta puis sélectionnez la société dont vous voulez exporter les données (menu FICHIER - Société).

-	Saisissez votre mot de passe et cliquez sur [Ok].

AVANT de commencer l’extraction des données de Sybel Start Compta, vous devez effectuer les traitements suivants :

-	Vérifiez que vos journaux ne comportent pas d’écritures en attente (menu SAISIE - Saisie Normale). En effet, les écritures en attente ne seront pas exportées. Si des écritures en attente subsistent dans un de vos journaux, effectuez alors la mise à jour de celles-ci. Consultez votre manuel Sybel - chapitre "La saisie comptable".

-	Procédez à la vérification de l’équilibre comptable de vos écritures à partir du menu FICHIER - Maintenance - Vérification - Vérification rapide ne modifiez pas les valeurs proposées par défaut et retenez l'intervalle de dates (ces dates seront recopiées lors de l'extraction des données).
Cliquez sur [OK] pour lancer le traitement.

•	Si vous obtenez le message "Vos fichiers sont corrects", cliquez alors sur [OK] et procédez à l’extraction de vos données.

•	Si vous n’obtenez pas le message "Vos fichiers sont corrects", contactez notre Département Services au 01.40.33.33.96

Extraction des données de Sybel Start Compta : menu SAISIE - Comptabilisation - Extraction ASCII

A partir de la fenêtre Extraction des écritures, sélectionnez les critères d’extraction.

-	Placez le curseur sur les zones De la date et à la date afin de saisir la période d’extraction des écritures.
Reportez l'intervalle de dates que vous avez relevé lors de la vérification de l'équilibre comptable.
Rappelons que celle-ci doit être comprise dans les dates d’exercice de la société créée dans Ciel Compta pour Windows.

Dans la zone Fichier, inscrivez le chemin d’accès de la société créée dans Ciel Compta pour Windows suivi impérativement de \SIMPORT.TXT.

Exemple

C:\WCPTA\MARTIN\SIMPORT.TXT

-	Cliquez sur [OK].

-	Quittez IMPERATIVEMENT le logiciel SYBEL.

Importation des données dans Ciel Compta

-	Lancez Ciel Compta pour Windows en prenant soin d’ouvrir la société destinée à recevoir les données de Sybel Start Compta

-	Ouvrez le menu UTILITAIRES, commande Importations- Zone à cocher Format Sybel ASCII.

-	A partir de la fenêtre Import Etape 1/3, cliquez sur [Suivant] puis sur [Terminer] afin de lancer le traitement d’importation du fichier SIMPORT.TXT.

Notez

Si le fichier contient un mouvement erroné, alors l’intégralité du fichier est rejetée.

Si vous avez suivi correctement les instructions précédentes et que la récupération des données ne s’effectue pas, contactez le Département Services au numéro Indigo suivant : 08.25.00.40.30.

Résultat de l'importation

A l’issue de l’importation, vous obtenez :

•	un mouvement par mois et par journal
Ces mouvements sont en brouillard et donc modifiables tant que le brouillard n’est pas validé.

Notez

Si vous désirez éditer vos documents comptables, vous devez cocher l’option Ecritures en brouillard.
L’édition des journaux n’est disponible qu’après validation du brouillard.
Les comptes du Plan Comptable, le fichier des tiers, les codes journaux et les codes analytiques sont automatiquement créés dans Ciel Compta pour Windows.

Rapport d'importation : SRAPPORT.TXT

Suite à l'importation, le fichier SRAPPORT.TXT est créé dans le répertoire de la société dans laquelle vous importez vos données.

Ce rapport vous renseigne sur les éventuelles modifications effectuées suite à l'importation.

En effet, les différences de structure entre Ciel Compta pour Windows et Sybel Start Compta peuvent imposer certaines modifications des données (par exemple, le code de vos journaux, les N° de compte lorsque ceux-ci comportent des caractères non autorisés dans Ciel Compta pour Windows).

De même, ce rapport vous indique les erreurs rencontrées telles que les déséquilibres d'écriture, les problèmes de date.

Les opérations post-importation

Une fois l’importation effectuée, vous devez procéder aux vérifications et paramétrages ci-après :

Paramétrage de toutes les options de votre société

menu DOSSIER - commande Modifier : paramètres divers, racines de comptes, racines d’édition, valeurs par défaut, paramètres de TVA : Paramétrage des bases.

menu BASES - commande Journaux : indiquez le type de journal et éventuellement un compte de contrepartie pour chacun de vos journaux.

menu BASES - commande Plan Comptable :  Complétez les libellés des comptes du Plan Comptable et les informations du fichier Tiers (adresse, coordonnées, mode de règlement...).

Si les signes de lettrage ne sont pas importés : vous pouvez effectuer un lettrage automatique ou manuel à partir des menus TRAITEMENTS - Lettrage automatique ou TRAITEMENTS- Lettrage manuel.

Les écritures d'A Nouveaux

Dans Ciel Compta, vous devez également effectuer les reports d'A Nouveaux au menu Saisies, commande Saisie au kilomètre.

Les A nouveaux sont accessibles, dans Sybel Start Compta, au menu Analyse, commande Générale puis Grand-Livre.

Exemple

Ecritures du 01/01/96 au 01/01/96.
Vous devez lire, pour chaque compte, la mention Position début exercice.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Format Sybel ASCII

<Alt> <U> - <I>


Importation Saari Pratique Compta Windows
Importation des données d'un dossier de Saari Pratique Compta (ou Ordicompta Junior) pour Windows

  Accès

Cette commande permet d’importer les écritures comptables d’une société de Saari Pratique Compta pour Windows dans le logiciel Ciel Compta pour Windows.

L’importation s’effectue par le biais d’un fichier ASCII (extension .TXT).

Pour réaliser ce traitement, suivez scrupuleusement les instructions décrites ci-après :

Vérification des paramètres dans Ciel Compta

Au menu DOSSIER, commande Modifier, vérifiez les dates d’exercice de votre société : celles-ci doivent correspondre à la période pour laquelle les données de Saari Pratique Compta vont être récupérées. Par exemple, si vous voulez récupérer des écritures comprises entre le 01/01/98 et le 31/12/98 dans Saari Pratique Compta pour Windows, indiquez comme dates d’exercice :

•	Exercice N : 	01/01/98 au 31/12/98

•	Exercice N+1 :	01/01/99 au 31/12/99

•	Période de saisie :	01/01/98 au 31/12/99

Extraction des données dans Saari Pratique Compta (ou Ordicompta Junior)

-	Lancez le logiciel Saari Pratique Compta pour Windows.

 AVANT de commencer l’extraction, procédez à la sauvegarde des données. Vous devez également valider les écritures en attente. Pour cela, activez la fonction Valider du menu TRAITEMENTS, commande Clôture périodique.

-	A partir de la commande Exporter/Grand-Livre du menu DOSSIER, commande Utilitaires, procédez à l'exportation des données dans un fichier .TXT.

-	Après avoir indiqué l'intervalle de compte à exporter, cliquez sur [Exporter].
Dans la zone Nom de fichier, inscrivez le nom du fichier avec l'extension.TXT (exemple : GL96.TXT).

-	Sélectionnez le répertoire où se situe Ciel Compta pour Windows.

-	Cliquez sur [Ok].

Quittez IMPERATIVEMENT le logiciel Saari Pratique Compta (ou Ordicompta Junior) pour Windows.

Importation des données dans Ciel Compta

-	Lancez Ciel Compta pour Windows en prenant soin d’ouvrir la société destinée à recevoir les données de Saari Pratique Compta.

-	Ouvrez le menu UTILITAIRES, commande Importation, zone à cocher Format Saari Pratique Windows ASCII.

-	A partir de la fenêtre Import Etape 1/3, cliquez sur [Suivant] : sélectionnez le répertoire où le fichier .TXT a été exporté.

-	Cliquez ensuite sur [Terminer] afin de lancer le traitement d’importation du fichier.

Les opérations post-importation

Une fois l’importation effectuée, vous devez procéder aux vérifications et paramétrages ci-après :

Paramétrage de toutes les options de votre société dans Ciel Compta

menu DOSSIER - commande Modifier : paramètres divers, racines de comptes, racines d’édition, valeurs par défaut, paramètres de TVA : Paramétrage des bases.

menu BASES - commande Journaux : indiquez le type de journal et éventuellement un compte de contrepartie pour chacun de vos journaux.

menu BASES - commande Plan Comptable :  Complétez les libellés des comptes du Plan Comptable et les informations du fichier Tiers (adresse, coordonnées, mode de règlement...).

Si les signes de lettrage ne sont pas importés : vous pouvez effectuer un lettrage automatique ou manuel à partir des menus TRAITEMENTS - Lettrage automatique ou TRAITEMENTS- Lettrage manuel.

Les écritures d'A Nouveaux

Dans Ciel Compta, vous devez également effectuer les reports d'A Nouveaux au menu SAISIES, commande Saisie au kilomètre.

Les A nouveaux sont accessibles, dans Saari Pratique Compta (et Ordicompta Junior) pour Windows, au menu ETATS, commande Reports à Nouveaux.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Format Saari Pratique Windows ASCII

<Alt> <U> - <I>


Importation Saari Pratique Compta Dos
Importation des données d'un dossier de de Saari Pratique Compta (ou Ordicompta Junior) pour Dos

  Accès

Cette option permet d’importer les écritures comptables d’une société de Saari Pratique Compta pour Dos dans le logiciel Ciel Compta pour Windows.

L’importation s’effectue par le biais d’un fichier ASCII (extension .TXT).

Pour réaliser ce traitement, suivez scrupuleusement les instructions décrites ci-après :

-	Installez Ciel Compta pour Windows puis créez votre société de travail au menu DOSSIER, commande Nouveau.

-	Lancez le logiciel Saari Pratique Compta pour Dos.

 AVANT de commencer l’extraction, procédez à la sauvegarde des données. Vous devez également valider les écritures en attente. Pour cela, activez la commande Validation du menu SAISIES.

Exportation des données

A partir de la commande Exporter du menu DIVERS, procédez à l'exportation des données dans un fichier .TXT.

-	Inscrivez le répertoire où se situe Ciel Compta pour Windows et la société sur laquelle le nom du fichier d'export.

Exemple

C:\WK\GL96.TXT

-	Lancez l'exportation en appuyant sur <Entrée>.

-	Quittez IMPERATIVEMENT le logiciel SAARI PRATIQUE POUR DOS.

-	Lancez Ciel Compta pour Windows en prenant soin d’ouvrir la société destinée à recevoir les données de Saari Pratique Compta (Exemple : MARTIN).

-	Ouvrez le menu UTILITAIRES - Importation... - case à cocher Format Saari Pratique Dos ASCII.
A partir de la fenêtre Import Etape 1/3, cliquez sur [Suivant] : sélectionnez le répertoire où le fichier .TXT a été exporté.

-	Cliquez ensuite sur [Terminer] afin de lancer le traitement d’importation du fichier.

Les opérations post-importation

Une fois l’importation effectuée, vous devez procéder aux vérifications et paramétrages ci-après :

Paramétrage de toutes les options de votre société dans Ciel Compta

menu DOSSIER - commande Modifier : paramètres divers, racines de comptes, racines d’édition, valeurs par défaut, paramètres de TVA : Paramétrage des bases.

menu BASES - commande Journaux : indiquez le type de journal et éventuellement un compte de contrepartie pour chacun de vos journaux

menu BASES - commande Plan Comptable :  Complétez les libellés des comptes du Plan Comptable et les informations du fichier Tiers (adresse, coordonnées, mode de règlement...).

Si les signes de lettrage ne sont pas importés, vous pouvez effectuer un lettrage automatique ou manuel à partir des menus TRAITEMENTS, commande Lettrage automatique ou TRAITEMENTS, commande Lettrage manuel.

Les écritures d'A Nouveaux

Dans Ciel Compta, vous devez également effectuer les reports d'A Nouveaux au menu SAISIES, commande Saisie au kilomètre.

Les A nouveaux sont accessibles, dans Saari Pratique Compta (et Ordicompta) pour Dos, au menu IMPRIMER, commande Journaux.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Importations - Zone cochée Format Saari Pratique Windows ASCII

<Alt> <U> - <I>


Ressources/Informations
Ressources - Informations

  Accès

Détection et réparation des fichiers endommagés

La commande Réparation permet d'effectuer plusieurs vérifications sur les fichiers de votre comptabilité.

 Pour générer et visualiser le fichier Infos +, vous devez avoir installé Internet Explorer® sur votre poste.

Vous disposez de deux niveaux de test répartis sur deux colonnes. Ces niveaux de test peuvent être effectués indépendamment.

•	Les tests de niveau 1 contrôlent la structure des fichiers de l'application. Par exemple, le logiciel peut détecter l'existence de doublons dans le Plan Comptable.

•	Les tests de niveau 2 correspondent au contenu de votre comptabilité. Les tests sont effectués essentiellement sur les totaux débit et crédit des écritures.

-	Cochez la ou les options Test niveau 1 et Test niveau 2.

-	Pour chaque niveau, vous pouvez choisir d'effectuer différents tests. Cochez les types de test proposés. Si vous voulez prendre en compte l'ensemble des tests, cochez la zone Effectuer tous les tests énumérés ci-dessus.

-	Si vous souhaitez que le logiciel corrige les anomalies éventuellement détectées, cochez la zone Tentative de correction. Dans le cas contraire, aucune correction ne sera reportée. Néanmoins, le logiciel vous propose une simulation de correction.

-	Dans le cas où des corrections sont apportées aux fichiers, vous pouvez cocher la zone Détail des enregistrements modifiés ou effacés afin de conserver une trace des fichiers initiaux.

-	Lancez l'opération en cliquant sur [Ok]. Le logiciel procède alors à la vérification des informations et génère un fichier nommé Infos +. Ce fichier contient la liste des anomalies détectées par le logiciel.

-	Indiquez éventuellement un commentaire sur le fichier Info + généré puis cliquez sur [Ok].

Vérification des coordonnées

Si vous devez faire appel au Département Services dans le cadre d'un traitement de fichiers, vous pouvez envoyer directement le fichier Infos + à Ciel, via Internet. Pour cela, vous devez renseigner vos coordonnées et contrôler celles indiquées pour Ciel.

-	Saisissez les coordonnées de votre société en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Mes Coordonnées.

-	Vérifiez également  les coordonnées de Ciel en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Coordonnées CIEL, tout particulièrement l'adresse e-mail sur laquelle seront réceptionnés les traitements de fichiers. Par défaut, tfexpress@ciel.tm.fr.

Historique des réparations

-	Cliquez sur le bouton [Historique] pour consulter la liste des fichiers Infos + que vous avez générés.

-	Vous pouvez les visualiser en cliquant sur le bouton [Voir].

-	Ces fichiers peuvent être envoyés via Internet en cliquant sur le bouton [Envoyer].

-	Si vous voulez purger intégralement l'historique, cliquez sur le bouton [Vider].

Visualisation globale des soldes

La commande Analyse présente, sous forme hiérarchique, les écritures effectuées, par mois et par journal, au cours des différents exercices réalisés.

-	Pour visualiser le solde des écritures pour une année, pour un mois et un journal, double-cliquez sur la ligne concernée. Vous obtenez les mois composant l'année.

-	Double-cliquez à nouveau sur le mois concerné pour obtenir les journaux s'y rapportant.

Les colonnes de la liste renseignent sur :

•	la Période/journal,

•	le Nombre de lignes d'écritures contenu par mois et par journal,

•	le Débit et le Crédit correspondant aux soldes cumulés.

Liste des fichiers ouverts

Lorsque vous effectuez une opération dans Ciel Compta, la commande Fichiers ouverts permet de consulter la liste des fichiers DBF utilisés. Vous êtes informé sur le nom du fichier ainsi que sur le nombre de fois où il est utilisé.


Historique des clôtures

  Accès	  Voir aussi

L'historique des clôtures contient les opérations de clôture effectuées au cours des exercices antérieurs.

Ces fichiers peuvent être visualisés en cliquant sur le bouton [Ouvrir], transférés via Internet.

-	Si vous voulez purger intégralement l'historique, cliquez sur le bouton [Vider].

Toutes les éditions sont possibles (des fichiers de base aux états).

Vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer un élément comptable (comptes, journaux, écritures).
Les traitements sont également inaccessibles à ce niveau. Vous avez la possibilité cependant de visualiser le lettrage manuel et le travail sur un compte.

Toutes les fonctions d'exportations sont autorisées. Vous pouvez ainsi faire parvenir :

•	La liste des écritures par la commande MULTICRITÈRES/EXPORTATIONS du menu TRAITEMENTS,

•	La balance par la commande EXPORTATION DE LA BALANCE du menu UTILITAIRES,

•	L'intégralité du dossier archivé vers :

•	votre expert comptable via la commande RELATION EXPERT, EXPORT du menu UTILITAIRES

Ciel Tableaux de bord via le menu UTILITAIRES,

Un destinataire externe via votre messagerie en cliquant sur le bouton [Envoyer] de la fenêtre Historique des clôtures.

 Ouvrir un dossier clôturé

L'ouverture d'un dossier archivé s'effectue uniquement à partir de la société en cours en activant la commande HISTORIQUE DES CLÔTURES du menu ?.

-	Sélectionnez l'exercice concerné puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].

Vous pouvez alors procéder aux consultations, éditions et exportations de votre choix.

Notez

Si vous souhaitez travailler de nouveau sur les écritures du dossier archivé, une des solutions consiste à dupliquer celui-ci dans un nouveau dossier.

-	Pour fermer un dossier clôturé, sélectionnez la commande FERMER L'ARCHIVE du menu DOSSIER.


Accès

menu ? (menu AIDE) - commande Ressources/informations


Accès

menu ? (menu AIDE)  - commande Historique des clôtures


Voir aussi

Clôture de l'exercice


relation expert
Relation Expert - Vue d'ensemble

  Accès

Les icones présentées dans le groupe Relation expert de la barre de navigation ou les commandes disponibles dans le sous-menu Relation Expert du menu UTILITAIRES sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable.

Il peut s'agir de votre expert mais aussi d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.

Vous pourrez ainsi:

•	créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier que ces écritures soient enregistrées en brouillard ou validées,

•	récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.

Notez

Que les écritures soient saisies en francs ou en euros, elles sont toujours exportées avec des montants en francs. Si votre expert possède aussi Ciel Compta version 5 pour Windows, les écritures saisies en euros seront présentées dans la liste des écritures avec des montants en francs et des montants convertis en Euros qu'il pourra consulter sur les colonnes Eur. C et Eur. D.

Saisir les coordonnées de votre expert comptable

menu UTILITAIRES - commande Relation Expert - Coordonnées

-	Renseignez les coordonnées de l'expert comptable.

-	Afin d'échanger les écritures comptables, via votre e.mail ou Internet, vous devez déclarer dans Ciel Compta quelle est l'application utilisée. Elle doit être préalablement installée sur votre ordinateur.

-	Cliquez sur le triangle de sélection, présenté à la fin des zones e.mail ou Internet, et sélectionnez l'application que vous voulez utiliser.

Vous pouvez également saisir un en-tête qui sera inséré dans votre message chaque fois que vous effectuez un nouvel envoi par e.mail.

Exporter les écritures du dossier

menu UTILITAIRES - commande Relation Expert - Export

A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier par la commande Import.

Procédure

-	Choisissez tout d'abord les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter en cochant une des options présentées:

•	Par date de mouvement: Tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés.

•	Par mois de mouvement: Tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez aux zones du et à seront sélectionnés.

•	Par N° de mouvement: Tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette que vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés.

•	Pour le journal: Dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées.

-	Choisissez ensuite quel type d'écritures vous voulez exporter en cochant au moins une des deux options présentées:

•	Inclure le brouillard: Les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.

•	Inclure les validées: Les écritures validées en comptabilité et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.

-	Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.

Selon le mode de transfert que vous choisissez, en cochant une des options proposées, vous renseignez ensuite les informations nécessaires:

•	Par fichier: unité et chemin: Dans ce cas, le fichier d'export de vos données est copié sur une disquette dont vous indiquez le chemin. Vous pouvez aussi tout d'abord générer le fichier d'export sur votre disque dur pour le copier ultérieurement sur une disquette. Vous choisissez alors le nom du disque et du répertoire sur lequel il devra être copié. Cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour choisir le nom du disque et du répertoire dans lesquels le fichier sera copié.

•	Par e.mail: à l'adresse: Si vous préférez faire parvenir le fichier d'export des écritures via votre messagerie électronique et Internet, saisissez alors l'adresse e.mail de votre expert. Si vous avez saisi une adresse dans les Coordonnées de votre expert, elle est automatiquement proposée. Pour la modifier ou la saisir, cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, afin d'ouvrir la fenêtre Coordonnées.

Notez

Que les écritures soient saisies en francs ou en euros, elles sont toujours exportées en francs.

Si votre expert possède aussi Ciel Compta version 5 pour Windows, les écritures saisies en euros seront présentées dans la liste des écritures avec des montants en francs et des montants convertis en Euros qu'il pourra consulter sur les colonnes Eur. C et Eur. D.

-	Pour utiliser cette possibilité, l'importation doit être effectuée dans Ciel Compta version 5.xx pour Windows et la case Ciel V5 doit être cochée au moment de l'exportation.

-	Pour consulter préalablement les écritures sélectionnées pour l'exportation, cochez la zone Visualisation des données.

-	Validez par [Ok].

Vous avez demandé la consultation des écritures à exporter

Une nouvelle fenêtre s'affiche présentant tous les mouvements sélectionnés pour l'exportation. Vous pouvez aussi consulter la liste des écritures en cliquant sur l'onglet Ecritures.

Le bouton [Imprimer] permet d'éditer la liste des mouvements exportés. L'édition est tout d'abord présentée dans la fenêtre Aperçu avant impression.

A ce stade, vous obtenez une édition papier en cliquant sur le bouton [Imprimer], présenté dans l'en-tête de la fenêtre Aperçu, ou en sélectionnant la commande Imprimer par le menu Contextuel que vous ouvrez en cliquant sur le bouton droit de la souris.

Lorsque vous refermez la fenêtre Aperçu, la liste des mouvements à exporter est toujours présentée.

-	Validez l'exportation des écritures en cliquant sur [Ok].

Vous n'avez pas demandé la consultation des écritures à exporter

Un message est présenté vous demandant de confirmer l'exportation du nombre de mouvements sélectionnés.

-	Validez l'exportation des données en cliquant sur le bouton [Oui].

A la fin du traitement, un message vous informe que le traitement s'est correctement déroulé en affichant le nombre de mouvements générés et le nom du fichier d'export.

Nom et structure du fichier d'export / import

Nom des fichiers

Le nom du fichier d'export est automatiquement défini par Ciel Compta.

Le premier fichier d'export est nommé: CIEL_EXP0000.TXT

Le nom des fichiers suivants est incrémenté de un. Ainsi, le nom du deuxième fichier d'export généré sera: CIEL_EXP0001.TXT.

Structure des fichiers

Cette disposition permet de conserver tous les fichiers d'export.

Mvts	N° de mouvement	5 caractères	numérique

Jour	2 caractères	Alphanumérique

decr	Date d'écritures	8 caractères	Format date (AAAAMMJJ)

dech	Date d'échéance	8 caractères	Format date (AAAAMMJJ)

nump	Numéro de pièce	12 caractères	Alphanumérique

numc	Numéro de compte	11 caractères	Alphanumérique

libe	Libellé	25 caractères	Alphanumérique

mont	Montant	13 caractères	Numérique

sens	Débit-Crédit	1 caractère	Alphanumérique

nmp2	N° de pointage	12 caractères	Alphanumérique

cidb	Code analyt.budgét.	6 caractères	Alphanumérique

lcom	Libellé du compte	34 caractères	Alphanumérique

euro	euro	1 caractère	Alphanumérique

Importation de données

menu Utilitaires - commande Relation Expert - Import

Tout comme pour l'exportation des données cette commande peut être utilisée:

•	par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert comptable,

•	par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.

Votre expert comptable peut également vous faire parvenir des écritures à intégrer en comptabilité. Cela peut être le cas, par exemple, pour les écritures de bilan.

 Une fois que les écritures contenues dans le fichier d'export sont correctement importées en comptabilité, le fichier d'export est renommé et ne peut plus être importé.

Dans la fenêtre d'importation est tout d'abord rappelé la structure que doit avoir le fichier à importer.

-	Indiquez le répertoire et le nom du fichier à importer. Le triangle de sélection, présenté en fin de zone, vous permet de sélectionner le fichier d'export.

Pour plus d'informations sur le traitement et les données qui vont être importées, cochez les options suivantes:

•	Détail avant importation: Si l'option est cochée, une fois validé le traitement d'importation, les écritures à importer sont présentées dans une fenêtre telle qu'elles sont enregistrées dans le fichier.

Si elles sont correctes et doivent bien être importées, confirmez le traitement en cliquant sur [Ok].

•	Détail après importation: Si l'option est cochée, une fois validé le traitement d'importation et si le traitement s'est correctement effectué, les écritures importées en comptabilité sont présentées sous la forme d'une liste d'écritures que vous pouvez imprimer.

-	Validez le traitement d'importation en cliquant sur [Ok].

A la fin de l'importation, un message vous informe des résultats du traitement. Refermez la fenêtre en cliquant sur [Ok].

Historique

menu UTILITAIRES - commande Relation Expert - Historique

Dans cette fenêtre sont répertoriés l'ensemble des fichiers exportés à partir du dossier et importés dans le dossier. Les boutons, présentés au bas de la fenêtre, permettent d'effectuer les traitements suivants:

[Effacer tout]:	supprime tous les fichiers de l'historique.

[Renvoyer]:	permet de renvoyer le fichier d'export sélectionné dans la liste. Vous ne pouvez plus sélectionner d'écritures à ce stade, mais uniquement changer le nom du disque et du répertoire pour un envoi par disquettes ou l'adresse e.mail / Internet pour un envoi par messagerie électronique.

[Voir]: 	permet de consulter la structure du fichier d'export.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Relation expert

<Alt> <U>


Glossaire
Glosssaire

A

ASCII

B

BalanceBascule euro

Barre d'état

Barre d'outils

Bouton liste

Bouton radio

C

Case à cocher

Champ

Clic droit

Cliquer

Code analytique

Code rapprochement

Communication bancaire

D

Date du jour

Date d'échéance

Déclaration 2035

Didacticiel

Disque

Dossier

Double-cliquer

E

Ecriture répétitive

Ecriture répétitive de virement

Ecriture multi-échéances

E-mail

En-tête

Exercice

Export

Euro

F

Filtre

G

Grand livre

I

Icone

Internet

Intranet

Import

L

Liste

M

Minitel

Modem

Mot de passe

N

Navigateur Web

O

O.D.

P

Période transitoire

Pointage

Purge

R

Rapprochement bancaire

Réindexation

Restauration

S

Sauvegarde

T

T.V.A.

V

Visionneur

Virement

W

WWW

Z

Zone


ASCII

Sigle anglais : American Standard Code for Information Interchange. L'ASCII est un code utilisé pour l'échange des données informatiques.


Barre d'état

La barre d'état est située en bas de la fenêtre d'application ; elle présente des informations sur les traitements en cours.


Bascule euro

La bascule de votre comptabilité est l'opération qui consiste à passer d'une devise locale (monnaie de tenue de la comptabilité) à une autre. Dans le contexte actuel, il s'agit de passer du franc à l'euro.
Au 1er janvier 2002, aucune écriture comptable ne pourra plus être enregistrée en franc. La bascule comptable doit donc être réalisée au plus tard le 31 décembre 2001.


Barre d'outils

La barre d'outils est constituée d'icones vous permettant d'ouvrir les commandes les plus fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir au préalable les menus correspondants.


Balance

C'est la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et la différence est représenté par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.

Lorsque vous saisissez une pièce, vous ne pouvez l'enregistrer que si le débit est égale au crédit ; le total débit et le total crédit de tous les comptes seront égaux ; ainsi les totaux de votre balance seront équilibrés. C'est ce que l'on appelle le principe de contrepartie.


Bouton radio

Un bouton radio est une case de choix. Dans un groupe de cases apparentées, vous n'avez la possibilité de n'activer qu'une seule case à la fois.


Case à cocher

Une case à cocher peut être activée ou désactivée. Elle permet de sélectionner un choix. Vous avez la possibilité de cocher plusieurs cases à la fois.


Champ

Un champ est un emplacement réservé à une catégorie de données.


Clic droit

Le clic sur le bouton droit de la souris vous permet d'accéder plus rapidement à certains fonctions du logiciel en ouvrant un menu contextuel.


Cliquer

L'action de cliquer revient à appuyer sur un bouton gauche de la souris.


Code analytique

Combinaison alphanumérique pouvant être affecté à chaque compte de charge ou produit afin d'effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.


Code rapprochement

Combinaison alphanumérique utilisée lors du rapprochement de comptes.

Un code permet de contrôler qu'une écriture saisie en comptabilité a bien été enregistrée par votre banque et vice versa.


Communication Bancaire

Ciel Communication Bancaire est un logiciel qui vous permet de vous connecter à un serveur bancaire, par modem, et d'intégrer vos extraits bancaires aux normes ETEBAC3, pour procéder à votre rapprochement bancaire.

Ce logiciel est fourni dans le cadre du contrat Privilèges Ciel.


Date du jour

Date à laquelle vous saisissez une écriture. Cette date est généralement celle de la pièce comptable que vous enregistrez.


Date d'échéance

Date à laquelle est exigible le paiement d'une facture.


Déclaration 2035

La déclaration 2035 a pour but de déterminer le montant du bénéfice professionnel imposable des personnes réalisant des bénéfices non commerciaux (BNC) imposées à l'impôt sur le revenu selon le régime de la déclaration contrôlée.


Didacticiel

Logiciel d'aide vidéo sur CD-Rom.


Disque

Support magnétique permettant le stockage des données.


Dossier

Le dossier regroupe toutes les informations comptables de votre activité. Les paramètres du dossier indiquent tous les renseignements généraux qui concernent votre comptabilité.


Double-cliquer

Double-cliquer revient à cliquer rapidement deux fois sur le bouton gauche de la souris.


Ecriture répétitive

Une écriture répétitive est une écriture dont vous connaissez la périodicité et le nombre d'échéances.

Elle intervient de manière régulière dans une comptabilité.


Ecriture multi-échéances

Une écriture multi-échéances est une écriture dont vous répartissez le montant global sur plusieurs échéances.

Les écritures à constater sont soit validées automatiquement soit proposées à échéance, suivant le type de validation que vous souhaitez.


En-tête

Une en-tête correspond à ce qui apparaît dans le haut d'une lettre ou d'une feuille.


Exercice

Un exercice est une période comprise entre deux inventaires comptables.

L'exercice a généralement une durée égale à 12 mois.

Cependant, il se peut qu'exceptionnellement la période soit supérieure ou inférieure.


Export

Un export consiste à transférer les données du dossier vers une destination qui peut être un autre logiciel ou un autre dossier.


Euro

Au 1er janvier 2002, l’euro deviendra la monnaie unique des Etats membres participant à l’Union Européenne Monétaire.

Afin d’introduire progressivement l’utilisation de cette nouvelle monnaie tant auprès des entreprises que des particuliers, il a été décrété une période transitoire de trois ans, à compter du 1er janvier 1999 ; date à laquelle le taux de conversion des francs en euros sera définitivement fixé.


Filtre

Le filtre vous permet d'opérer une sélection sur les éléments que vous souhaitez obtenir.


Grand-livre

Le grand-livre présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux.


Aucun définition ne commence par cette lettre.


Icone

Une icone est un symbole graphique qui correspond au sein du logiciel à l'exécution d'une tâche particulière.


Bouton liste

Un bouton liste permet d'ouvrir une fenêtre contenant la liste des données correspondantes.

Elle facilite la recherche d'un élément.


Import

Un import consiste à recevoir des données provenant d'un autre logiciel ou d'une autre machine.


Liste

Fenêtre regroupant tous les éléments de même type.

Exemple : la liste du plan comptable, la liste des codes budgétaires, etc.


Minitel

Terminal d'interrogation vidéotex.

Grâce au Minitel, vous pouvez importer vos relevés de comptes bancaires afin de les rapprocher avec les écritures comptables de vos comptes de trésorerie.


Modem

Sigle de Modulateur - Démodulateur.

Appareil électronique utilisé dans les installations de traitement de l'information à distance qui assure la modulation des signaux émis et la démodulation des signaux reçus.

Il permet de récupérer dans Ciel Compta Libérale les écritures enregistrées par votre banque et figurant sur vos relevés de compte papier, afin de réaliser le rapprochement bancaire.


Mot de passe

Code ou terme permettant d'ouvrir les dossiers et d'accéder à certaines commandes (clôture d'exercice, purge des écritures,...).

Cette codification conserve la confidentialité des données d'un dossier.


Internet

Sigle de International Network qui signifie réseau international.

Système de communication permettant l'échange de données et d'informations à travers le monde entre plusieurs personnes connectées sur différents réseaux informatiques.


Intranet

Système de communication permettant l'échange de données et d'informations au sein d'une entreprise entre plusieurs postes connectés sur le même réseau informatique.


Messagerie électronique

Boîte aux lettres électronique utilisée pour l'envoi (ou la réception) de messages ou de données (fichiers, images, etc.) entre plusieurs personnes connectées sur un réseau informatique interne (Intranet) ou externet (Internet).


E-mail

Electronic mail signifiant message électronique.

Message (pouvant comporter du texte, un document et/ou une image) que vous envoyez à un destinataire par l'intermédiaire d'une messagerie électronique.


Navigateur Web

Un navigateur Web est un logiciel qui permet de consulter les informations disponibles sur le Web.


O.D.

Abréviation du terme Opérations Diverses. C'est une écriture de régularisation.

La saisie d'OD permet de saisir des écritures n'intervenant pas sur les soldes des trésorerie.

Les écritures concernées sont les écritures d'à nouveaux (écritures d'encours pour démarrer avec Ciel Compta Libérale pour Windows), les écritures de dotations (immobilisations), les réintégrations, régularisations, plus généralement toute opération qui n'influe pas sur votre trésorerie.


Période transitoire

Ce terme est utilisé dans le cadre de la gestion de l'euro.

Le 1er janvier 1999 l'euro va devenir la monnaie unique européenne. Le 1er janvier 2002, au plus tard, les billets et les pièces en euros seront mis en circulation. Trois ans sont nécessaires pour mettre en place toute cette nouvelle logistique et pour modifier le système informatique des banques et des entreprises.

On parle donc de période de transition entre ces deux dates, car cette décision de passer à une monnaie unique implique de nombreux changements.


Pointage

Le pointage permet de savoir quelles sont les écritures qui ne sont pas encore enregistrées en banque.


Poste comptable

Un poste comptable est utilisé en liaison avec les codes liasses afin d'établir la déclaration 2035.


Purge

La purge effectue une remise à zéro de toutes les écritures et de tous les cumuls.


Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.

Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité.

Ciel Compta pour Windows vous offre la possibilité de récupérer vos extraits de compte via le Minitel ou le logiciel Ciel Communication Bancaire pour Windows.


Réindexation

La réindexation réorganise vos fichiers. Cette opération vous permet de gagner du temps lors des différents traitements que vous effectuez dans le logiciel.


Restauration

La restauration consiste à rétablir des données que vous avez sauvegardées préalablement.


Rupture

Dans le générateur d'états, vous définissez une rupture lorsque vous souhaitez détailler un montant global en plusieurs sous-totaux.


Sauvegarde

La sauvegarde a pour but de conserver les données d'un dossier en les copiant sur une autre unité.

Il s'agit bien d'une copie et non pas d'un transfert ; ce qui signifie qu'après une sauvegarde, vos données sont toujours présentes dans le logiciel.


Script

Un script permet d'automatiser tout type de manipulation relative au Minitel ; il comporte une suite d'instructions qui correspondent à des étapes intervenant dans la réalisation d'une opération.


Section

Dans le générateur d'états, une section correspond à un type de division dans un document.


T.V.A.

Taxe sur la Valeur Ajoutée


Visionneur

Il s'agit de la fenêtre qui apparaît lorsque vous demandez une édition écran d'un état.


Virement

Le virement est une opération qui consiste à transférer un montant passé sur un compte de trésorerie vers un autre compte.

Le virement bancaire revient à créditer un compte bancaire par le débit d'un autre compte.


WWW

Abréviation du terme World Wide Web : c'est le réseau mondial de communications. Lorsque vous utilisez un explorateur Web, le Web apparaît comme un ensemble de textes, d'images, de sons et de films numériques.


Zone

Espace réservé à la saisie d'informations.


Exporter les données comptables vers Ciel Tableaux de bord pour Windows

  Accès

Introduction

L'application Ciel Tableaux de bord pour Windows est destinée à établir des analyses financières et à gérer des échéanciers prévisionnels à partir des données provenant de Ciel Compta pour Windows.
Pour ce faire, vous devez procéder, dans un premier temps, à l'exportation des données de Ciel Compta. Dans un second temps, ces données seront récupérées dans Ciel Tableaux de bord.

Si vous souhaitez obtenir des informations sur Ciel Tableaux de bord pour Windows, vous pouvez consulter le site Ciel à l'adresse http://www.ciel.tm.fr.

Procédure d'exportation dans Ciel Compta pour Windows

Notez

Avant de procéder à l'exportation des écritures comptables dans Ciel Compta, il est préférable :

•	d'installer l'application Ciel Tableaux de bord pour Windows,

•	de créer, dans Ciel Tableaux de bord, le dossier qui contiendra les données à récupérer.

L'ensemble des écritures comptables enregistrées en brouillard, en simulation ou validées, peuvent être exportées vers Ciel Tableaux de bord. Le fichier d'exportation créé est un fichier de type DBF. Il reprend intégralement les données telles qu'elles se présentent dans la liste des écritures de Ciel Compta (N° de mouvement, compte, intitulé, journal, date, etc.). Ce fichier sera importé ultérieurement dans Ciel Tableaux de bord.

-	Activez la commande Exportation vers Ciel Tableaux de bord du menu UTILITAIRES.
Ciel Compta propose automatiquement le chemin d'accès sur lequel Ciel Tableaux de bord a été installé ainsi que la liste des sociétés qu'il contient.

-	Vérifiez le chemin d'exportation et sélectionnez la société destinée à recevoir les écritures comptables.

-	Cliquez sur [Suivant].
Dans la fenêtre qui s'affiche sont répertoriés l'ensemble des fichiers exportés à partir du dossier.
A ce stade, vous pouvez cocher la zone Mise à jour de l'historique pour que le fichier s'ajoute à la suite des autres fichiers exportés. Si vous ne cochez pas cette zone, l'historique du fichier exporté ne sera pas conservé.

-	Saisissez éventuellement, dans la zone Commentaire, le résumé du fichier d'export.
Le bouton [Effacer tout] supprime tous les fichiers de l'historique.

-	Cliquez sur [Ok] pour lancer la procédure.

Récupération des données dans Ciel Tableaux de bord pour Windows

Les données récupérées sont directement exploitables dans Ciel Tableaux de bord pour Windows.


Accès

menu UTILITAIRES - commande Exportation vers Ciel Tableaux de bord

<Alt> <U> - <O>


Saisies : vue d'ensemble
Les saisies - vue d'ensemble

La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.

Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures fournisseurs, les factures clients, les notes de frais, les règlements, les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos opérations.

  Le paramétrage des options de saisie

Avant de commencer à saisir vos écritures dans l'un des modes que nous vous proposons, il est important de découvrir les options de saisie.

Plusieurs modes de saisies sont disponibles :

  La saisie rapide

Si vous tenez une comptabilité, répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition trois grilles de saisie Facture client rapide, Facture fournisseur rapide, Encaisser un montant.

  La saisie standard

Cette catégorie regroupe la saisie standard permettant de saisir tout type d'écritures et la saisie au kilomètre adaptée à une saisie très rapide des informations. C'est le mode le plus couramment utilisé.

  Les saisies guidées

Cette catégorie regroupe quatre modes de saisie permettant chacun de saisir un type bien précis d'écritures (facture client, facture fournisseur, encaissement, paiement).

  La saisie en euros

Du 1er janvier 1999 au 31 décembre 2001

Le menu SAISIES EN EUROS regroupe les modes de saisie Facture client, facture fournisseur, encaissement, paiement et saisie kilomètre. Si vous enregistrez des écritures en euros tout en gérant votre comptabilité dans un dossier en francs, vous devez impérativement les saisir par ces commandes.

En revanche, si vous gérez un dossier en euros, le menu SAISIES EN FRANCS se substitue à celui en euros pour vous permettre de saisir des écritures en francs.

A partir du 1er janvier 2002

La saisie des écritures en francs est interdite, à l'exception des comptabilités tenues en dehors de la Communauté Européenne.

  La saisie en devises

Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du menu DEVISES pour enregistrer vos écritures.

Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en francs.

  La tenue d'une comptabilité simplifiée

Ciel Compta vous permet de tenir une comptabilité simplifiée sous forme de dépenses/recettes. Votre comptabilité ne tient pas compte des engagements des tiers (factures clients et fournisseurs) mais uniquement des dépenses et recettes réglées.

  La liste des écritures

La liste des écritures présente l'intégralité de tous les mouvements que vous avez enregistrés, qu'ils soient validés ou enregistrés au brouillard. A partir de cette liste, vous pouvez effectuer des recherches, basées sur plusieurs critères et les conserver.

  La gestion des modèles

  Ce qui est commun aux fenêtres de saisies

  Les options d'utilisation (boutons)

Les boutons présentés en saisie d'écritures permettent d'effectuer les opérations courantes que vous êtes amené à réaliser sur une écriture : la validation, l'enregistrement en brouillard, la suppression, le lettrage direct, la contrepartie, l'édition, etc.

  Les fonctions auxiliaires

Ces commandes accompagnent tous les modes de saisie. Elles concernent l'édition de la grille de saisie, la liste des écritures, l'édition du Grand-Livre du compte sélectionné.

  Autour des saisies...

  La palette d'information

  Le calculateur intégré


Paramétrage des saisies
Préférences comptables

  Accès	  Voir aussi

Certaines options, utilisées principalement lors de la saisie des écritures, sont regroupées dans ce menu.

Affichage du N° de mouvement

Si vous cochez cette zone, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enregistrement. Le numéro de mouvement attribué lors de la saisie de vos écritures est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi, il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces.

Gestion des chèques

La zone est cochée : lors de la saisie d'un paiement par chèque, le premier chèque disponible vous est automatiquement proposé si vous avez créé un chéquier dans la base Chéquiers.

La zone n'est pas cochée : aucun contrôle sur le chèque n'est effectué lors de la saisie d'un paiement par chèque.

Ventilation analytique

Si vous cochez cette zone, vous obligez l'affectation d'un code budgétaire/analytique lors de la saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans la base Plan Comptable pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code budgétaire.

Libellé de l'écriture

Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre.

Affichage de la palette d'information

Si vous souhaitez que s'affiche la palette d'information à l'ouverture des fenêtres saisies, cochez cette zone.

Affichage des accélérateurs de compte et libellé

Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes et/ou de libellés au menu DOSSIER, Préférences, Préférences comptables, Accélérateurs de libellé/Accélérateurs de compte, cochez cette zone pour que ces accélérateurs vous soient proposés en saisie.

Saisie simplifiée des règlements

Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette zone. Au menu SAISIES, les commandes Recettes et Dépenses apparaissent.

Gestion de l'escompte

Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez cette zone. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes sont imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans les paramètres du dossier.

Possibilité de changer le taux de la devise en cours de saisie

Dans le cadre d'une comptabilité multidevises, vous pouvez cocher cette option pour modifier le taux de la devise directement en cours de saisie.

Affichage des listes auxiliaires....

Si vous cochez cette zone, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées lorsque le curseur est placé une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste.

Alerte si l'encours client est dépassé dans les saisies

Ciel Compta vous permet, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement lorsque un encours maximum autorisé est dépassé.

Utilisation des écritures en brouillard pour le calcul de l'encours client actuel

Vous pouvez, éventuellement, cocher cette option si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours.
Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte.

Possibilité d'utiliser le FRANC après le 01/01/2002 (hors CEE)

Cette option concerne uniquement les sociétés utilisant Ciel Compta en dehors de la communauté Européenne. Dans ce cas, vous continuez à travailler dans un dossier en francs après le 01 janvier 2002. Il convient donc, après création de votre dossier en francs, de cocher cette option avant de commencer à travailler.


Gerer les encours - vue d'ensemble
La gestion des encours clients - Vue d'ensemble

La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan comptable en définissant un encours maximum autorisé à chacun des clients concernés.

En fonction des encours ainsi définis, vous pouvez faire ressortir, notamment, les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état Encours clients

Ciel Compta vous permet, également, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement lorsque cet encours maximum autorisé est dépassé.

Paramétrages et vérification préalables avant saisie

Avant d'effectuer une saisie d'écritures, il faut, au préalable :

•	Déclarer, dans les préférences comptables, que vous optez pour l'Alerte si l'encours client est dépassé dans les saisies via la commande Préférences, Préférences comptables du menu DOSSIER dans les options de saisie.
Vous pouvez, éventuellement, cocher l'option Utilisation des écritures en brouillard pour le calcul de l'encours client actuel si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours.
Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte.

•	Vérifier, dans le plan comptable, qu'un encours maximum autorisé est bien défini pour les clients concernés.

En cours de saisie

Si vous saisissez un montant supérieur à l'encours maximum que vous avez autorisé pour le client concerné, s'affiche un message d'alerte vous avertissant de l'encours dépassé.

Vous pouvez alors cliquer sur le bouton [Non] pour annuler la saisie ou continuer en cliquant sur le bouton [Oui].


Gestion des devises
La Gestion des devises - Vue d'ensemble

Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du menu DEVISES pour enregistrer vos écritures.

Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en Francs.

Paramétrages préalables

Déclarer la gestion multidevise

Menu DOSSIER, commande Nouveau ou Modifier, étape Paramétrage des décimales

Pour enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l’option Gestion du multidevise dans les paramètres du dossier et modifier, si besoin est, le nombre de décimales autorisé en saisie.

Le nombre de décimales autorisé pour les devises et pour leur taux, respectivement définis par défaut à 2 et 6 décimales, ne peuvent être modifiés qu’à la création du dossier.
En revanche, à tous moments, vous pouvez cocher l’option Gestion du multidevise.

Définir la devise locale

Menu DOSSIER, commande Nouveau ou Modifier, étape Valeurs par défaut

La devise locale, le Franc par défaut, correspond à celle que vous définissez dans les paramètres du dossier, à la zone Nom de la devise locale.

Définir les devises utilisées

Menu BASES, commande Devises

Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées.

A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun.

Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilisée

Menu DOSSIER, commande Préférences, Préférences comptables

Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise, directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l’option Possibilité de changer le taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier.

  Saisie des écritures en devises

Conséquences sur la saisie et la liste des écritures

Une fois définis la devise et son taux, vous saisissez vos écritures comme à l’accoutumée. Les montants sont exprimés dans la devise choisie.

Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec sur les colonnes Débit et Crédit leur correspondance dans la devise locale (en Franc par défaut).

Sur les colonnes Dev D et Dev C, les montants sont exprimés en devises.

Les éditions en devises

Dans les éditions, le critère Pour la devise, permet d’imprimer les écritures :

Dans la devise de votre choix.

-	Cochez l’option et sélectionnez la devise à prendre en compte.

Dans la devise locale.

-	Cochez l’option et sélectionnez la devise locale (Franc par défaut).

Indépendamment des devises utilisées.

-	Ne cochez pas l’option Pour la devise.

A la clôture de l’exercice

Avant de lancer la clôture, vous devez impérativement mettre à jour l’historique des taux de change au dernier jour de l’exercice à clôturer.


saisie en devises
Saisir des écritures en devises

  Accès	  Voir aussi

Indépendamment du mode de saisie utilisée, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l’en-tête des fenêtres de saisie que vous obtenez par la commande Saisie en devises.

-	Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le triangle de sélection, présenté à droite de la zone, ouvre la liste des devises existantes.

Si vous avez coché l’option Possibilité de changer le taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux est également présentée dans l’en-tête de la fenêtre de saisie, indépendamment du mode choisi. Par défaut, le dernier taux utilisé est proposé. Vous pouvez alors :

•	saisir le nouveau taux directement sur la zone,

•	sélectionner un des taux définis dans l’historique.

Pour ce faire, cliquez sur le triangle de sélection, présenté à droite de la zone Taux.

-	activez l’option Choisir un taux dans l’historique.

-	sélectionnez celui de votre choix.

-	Cliquez sur [Valider] pour revenir à la fenêtre de saisie.

Pour obtenir de nouveau le dernier taux défini dans la base devises :

-	cliquez sur le triangle de sélection,

-	choisissez l’option Réinitialiser avec le taux courant.


Voir aussi

Clôture d'une comptabilité multidevise

Gestion des devises - Vue d'ensemble


Accès

menu SAISIES - commande Saisie en devises

<Alt> <S> - <D>


Accès

menu DOSSIER - commande Préférences, Préférences comptables - Onglet Options de saisie

<Alt> <D> - <P> - <P>


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

Les listes auxiliaires - Le top 10

La palette d'information


Options d'utilisation en saisie
Les options d'utilisation des fenêtres de saisie

Elles se présentent sous forme de boutons disponibles dans les grilles de saisie.
Ces options peuvent être activées par la combinaison de touches <Alt> + <la lettre soulignée dans le titre du bouton>.

Exemple

Pour valider une écriture, vous pouvez appuyer simultanément sur les touches <Alt> et <V>.

Solder

Contrepartie

Brouillard

Valider

Simulation

Insérer

Effacer

Dupliquer

Effacer tout

Lettrer

Reprendre


Solder

Cette commande part du principe qu’une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.

Lorsque le compte a été entré et validé, pour éviter d’avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, il suffit de cliquer sur la commande Solde.

Ainsi, le solde des écritures enregistrées dans cette grille de saisie sera affecté au débit ou au crédit pour solder l’écriture.


Contrepartie

Dans le cas où vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l’écriture en affectant le solde de l’écriture au compte de contrepartie.

Exemple

Vous êtes en journal de banque, vous avez déclaré dans le fichier journal le compte 512000 (compte de banque) comme compte de contrepartie automatique. Vous êtes en grille de saisie d’écritures, en train de saisir des règlements clients, soit 3 chèques.

Les trois premières lignes d’écritures concernent chacune le règlement d’un client, et en crédit, le montant de leur règlement.

A l’issue de ces enregistrements, cliquez sur le bouton [Contrepartie] qui générera automatiquement une quatrième ligne débitant le compte banque 512 du total des règlements précédemment enregistrés.


Brouillard

Cette commande permet d'enregistrer les lignes d’écritures dans le brouillard. Le logiciel refait alors tous les tests de contrôle et notamment :

•	existence du journal

•	date d’écriture comprise dans la période de saisie

•	existence de tous les comptes utilisés dans le Plan Comptable

•	chaque ligne avec un débit ou un crédit non nul

•	écriture équilibrée (le solde est nul)

•	codes budgétaires valides

•	dates d’échéances valides

S’il détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de la corriger pour relancer l'enregistrement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Il peut être utile de reporter ce numéro sur le document. En effet, ce numéro de mouvement est unique et peut permettre de retrouver facilement l’écriture correspondant à un document et inversement.

Notez

Seule la validation du brouillard qui sera pratiquée ultérieurement, entraînera l’irréversibilité de l’enregistrement. La seule façon d'annuler des écritures ne pourra alors être que "comptable" en pratiquant une "contre-passation d'écriture" (en débitant les comptes crédités, en créditant les comptes débités).


Valider

Cette commande permet de générer automatiquement une écriture validée et donc non modifiable.

-	Lorsque la saisie d'une pièce est terminée, cliquez sur le bouton [Valider].

Le logiciel refait alors tous les tests de contrôle comme pour le transfert des écritures dans le brouillard.


Simulation

Cette commande permet de transférer les écritures dans un brouillard de simulation (écritures provisoires).
Vous pourrez, si vous le voulez, les faire apparaître dans les éditions.
La simulation intervient, par exemple, dans le cas où vous avez généré des écritures d'abonnement sur toute la période de l'exercice. Cela vous permet d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable puisque ces écritures y sont inclues.

Les autres utilisations sont, entre autres, d'anticiper des paiements ou bien encore d'insérer les éléments d'un marché éventuel, etc. Libre à vous de simuler toutes les situations que vous voulez.


Insérer

Cette commande permet d’ajouter une ligne d’écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.


Effacer

Cette commande permet de supprimer une ligne d’écriture dans la fenêtre de saisie.

-	Sélectionnez la ligne à faire disparaître dans la fenêtre.

-	Cliquez ensuite sur le bouton [Effacer].
La ligne disparaît alors de la fenêtre de saisie.

Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie.


Dupliquer

Cette commande consiste à dupliquer une ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie.


Effacer tout

Cette commande permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.

-	Cliquez sur ce bouton pour procéder à la suppression de l'intégralité du mouvement.


Lettrer

Avant d'enregistrer une écriture, vous avez la possibilité de la lettrer.

Notez que le lettrage peut être réalisé ultérieurement par les commandes Lettrage automatique et Lettrage manuel du menu TRAITEMENTS.

-	Pour lettrer les lignes d’écritures, cliquez sur le bouton [Lettrer].

Vous pouvez alors procéder à un lettrage automatique ou manuel.

•	Lettrage automatique
Cliquez sur le bouton [Auto] : le logiciel vous demande si vous voulez lettrer d'après le numéro de pointage ou le montant : le logiciel affecte directement les codes identiques aux écritures qui s'équilibrent.
Lorsque l'opération est terminée, cliquez sur le bouton [Quitter].

•	Lettrage manuel
Double-cliquez, dans la colonne Lettre, sur la première ligne d'écritures puis inscrivez votre propre codification ou adoptez celle proposée par le logiciel.
Faites de même pour les autres lignes jusqu'à équilibrage des montants.
Pour supprimer un code lettre affecté par erreur, double-cliquez à nouveau sur la ligne.
Lorsque l'opération est terminée (vous avez quitté la fenêtre de lettrage), vous retrouvez la fenêtre de saisie : le lettrage est rappelé sur la colonne "Let." dans la grille de saisie.


Reprendre

L'option ne s'active que sur une écriture retransférée en grille de saisie (provenant de la liste des écritures) en vue d'y subir une modification.

-	Si vous ne voulez pas prendre en compte les modifications effectuées, cliquez sur cette commande qui vous restituera l'écriture originale.


Imprimer

Cette commande permet d'obtenir, directement à l'écran, la visualisation de la grille de saisie, en vue d'une impression papier.


touches de raccourci en saisie
Les listes auxiliaires - le Top 10

  Accès	  Voir aussi

A droite de certaines zones (Journal, Compte, Budget, etc.) est présenté un triangle de sélection qui ouvre la liste des éléments correspondants.

Vous pouvez alors cliquer sur l’élément de votre choix afin de renseigner la zone.

Affichage automatique des listes auxiliaires

Si vous voulez que cette liste s’affiche automatiquement, dès que le curseur est placé sur la zone, vous devez paramétrer l’affichage automatique par la commande Préférences comptables du menu DOSSIER.

Pour activer un affichage automatique, il suffit de cocher la case correspondante. Vous pouvez ainsi effectuer ce paramétrage pour les comptes, journaux, budgets, modes de règlements, RIB, devises et comptes de TVA.

Les accélérateurs de saisie - Le top 10

Les listes auxiliaires des comptes et des libellés d’écritures peuvent être également paramétrées de telle sorte que seuls les dix éléments les plus utilisés soient présentés.

Dans un premier temps, vous créez la liste, nommée Top 10, des dix éléments les plus utilisés.

-	Activez la commande Préférences comptables du menu DOSSIER et cliquez sur Accélérateurs de libellés ou Accélérateurs de comptes selon le paramétrage que vous voulez réaliser.

-	Dans le cas des accélérateurs de compte, choisissez ensuite de créer le Top 10 pour tous les comptes confondus ou pour chaque classe de compte.

-	Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton [Automatique à partir de vos écritures] afin que la liste soit créée d’après ces dernières.
Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton [A partir du modèle par défaut]. Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire le Top 10.

Une fois la construction du Top 10 validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs. Le chiffre, présenté à droite de chaque élément, correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l’élément.

Pour que ces options soient proposées en saisie des écritures, vous devez ensuite en demander l’affichage. Pour ce faire :

-	Cliquez sur Options de saisie dans la liste des Préférences comptables.
Selon vos besoins, cochez la case Affichage des accélérateurs de comptes et/ou Affichage des accélérateurs de libellés.

En saisie des écritures, lorsque le curseur se place sur la zone Compte ou Libellé, la liste auxiliaire est automatiquement ouverte et présente le Top 10.


Accès

menu SAISIES - commande Paramétrage - Onglets Comptes/Libellés

<Alt> <S> - <P>


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

Paramétrage des options de saisie


Calculateur intégré dans les zones de saisies

Il est possible de saisir des formules de calcul simples dans les zones numériques des grilles de saisie. Vous pouvez ainsi utiliser les signes - + * et / du pavé numérique de votre clavier.

Exemple

Si vous saisissez 150*25 dans la zone Total TTC d'une facture client, le montant se calcule automatiquement et la valeur 3 750.00 s'affiche.


Palette d'information en saisie
La palette d'information

  Accès	  Voir aussi

Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre, nommée palette d'information, présente les données suivantes :

Mvt	l’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté.

Ligne	numéro de la ligne sur laquelle est placé le pointeur.

Débit	total des écritures débitrices du mouvement.

Crédit	total des écritures créditrices du mouvement.

Solde D.	solde débiteur du mouvement.

Solde C.	solde créditeur du mouvement. Une fois l’écriture enregistrée ou validée, les soldes débiteur et

créditeur sont à zéro.

Compte	le numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le pointeur.

Solde B + V D	solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.

Solde B + V C	solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.

Vous commandez l’affichage ou non de cette fenêtre en activant ou désactivant la commande Palette d'information par le menu CONTEXTUEL.


Accès

Paramétrage : menu PREFERENCES - commande Préférences comptables - Onglet Options de saisie

<Alt> <S> - <P>

Utilisation : menu SAISIES - commande Toutes les saisies


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

Les listes auxiliaires - Le top 10

La base Devises


Les saisies universelles
Le mode de Saisie Standard

  Voir aussi

Les deux modes suivants permettent de saisir tout type d'écritures.

  La saisie standard

Ce mode de saisie, appelé "saisie standard", est le mode le plus couramment utilisé.

  La saisie au kilomètre

Similaire dans sa présentation au mode Saisie standard, elle s’en distingue par le fait que vous pouvez saisir les différentes lignes d’une même pièce à des dates différentes mais toujours sur le même mois.

C’est ce que l’on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez effectivement l’utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.

  Calcul de la TVA sur les encaissement/décaissement en régime simplifié

Il s’effectue à partir des sommes réellement encaissées. En saisie Standard ou au Kilomètre, le champ Montant soumis à TVA est automatiquement proposé, suite à la saisie d’un montant débiteur d’un compte de trésorerie. Il permet d’indiquer le montant devant être réellement pris en compte pour le calcul de la déclaration de TVA.

  Des touches de raccourcis propres au mode de saisie standard

-	Vous disposez des touches de raccourci suivantes lors la saisie de vos écritures en mode standard ou au kilomètre. L'accès à ces touches est rappelé dans la barre de statut.

[F7] : reprise du libellé du compte

Lorsque vous êtes positionné sur la zone Libellé en grille de saisie, appuyez sur la touche [F7]. L'intitulé du compte est alors affecté à la ligne courante.

[F8] : reprise du libellé du mouvement

Si vous souhaitez affecter le libellé du mouvement à la ligne courante, appuyez sur la touche [F8] lorsque vous êtes situé sur la zone Libellé de la grille de saisie.

Si vous modifiez le libellé du mouvement dans la zone Libellé de l'en-tête de la fenêtre de saisie, toutes les lignes d'écritures comportant ce même libellé seront remplacées par le nouveau libellé.


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble


La saisie rapide
Le mode de saisie rapide

  Voir aussi

Si vous tenez une comptabilité, répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition trois grilles de saisie supplémentaires :

  Facture client rapide

  Facture fournisseur rapide

  Encaisser un montant

Leur particularité est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation au maximum d'automatismes de saisie, défini, entre autres, dans les valeurs par défaut, comme le compte de contrepartie dans la base des journaux.

Notez

La saisie des écritures s'effectue exclusivement dans la monnaie de tenue du dossier.

Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner. Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramétré pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas renseignées.


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble


Facture client ou fournisseur rapide
Saisir une facture client ou fournisseur rapide

  Accès	  Voir aussi

Ces fonctions encadrent la saisie rapide des factures clients et fournisseurs.

La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez, bien entendu, la modifier.

-	Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée.
Consultez, le cas échéant, la liste des comptes par le triangle de sélection situé en fin de zone.

-	Saisissez ensuite le montant de la facture. Le reste est calculé automatiquement.

Ensuite, il vous suffit soit de :

•	confirmer le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture en cours de saisie s'il a été défini, suivant le cas, pour le journal d'achats ou de vente,

•	sélectionner un autre compte à partir du plan comptable,

•	ou ventiler le montant de la facture entre plusieurs comptes de contrepartie via le bouton [Ventiler sur plusieurs comptes]

Lorsque vous avez terminée la saisie, il ne vous reste plus qu'à l'enregistrer en cliquant sur le bouton [brouillard]. L'écriture, transférée en brouillard de saisie, peut être consultée dans la liste des écritures.

Notez

Toute modification des écritures, enregistrées à partir d'un des modes de saisie Facture client rapide et Facture fournisseur rapide, s'effectuent par l'intermédiaire des grilles de saisie guidée Facture client et Facture fournisseur.


Accès

menu SAISIE - commande Saisie facture client ou fournisseur rapide

<Alt> <S> + <R> pour Facture client rapide ou <A> pour Facture fournisseur rapide


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

Les listes auxiliaires - Le top 10


Ventiler un montant sur plusieurs comptes
Ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes

Dans le cadre de la saisie des factures rapides, vous avez la possibilité de ventiler le montant sur plusieurs comptes via le bouton [Ventiler sur plusieurs comptes].

S'ouvre une fenêtre dans laquelle il vous est demandé de saisir les comptes et les montants répartis.

-	Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] afin de vous rendre jusqu'à la colonne Montant HT.

-	Saisissez le deuxième compte en cliquant sur [Insérer]. Le solde du montant HT se calcule alors automatiquement.
Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes.

-	Une fois achevée, enregistrez la ventilation par le bouton [OK].


Encaisser rapidement un montant

  Accès	  Voir aussi

Cette commande permet d'enregistrer rapidement les règlements issus de vos clients, par le montant encaissé.
Sont reprises l'intégralité des écritures clients, quel que soit le mode de saisie utilisée.

Dans un premier temps, vous recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu.

-	Saisissez-le à la zone Montant.

Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, cliquez sur l'onglet Avancé.

Vous pouvez préciser le Compte, la date d'échéance à la zone Non réglé au ou encore la devise dans laquelle la facture a été saisi à la zone Devise.

-	Cliquez enfin sur le bouton [Rechercher] pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant aux critères demandés.

Avant d'enregistrer le règlement, vous pouvez demander à visualiser l'écriture dans la fenêtre Règlement d'un montant où sont visibles tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, budget, paiement, etc.).

-	Cochez, pour cela, l'option Voir l'écriture avant de la valider.

Vous pouvez alors effectuer, à partir de cette fenêtre, les opérations pouvant être réalisées dans les autres grilles de saisie, à savoir imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation ou encore valider l'écriture.

-	Si vous voulez que le règlement s'effectue automatiquement sans obtenir le détail de l'écriture, vérifiez que la zone Voir l'écriture avant de la valider n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton [Régler].

Dans ce cas, Ciel Compta procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la fenêtre Règlement d'un montant afin d'y être rectifiée.


Accès

menu SAISIE - commande Encaisser un montant

<Alt> <S> <T>


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

Les listes auxiliaires - Le top 10


Les saisies guidées

  Voir aussi

Comme son nom l’indique, ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir.

La saisie des différentes lignes d’écritures est automatisée à l’aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan comptable et les Journaux.

Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes :

  les factures clients

pour enregistrer les factures émises à vos clients

  Les factures fournisseurs

pour enregistrer les factures de vos fournisseurs, prestataires, etc.

  Les encaissements des clients

pour enregistrer les règlements des factures clients

  Les paiements aux fournisseurs

pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs

Les écritures générées dans l'un des 4 modes de saisie proposés (Facture Clients, Fournisseurs, Encaissement, Paiement) ne pourront être reprises que dans la grille sur laquelle elles ont été saisies.

Exemple

Il est impossible de modifier des écritures saisies dans la grille des factures clients, dans celle des factures fournisseurs.


Saisie en euros
La saisie en euros dans un dossier géré en francs

  Voir aussi

Si vous êtes amené à enregistrer des écritures en euros, pendant la période transitoire, dans un dossier géré en francs, vous devez passer les écritures en utilisant une des commandes proposées dans le menu SAISIES EN EUROS, à savoir :

•	Facture Client

•	Facture Fournisseur

•	Encaissement

•	Paiement

•	Saisie Standard

•	Saisie Kilomètre

 Facture saisie en francs et son encaissement saisi en euros (ou inversement)

Lors de la saisie du règlement, dans la fenêtre de contrepartie automatique, le logiciel vous propose la liste des factures non lettrées pour le compte concerné, quelle que soit la devise (franc ou euro) dans laquelle elles ont été enregistrées.

Pour chaque facture est indiquée la correspondance en francs et en euros.

La colonne Guide permet de différencier les écritures passées en francs de celles passées en euros à l'aide de symboles représentatifs.

 Constatation des écarts de conversion

Si vous souhaitez saisir en euros l'écriture de règlement d'une facture saisie en francs ou inversement, il se peut qu'un écart de conversion soit constaté au moment de la validation et après lettrage des écritures.

Si vous souhaitez être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement, après la validation de l'écriture :

-	sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées pour le compte.

-	Cochez la zone Lettrage à la validation de l'écriture.

-	Cliquez sur [Valider] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.

-	Après avoir complété les éléments manquants (date, etc.), validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Valider].

-	Confirmez la validation puis le lettrage.

Si un écart de conversion est constaté, le logiciel vous l'indique. Vous pouvez alors passer directement l'écriture d'équilibre soit de conversion, soit standard.

Ecart de conversion

Si vous cliquez sur le bouton [de conversion], le logiciel vous propose de générer l'écriture de régularisation dans le compte 668800 paramétré par défaut lors de la fixation du taux officiel de conversion (menu DOSSIER, commande Modifier, icone Euro).

Ecart standard

Si vous choisissez de cliquer sur [Standard], le logiciel vous propose de générer l'écriture de régularisation comme vous le feriez pour un déséquilibre lors du lettrage.

L'écriture de régularisation est alors générée :

•	sur le compte de charges exceptionnelles, défini dans les paramètres du dossier, soit par défaut 670000,

•	dans le journal d'OD,

•	avec pour libellé Régularisation lettrage,

•	et suivi du code de lettrage en cours.


Voir aussi

L'euro dans Ciel Compta - Vue d'ensemble


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

La gestion des encours clients - vue d'ensemble


La saisie standard

  Accès	  Voir aussi

La fenêtre de saisie standard se décompose en trois parties bien distinctes :

  Les données d'en-tête

  La grille de saisie des lignes d'écritures

  Les options d'utilisation (boutons)

Les données d'en-tête

Vous avez la possibilité d'appeler la liste des journaux par l'intermédiaire de la touche <F4>.

Le logiciel vous propose la date du jour que vous avez validée en entrant dans l'application ; vous pouvez la modifier.

Le logiciel contrôle la date que vous validez avec les périodes de saisie comptable définies lors de la création de dossier (ou modification).

Le N° de pièce peut être saisi sur un maximum de 12 caractères alphanumériques.

Il est possible d’adopter une numérotation, soit externe, soit interne :

•	externe : il s’agira du numéro de la pièce : numéro de facture, de chèque, etc.

•	interne : il s’agira d’une numérotation que vous générez et incrémentez à chaque saisie d’une nouvelle pièce. Elle est propre au journal utilisé.

Ce n’est pas une zone obligatoire, mais elle facilite bien souvent les recherches et identifications d’écritures.

Si vous avez déclaré une gestion automatique des N° de pièce dans la base des Journaux alors celui-ci s'incrémente automatiquement.

La grille de saisie des lignes d'écritures

Vous venez de saisir les données générales de votre pièce comptable. Vous allez maintenant saisir les affectations comptables.

Si vous n'indiquez aucun compte, le curseur sera placé directement sur le libellé du compte : saisissez le libellé, le compte sera automatiquement attribué dans la colonne. Si vous ne notifiez aucun libellé, le logiciel replacera  le curseur sur la colonne Compte.

Vous pouvez indiquer les premiers caractères du libellé et le logiciel cherchera le compte correspondant.

Si vous entrez une racine de compte, le curseur sera placé automatiquement sur le premier compte concernant cette racine saisie.

Si vous saisissez [*], c'est la liste du plan comptable qui s'affiche.

Exemple

Vous entrez le compte 401.

Si vous avez stipulé, lors de la création du dossier, longueur du n° de compte : fixe sur 6 caractères (ou plus), le numéro en question sera automatiquement complété de trois zéros (401000) dans la colonne.

Si vous entrez un numéro de compte alphanumérique, par exemple 401G, le numéro en question ne sera pas complété par des zéros.

Si vous avez stipulé longueur du n° de compte : libre. Vous entrez un numéro de compte ou une racine de compte suivi d'un astérisque (par exemple, 401*) : le logiciel ouvre la liste du Plan Comptable positionné sur le premier des comptes 401.

Si vous avez, lors du paramétrage général (création du dossier ou modification), indiqué libellé = intitulé du compte, c’est l’intitulé du compte que vous venez de saisir qui remplira la colonne libellé. Il est néanmoins possible de le modifier.

Si vous avez paramétré libellé libre, vous devez spécifier alors un libellé. Ce même libellé sera automatiquement proposé sur les lignes d'écritures suivantes.

Suivant les journaux principaux utilisés (achat, vente, banque, trésorerie) indiqués en paramétrage et suivant les comptes utilisés (charges, produits, fournisseurs, clients), le logiciel propose un prépositionnement dans les colonnes Débit et Crédit.

Chaque compte fait l’objet de choix concernant les options de saisie paramétrées dans la base Plan Comptable.

Les colonnes suivantes ne sont pas visibles directement sur la grille de saisie.

Vous pouvez utiliser la barre de déplacement horizontal et cliquer n'importe où sur cette barre : sur le curseur, dans la barre elle-même ou sur la flèche située à droite.

Les types de paiement proposés sont accessibles en cliquant sur l'icone liste. Si vous avez défini un type de paiement par défaut, pour le compte tiers concerné, celui-ci est repris automatiquement lors de la saisie.

-	Entrez la date d’échéance. Cette zone concerne les comptes de Tiers (clients/fournisseurs). Si vous avez, dans la base Plan Comptable (onglet Tiers), saisie l'échéance pour le tiers concerné par cette ligne de saisie, le logiciel calculera la date d'échéance et vous la proposera.

Le N° de pointage est un second numéro de pièce. Il permet notamment au logiciel de procéder au lettrage automatique sur numéro de pointage.

-	Utilisez la zone Budget pour reclasser les écritures suivant un autre critère de regroupement que celui du Plan Comptable Général et/ou de les comparer à des prévisions budgétaires.
Si vous avez coché les options Code budgétaire obligatoire et l'option de saisie Budg/Analy dans le menu BASES - Plan comptable, vous serez obligé de renseigner la zone Budget de la grille de saisie.

-	Si vous saisissez un code budgétaire qui n'existe pas, le logiciel vous ouvre la liste des codes budgétaires où vous avez la possibilité éventuellement de créer ce code.

Après avoir procédé au lettrage avec le bouton [Lettrer], les lettres attribuées lors de cette opération sont rappelées sur la colonne Lettre. Cette colonne est renseignée automatiquement.

La zone Quantité vous permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, un compte de la Classe 6 ou de la Classe 7.

La zone Intitulé du compte est indicative.


Accès

menu SAISIE - commande Saisie Standard

<Alt> <S> - <S>


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

La palette d'information

Les fonctions auxiliaires

Les listes auxiliaires - Le top 10

La gestion des encours clients - vue d'ensemble


La saisie au kilomètre

  Accès	  Voir aussi

Cette forme de saisie est similaire à la saisie standard mais elle présente toutefois une différence qui concerne la date d'écriture. En effet, il est possible de saisir une date différente par ligne d'écriture mais le même mois de la même année.

  La grille de saisie

  Les options d'utilisation (boutons)

  Les fonctions auxiliaires


Accès

menu SAISIES - commande Saisie Kilomètre

<Alt> <S> - <K>


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble

La palette d'information

Les fonctions auxiliaires

Les listes auxiliaires - Le top 10

La gestion des encours clients - vue d'ensemble


Les factures fournisseur
Les factures fournisseurs

  Accès	  Voir aussi

Cette option vous permet d'enregistrer communément une facture fournisseur, si vous ne tenez pas une comptabilité simplifiée et surtout si la facture contient de la TVA à récupérer. En effet, l'enregistrement vous permettra de vérifier la TVA imputée par le fournisseur.

  Les options d'utilisation (boutons)

  Les fonctions auxiliaires

Description de la grille de saisie

La zone Fournisseur correspondant au numéro de compte qui doit être obligatoirement un compte dont la racine est celle indiquée en Paramétrage des racines de comptes, soit 401 pour les fournisseurs.

Le N° de facture n'est pas une zone obligatoire. Elle concerne le numéro de pièce.

-	Saisissez, sur la zone Libellé, un descriptif sommaire de l'opération que vous enregistrez. Le logiciel vous propose le numéro de facture.

-	Vérifiez la date du règlement ; par défaut, c'est la date du jour qui vous est proposée.

-	Entrez le total TTC. Il est également possible de ne pas saisir ce montant, celui-ci sera alors recalculé à partir des montants hors-taxes et de la TVA.

-	Vous devez impérativement passer par la zone Taux de TVA. Le taux qui vous est proposé est celui que vous avez saisi dans le paramétrage du dossier.

-	Notez le Compte de contrepartie. Seuls les comptes dont la racine est celle des comptes de charges ou des comptes d'immobilisations (Paramétrage - Racines de comptes) seront acceptés, soit en principe des comptes commençant respectivement par 6 ou par 2.

-	Le logiciel vous propose le montant HT, le taux de TVA ainsi que le compte de TVA.

-	Le code budgétaire s'affiche automatiquement s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné dans le Plan Comptable.


Accès

menu SAISIES - commande Facture Fournisseurs

<Alt> <S> - <F>


Voir aussi

Les saisies guidées

La palette d'information

Les fonctions auxiliaires

Programmation des touches de raccourci en saisie

Gérer l'euro


Les factures clients

  Accès	  Voir aussi

Les principes de ce mode de saisie sont identiques à la saisie d'une facture fournisseur. Il présente des zones de saisie similaires et fait appel aux mêmes commandes.

  Les options d'utilisation (boutons)

  Les fonctions auxiliaires


Accès

menu SAISIES - commande Facture Clients

<Alt> <S> - <C>


Voir aussi

Les saisies guidées

La palette d'information

Les fonctions auxiliaires

Programmation des touches de raccourci en saisie

La gestion des encours clients - vue d'ensemble

Gérer l'euro


TVA sur encaissement/décaissement
Régime de TVA sur les encaissements / décaissements

  Voir aussi

-	Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements/décaissements, vous avez introduit cette spécification en paramétrage TVA lors de la création (ou modification) du dossier : la fenêtre de saisie comportera donc les colonnes destinées à la génération des écritures de TVA.

Lorsque vous saisissez une facture fournisseur, vous enregistrez la TVA facturée par le fournisseur dans un compte de TVA "d’attente". En effet, vous ne pouvez pas récupérer la TVA, tant que vous ne l'avez pas payé à votre fournisseur.

Lorsque vous saisissez le paiement à l'aide de la saisie assistée, le logiciel vous propose alors (après avoir validé le montant du paiement) de solder le compte TVA en attente (figurant sur l'écriture de facturation) au profit du compte de TVA déductible.


Voir aussi

Les paramètres du dossier


Les paiements aux fournisseurs
Saisie d'un paiement (fournisseur)

  Accès	  Voir aussi

  Les options d'utilisation (boutons)

  Les fonctions auxiliaires

-	Entrez le code journal de trésorerie (banque, caisse) puis le code fournisseur.

-	Notez un descriptif sommaire de l’opération que vous enregistrez. Si vous avez entré en Paramétrage de saisie que le libellé correspondait à l'intitulé du compte, alors l’intitulé du numéro de compte saisi s'affichera automatiquement. Vous pouvez, bien entendu, modifier cet intitulé.

-	Saisissez ensuite la date du règlement. Elle doit être comprise dans la période de saisie.

-	Sélectionnez le mode de paiement dans la liste proposée. Vous disposez de plusieurs modes prédéfinis (PRE pour prélèvement, CBA pour carte bancaire, etc.).

La zone Date de valeur est utile dans deux cas :

•	si vous voulez saisir la date de valeur en banque (pour tenir une trésorerie en date de valeur).

•	si vous êtes en train de saisir une traite à un fournisseur, vous pouvez entrer ici la date d’échéance de cette traite.

-	Si vous gérez les chéquiers et que vous avez coché la zone Gestion des chèques en paramétrage de saisie, lorsque vous procédez à un paiement par chèque, la zone Chèque N° s'affiche automatiquement.

-	La zone Budget n'est pas obligatoire. Elle est utile si vous voulez tenir une comptabilité par dossier, affaire, etc.

Renseigner la zone pointage est utile pour effectuer le lettrage.

Si vous gérez l'escompte, trois zones supplémentaires apparaissent :

-	Indiquez le montant réellement réglé sur la zone réglé,

-	L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué. Si l'escompte est assujetti à la TVA, indiquez le compte de TVA concerné.


La gestion des escomptes
Gestion automatique des escomptes

Dans le cadre de la saisie d'un encaissement ou d'un paiement, Ciel Compta pour Windows vous donne la possibilité de générer automatiquement les écritures d'enregistrement des escomptes.

  Ce qu'il faut paramétrer

-	Sélectionnez au menu SAISIES, la commande Paramétrage.

-	Pour gérer l'escompte en saisie assistée de règlement, double-cliquez sur la case d'option Gestion de l'escompte dans les règlements.

-	Cliquez sur [Valider] pour enregistrer et quitter la fenêtre de paramétrage.
Les montants des escomptes seront imputés automatiquement sur les comptes préparamétrés en valeur par défaut au menu DOSSIER, commande Modifier, icone Valeur par défaut.
Pour les encaissements, le montant est imputé sur le compte Escompte accordé (par défaut 665000),
Pour les paiements, le montant est imputé sur le compte Escompte obtenu (par défaut 765000).

  Utilisation

Lors de la saisie de l'encaissement ou du paiement, il suffit de renseigner les zones supplémentaires concernant l'escompte :

-	Indiquez le montant réellement réglé par le tiers sur la zone Réglé.

L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué.

0	Si l'escompte est assujetti à la TVA, indiquez le compte de TVA concerné.

1	Après enregistrement de l'encaissement ou du paiement (en brouillard, simulation ou en validation), vous pouvez consulter le mouvement décomposant les lignes de l'escompte.


Accès

menu SAISIES - commande Paiement

<Alt> <S> - <P>


Voir aussi

Contrepartie automatique en saisie paiement/encaissement

0	Gestion automatique des escomptes

1	Régime de TVA sur encaissement/décaissement


Les encaissements clients
Saisie d'un encaissement (client)

  Accès	  Voir aussi

0	Les principes de ce mode de saisie sont identiques à la saisie d'un paiement fournisseur. Il présente des zones de saisie similaires et fait appel aux mêmes commandes.

  Les options d'utilisation (boutons)

0	  Les fonctions auxiliaires


Accès

menu SAISIES - commande Encaissement

<Alt> <S> - <E>


Voir aussi

Contrepartie automatique en saisie paiement/encaissement

0	Gestion automatique des escomptes

1	Régime de TVA sur encaissement/décaissement


Contrepartie automatique en saisie encaissement/paiement
Contrepartie automatique en saisie paiement/encaissement

  Voir aussi

0	Cette commande a pour but d’associer une facture créée à son encaissement.

1	En toute logique, il est nécessaire d’avoir procédé au préalable, à la création des factures propres aux comptes client/fournisseur.

-	Dès que vous avez entré le compte, le logiciel ouvre automatiquement la liste des factures correspondant au compte concerné.

Il ne vous reste plus qu'à choisir le mouvement qui sera attribué au paiement en cours de création avec le bouton [Régler].

0	Cette commande va se charger de "basculer" le mouvement choisi en saisie de paiement ou d'encaissement, en prenant soin de remplir toutes les zones sauf les renseignements propres à la saisie qu'il faudra donc compléter manuellement, à savoir :

•	la date

0	•	la date de valeur

1	•	le compte de banque

2	•	le numéro de pièce

3	•	le libellé

Le bouton [Annuler] permet de revenir en saisie si aucune des écritures de la liste ne convient.


Voir aussi

Les saisies guidées


Obtenir l’extrait de grand livre du compte sélectionné

Cette commande propose de consulter à l’écran l'édition du grand-livre du compte sélectionné dans la grille de saisie.

-	Cliquez sur la ligne correspondant au compte concerné.

0	-	Activez la commande Grand-livre du menu CONTEXTUEL.

1	-	Cliquez dans la case de fermeture de la fenêtre Aperçu pour revenir à la fenêtre de saisie.


Imprimer la grille de saisie

Vous pouvez imprimer la grille de saisie telle qu’elle se présente sur votre écran, soit :

•	En mode brouillon :
Edition rapide puisque les caractères graphiques ne sont pas utilisés dans ce type d’édition. Pour ce faire, activez la commande Brouillon du menu CONTEXTUEL.

0	•	En mode normal :
Edition utilisant les caractères graphiques mais plus longue à imprimer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Imprimer], présenté au bas de la fenêtre de saisie.


Les fonctions auxiliaires en saisie
  Les fonctions auxiliaires en saisie d'écritures

  Voir aussi

0	Ces fonctions contextuelles accompagnent tous les modes de saisie (standard, au kilomètre, facture client, facture fournisseur, paiement et encaissement) et sont accessibles de plusieurs façons :

•	par le menu FONCTIONS apparaissant après l'ouverture d'une fenêtre de saisie

0	•	en appuyant, dans la grille de saisie, la touche <F12>

1	•	en cliquant sur le bouton droit de la souris à l'intérieur de la fenêtre de saisie

2	•	en cliquant sur l'icone située dans la barre de titre des fenêtres de saisie

Les fonctions auxiliaires vous permettent :

  De mémoriser les écritures répétitives en modèles

0	  De consulter la liste des écritures

1	  D'éditer la grille de saisie courante

2	  D'éditer le Grand-livre du compte utilisé en saisie


Voir aussi

Les saisies - vue d'ensemble


La gestion des modèles
Gérer les modèles d'écritures

Dans la vie courante de votre comptabilité, un grand nombre d’écritures reviennent de façon répétitive. Il peut s’agir par exemple de factures fournisseurs qui reviennent de façon périodique, à montants fixes (loyers, crédit-bail, abonnement,...). Les comptes à mouvementer sont toujours les mêmes, seuls les dates et numéros de pièce, éventuellement les montants peuvent changer. Ciel Compta offre cet avantage extrêmement appréciable de pouvoir mémoriser ces écritures répétitives en "modèles".

0	Il y a trois avantages principaux :

•	gain appréciable de temps de saisie

0	•	minimisation des risques d’erreurs d’imputation de comptes, de journal...

1	•	possibilité pour un comptable professionnel de préparer des modèles pour un non-comptable qui pourra ensuite facilement saisir les pièces en appelant ces modèles.

Vous accédez à la gestion des modèles de deux manières :

  La centralisation des modèles

La commande Modèles du menu SAISIES, où l'ensemble des modèles est regroupé, permet de créer, modifier, supprimer un modèle.

  Mémoriser un modèle à partir d'une grille de saisie

Parallèlement, vous pouvez aussi créer un modèle d'écritures pendant que vous saisissez vos écritures. Vous retrouvez chaque modèle ainsi créé dans la commande Modèles du menu SAISIES.

  Anticiper l'échéance des écritures à abonnement


Centralisation des modèles

  Accès	  Voir aussi

0	Cette commande du menu SAISIES permet de mémoriser n'importe quel modèle d'écriture à partir de tous les modes de saisie proposés. Vous retrouvez également, dans cette fenêtre, chaque modèle d'écritures que vous avez créé à partir des grilles de saisie.

1	La colonne de gauche représente, sous forme d'icones, les modes de saisie à partir desquels un modèle peut être créé.

2	La grille liste tous les modèles existants. En sélectionnant un modèle dans la liste, vous pouvez le supprimer, le modifier, lui associer un abonnement, générer plusieurs factures.

  Mémoriser les écritures en modèle

Exemple

Tous les mois vous recevez, et donc, imputez, la facture de votre loyer envoyée par Mr MARTIN, le propriétaire, dont le montant s’élève à 5 000 Francs.

-	Cliquez sur l'icone représentant le mode de saisie dans lequel vous souhaitez générer le modèle. Dans notre exemple, cliquez sur l'icone Facture fournisseur.

  Cliquez sur le bouton [Nouveau].

-	Saisissez la facture comme vous le feriez pour toute autre pièce ; cliquez sur [Ok].

-	Une ligne supplémentaire dans la colonne Intitulé s'affiche.

-	Saisissez le nom du modèle, par exemple, facture loyer MARTIN. L'enregistrement est alors mémorisé en saisie.

  Etablir une gestion d'abonnement pour un modèle

Simultanément, vous pouvez établir une gestion d'abonnement pour ces modèles. C'est-à-dire que le modèle en question sera proposé ou généré automatiquement à une date que vous aurez définie au préalable.

-	Sélectionnez le modèle concerné dans la liste.

  Cliquez sur le bouton [Abonnement].

Le nom du modèle est rappelé dans la zone Générer à partir du modèle.

Fréquence

Vous avez la possibilité de demander à ce que l'écriture soit générée tous les mois (zone Mensuel) ou tous les trimestres (zone trimestriel).

Génération

-	Si vous cochez la zone Maintenant, les écritures dont la date est comprise dans l'intervalle que vous avez indiqué seront automatiquement générées.

Si la zone Proposer à échéance est cochée, les écritures d'abonnement seront proposées dès que vous ouvrez l'application, lorsque la date indiquée correspond à la date du jour de votre ordinateur.

Vous pouvez obtenir les abonnements antérieurs (ou ultérieurs) en indiquant d'autres périodes que celles qui sont inscrites d'office par le logiciel. Pour cela, spécifiez la date pour laquelle tous les abonnements arrivés à échéance et arrêtés à cette date vont être appelés.

Pour sélectionner une ou plusieurs écritures, il suffit de double-cliquer sur la (ou les) ligne(s) concernée(s) dans la grille ou d'utiliser la barre d'espace.

-	Pour enregistrer l'écriture dans la comptabilité, cliquez sur le bouton [Sélection] et choisissez le type d'enregistrement : en brouillard ou en simulation.

Pour transférer toutes les écritures de la grille, cliquez sur [Totalité].

Vous pouvez également supprimer une écriture (bouton Supprimer).

Type

-	Choisissez d'enregistrer les écritures en brouillard ou en simulation.


Accès

menu SAISIES - commande Modèles

<Alt> <S> - <M>


Voir aussi

Anticiper l'échéance des écritures à abonnement

Générer un modèle à partir d'une grille de saisie


Anticiper l'échéance des abonnements
Anticiper l'échéance des écritures à abonnement

  Accès	  Voir aussi

Lorsque vous générez un modèle, Il est possible de paramétrer celui-ci pour qu'il soit proposé à une certaine période (tous les mois ou tous les trimestres).

Vous avez la possibilité, par cette commande, de forcer un abonnement. C'est-à-dire que vous pouvez, avant que le logiciel ne propose de générer l'écriture à la date d'échéance convenue, anticiper le processus.

Pour cela, entrez la période pour laquelle vous voulez que soient générées les écritures et cliquez sur [Réactual.].


Accès

menu TRAITEMENTS - commande Gestion des abonnements

<Alt> <T> - <G>


Voir aussi

Principe de fonctionnement des modèles d'écritures


Modèle à partir d'une grille de saisie
Générer un modèle à partir d'une grille de saisie

  Accès	  Voir aussi

  Générer un modèle

Cette commande n'est accessible que si le mouvement est équilibré et ne comporte pas de montants nuls.

Pour créer un modèle d'écritures à partir de la grille de saisie, procédez comme suit :

-	Commencez par saisir l'écriture dans le mode de saisie concerné (par exemple, facture de loyer saisi dans le mode facture fournisseur).

-	Mais avant d'enregistrer l'écriture au brouillard ou de la valider, sélectionnez l'option Génère modèle du menu contextuel FONCTIONS.

-	Entrez, dans la fenêtre qui s'affiche, le nom du modèle à créer ;

-	A ce stade, vous pouvez appuyer sur le bouton [Valider] pour enregistrer le modèle ou générer un abonnement en cochant la zone Abonnement.

Notez

Les abonnements peuvent être générés également par la commande Génère abonnement du menu contextuel.

  Appeler un modèle

-	Lorsque votre grille de saisie est vide, cliquez sur Appel modèle. Une fenêtre apparaît avec la liste des modèles déjà créés.

-	Sélectionnez le modèle et cliquez sur [Ok].

L'écriture se trouve alors transférée en saisie. Il ne vous reste plus qu'à modifier certaines données comme la date puis à valider ou à verser la pièce dans le brouillard.

..Générer un abonnement

-	Cliquez sur [Génère abonnement]. Une fenêtre apparaît dans laquelle vous saisissez le nom du modèle à générer. Par défaut, la case Abonnement est cochée.

-	Cliquez ensuite sur [Valider]. La fenêtre qui suit vous permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.

Fréquence

Vous avez la possibilité de demander à ce que l'écriture soit générée tous les mois (zone Mensuel) ou tous les trimestres (zone Trimestriel).

Génération

Si vous cochez la zone Maintenant, les écritures allant de la date de début à la dernière date que vous avez indiquées seront automatiquement générées.

Si la zone Proposer à échéance est cochée, les écritures d'abonnement seront proposées dès que vous ouvrez l'application, lorsque la date indiquée correspond à la date du jour de votre ordinateur.

Vous pouvez obtenir les abonnements antérieurs (ou ultérieurs) en indiquant d'autres périodes que celles qui sont inscrites d'office par le logiciel. Pour cela, spécifiez la date pour laquelle tous les abonnements arrivés à échéance et arrêtés à cette date vont être appelés.

Pour sélectionner une ou plusieurs écritures, il suffit de double-cliquer sur la (ou les) ligne(s) concernée(s) dans la grille ou d'utiliser la barre d'espace.

-	Pour enregistrer l'écriture dans la comptabilité, cliquez sur le bouton [Sélection] et choisissez le type d'enregistrement : en brouillard ou en simulation.

Pour transférer toutes les écritures de la grille, cliquez sur [Totalité].

Vous pouvez également supprimer une écriture (bouton Supprimer).

Type

-	Choisissez d'enregistrer les écritures en brouillard ou en simulation.


Accès

menu SAISIES - commande tous les modes de saisies - menu FONCTIONS

<Alt> <S>


Voir aussi

Centralisation des modèles


La liste des écritures
La liste des écritures   Accès   Voir aussi
  Manipulation de la liste des écritures

Cette liste présente tous les mouvements établis saisis.

Il est possible d'accéder au détail d'un mouvement en cliquant sur l'onglet Lignes ou encore en double-cliquant sur celui-ci dans la fenêtre des mouvements. Le mouvement ainsi sélectionné va se colorer de gris pour permettre son repérage dans la liste des écritures.

Dans la liste des écritures, la lettre présentée dans la colonne Val., indique l'état dans lequel se trouve une écriture :

B	l'écriture est enregistrée en brouillard, c'est-à-dire conservée de manière provisoire en vue d'être modifiée. Elle est affichée en gris dans la liste des écritures.

V	l'écriture est validée, c'est-à-dire définitivement enregistrée en comptabilité. Elle apparaît en rouge dans la liste.

S	l'écriture est enregistrée dans un brouillard de simulation, c'est-à-dire conservée momentanément, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable ou pour élaborer des situations intermédiaires. L'écriture est affichée en bleue dans la liste.

L	l'écriture est bloquée temporairement en grille de saisie. Elle est présentée en vert.

  Recherches sur les écritures


Plus d’infos...

Les écritures bloquées


Recherche multicritère sur les écritures
Recherches multicritères sur les écritures

Deux types de recherches sont possibles :

  Recherches guidées sur les écritures

Vous pouvez effectuer des recherches simples sur la liste des écritures à partir de critères présélectionnés que vous propose le logiciel.

  Recherches personnalisées sur les écritures

Cette commande consiste à saisir des critères de recherches et permet ainsi de n'afficher que la liste des enregistrements y répondant. Ces recherches s'effectuent à partir de critères que vous déterminez.

  Sauvegarder les critères de recherche

  Recherches guidées sur les écritures

Cette fenêtre de sélection de critères préétablis vous permet d'obtenir un grand nombre de combinaisons de recherches

-	Placez le curseur sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets mouvements ou écritures).

-	Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche rapide.

Si vous laissez "vide" l'une des zones de la fenêtre Recherche rapide, c'est l'intégralité du fichier qui est pris en compte pour le critère concerné.

Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date

Vous pouvez obtenir les écritures correspondant à un journal en cliquant sur la zone Pour le journal et en indiquant le type de journal concerné.

Si vous souhaitez obtenir les écritures de compte à compte, cochez les zones concernées puis renseignez l'intervalle de comptes.

-	Procédez de même pour les dates sur les zones De la date et à la date.

Recherche réalisée sur les montants

Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les montants pour votre recherche, cochez la zone Pas de test sur les montants. La recherche ne prend alors en considération que les éléments indiqués précédemment.

La recherche peut être effectuée sur le montant, le crédit ou le débit : cochez l'un des choix proposés.

Déterminez le critère souhaité (inférieur, égal ou supérieur) puis indiquez la somme.

Une fois les critères établis, cliquez sur [Ok] pour lancer la recherche.

Le résultat de la recherche est instantanée.

  Recherche personnalisée sur les écritures

-	Placez le curseur sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets mouvements ou écritures).

-	Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.

Exemple

Recherche des écritures validées pour le compte 411DURAND

-	Indiquez le nom de votre recherche sur la zone Nom de la requête.

-	Dans la grille, double-cliquez sur la case de la colonne Compte (case sur laquelle vous voulez poser un critère).

-	Dans la fenêtre de paramétrage des conditions, placez le curseur sur la ligne Critère 1 et sur la colonne Condition.

-	Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des conditions proposées : choisissez Egal à.

-	Notez sur la colonne Valeur 1, 411DURAND pour limiter votre recherche à ce compte.

-	Cliquez sur [Ok] pour enregistrer le paramétrage du compte.

-	Placez le curseur, à présent, sur la colonne Val et procédez de la même façon que pour la colonne Compte en indiquant V pour validé sur la colonne Valeur 1.

Notez...

La colonne Valeur 2 n'est utilisée qu'avec la condition Compris entre.

Les conditions Contient et ne Contient pas ne peuvent être utilisées que sur des champs alphanumériques, c'est-à-dire toutes les zones sauf Montant, date, taux devise, débit, crédit.

  Sauvegarder les critères de recherche

Une fois les conditions remplies, vous pouvez enregistrer votre paramétrage de recherche en cliquant sur le bouton [Enregistrer].

Vous retrouvez la liste des recherches en sélectionnant l'onglet Recherches enregistrées.

-	Pour activer une recherche, double-cliquez sur celle concernée dans la liste hiérarchique.

Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou encore renommer une requête à l'aide des boutons situés à droite de la fenêtre Recherches enregistrées.


Accès

menu SAISIES - commande Ecritures

<Alt> <S> - <L>


Voir aussi

Contrepartie automatique en saisie paiement/encaissement